Kennenlernabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kennenlernabend braucht mehr Vorbereitung als nur Einladungen und Getränke. Du musst Räume und Besichtigungsroute festlegen, Anmeldungen mit Ernährungswünschen bearbeiten und Präsentationen sowie Technik rechtzeitig prüfen. Plane außerdem Namensschilder, Infopakete, Catering und den Aufbau von Tischen und Stühlen ein. Die Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum letzten Rundgang vor Beginn durch die nötigen Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Räume und Säle reservieren
Abend-Layout erstellen
2 Personen
Programm an die Mitarbeiter senden
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Präsentationen sammeln
Präsentationen prüfen
2 Personen
Besichtigungsroute festlegen
2 Personen
Aktivitäten pro Raum festlegen
3 Personen
Catering bestellen
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Infopakete zusammenstellen
3 Personen
Namensschilder sortieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Infomaterial auslegen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Raumaktivitäten vorbereiten
6 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Briefing für Rundgangsleiter geben
4 Personen
Briefing für das Aktivitätsteam geben
6 Personen

Event

Gäste empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Eröffnung präsentieren
2 Personen
Führungen begleiten
6 Personen
Informationspunkte besetzen
8 Personen
Schnupperstunden betreuen
6 Personen
Fragen der Eltern beantworten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Fotomoment begleiten
2 Personen
Abschluss ankündigen
Gäste verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Empfangstresen leerräumen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
Schlüssel zurückbringen
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Offene Fragen beantworten
2 Personen
Fotos mit den Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 100
ServierbesteckAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 12
MilchkannenAnz. 6
ZuckerschälchenAnz. 6
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 4
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
PräsentationsfernbedienungenAnz. 3
LadekabelAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
SpeisekartenAnz. 12
Fotowand
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 3

Catering

Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KühlwannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 8

Präsentation

WhiteboardsAnz. 4
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-PapierAnz. 8
MarkerAnz. 24
StifteAnz. 50
InformationsmappenAnz. 120
NamensschilderAnz. 140
BadgehalterAnz. 120
A4-DruckpapierAnz. 2
WegweiserAnz. 20
PfeilaufkleberAnz. 40
KlemmbretterAnz. 12
UmschlägeAnz. 150

Aktivitäten

PuzzlesAnz. 6
SpielmaterialienAnz. 6
BastelsetsAnz. 8
SchürzenAnz. 12
MessbänderAnz. 4
BälleAnz. 12

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
WarnbandAnz. 2
PlattformwagenAnz. 2

Garderobe

KleiderbügelAnz. 150
Nummern für die GarderobeAnz. 150
GarderobentaschenAnz. 4

Tipps

Lege Programm und Raumaufteilung spätestens 2 bis 3 Wochen vorher fest. So bleibt Zeit, die Besichtigungsroute, Aktivitäten pro Raum und die benötigte Technik aufeinander abzustimmen.
Schließe das Anmeldeformular 3 bis 5 Tage vor dem Abend. Dann kannst du Namensschilder sortieren, Ernährungswünsche an das Catering weitergeben und Infopakete passend zur Teilnehmerzahl vorbereiten.
Sammle Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere sie mindestens 3 Tage vorher an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor.
Plane für die Begrüßung einen gut sichtbaren Tisch mit Namensschildern, Infopaketen und Schreibmaterial ein. Zwei getrennte Ausgabestellen verkürzen die Warteschlange bei mehr als 30 Gästen.
Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und prüfe Schlüssel, Zugang und Verlängerungskabel am selben Tag. Ein kurzer Technik- und Raumcheck 60 Minuten vorher verhindert die häufigsten Verzögerungen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kennenlernabend planen?: Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumreservierung. Einladungen sollten danach zeitnah verschickt werden, damit du vor dem Catering-Bestelltermin genügend Anmeldungen erhältst.
Wann sollte man die Einladungen für einen Kennenlernabend verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Lass das Anmeldeformular bis 3 bis 5 Tage vorher geöffnet, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche zuverlässig erfassen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Kennenlernabend?: Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Stehtische, Namensschilder, Catering und Technik ein. Bei mehreren Räumen oder einer Besichtigungsroute kommen meist weitere 30 Minuten für Orientierung und Beschilderung hinzu.
Wann sollte die Technik für einen Kennenlernabend getestet werden?: Prüfe Präsentationen, Laptops, Projektoren, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 1 Tag vorher. Führe zusätzlich 60 Minuten vor Beginn einen kurzen Test im tatsächlichen Raum durch.

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