Boodschappenlijst voor een open dag

Een open dag vraagt om meer dan koffie en een paar stoelen. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, rondleidingen, presentaties, catering en duidelijke bewegwijzering. Stem aantallen af op het aantal aangemelde bezoekers en plan extra voorraad voor onverwachte inloop. Controleer techniek, koelkasten en materialen uiterlijk de dag ervoor, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Ontvangstbalie
Kleedkamerekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 24
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Koeltasjesaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beamersaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 8
USB-sticksaantal 8
Oplaadstationsaantal 4
Wachtwoordvrije routersaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Vlaggenlijnenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Pijlbordenaantal 20
Posthoudersaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 6
Noodlampenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Thee - 12 dozen
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Suiker - 4 pakken
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Bier - 6 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Bitterballen - 400 stuks
- Mini frikandellen - 300 stuks
- Vegetarische snacks - 200 stuks
- Veganistische snacks - 100 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Borrelnoten - 6 zakken
- Zoute popcorn - 6 zakken
- Mini muffins - 200 stuks
- Roomboterkoekjes - 8 pakken
- Appels - 10 kilogram
- Bananen - 8 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Wortels - 6 kilogram
- Cherrytomaten - 5 kilogram
- Hummus - 12 bakjes
- Kruidenroomkaas - 10 bakjes
- Stokbroden - 20 stuks
- Crackers - 12 pakken
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Hummus naturel - 8 bakjes
- Kipfiletbeleg - 3 kilogram
- Pesto - 8 potjes
- Mayonaise - 4 flessen
- Ketchup - 4 flessen
- Mosterd - 3 potjes
- Knoflooksaus - 3 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 2 pakken
- Peper - 2 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Servetten - 12 pakken
- Papieren bekers - 500 stuks
- Papieren bordjes - 300 stuks
- Houten roerstaafjes - 500 stuks
- Koffiefilters - 300 stuks
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Koelelementen - 30 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 4 flessen
- Schoonmaaksponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 24 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectans - 8 flacons
- Afvalzakken - 100 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Pleisters - 4 dozen
- Batterijen AA - 24 stuks

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Afvalbakken buitenaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 8
Rubberen handschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 4

Papierwerk

Programmafoldersaantal 300
Plattegrondenaantal 250
Aanmeldformulierenaantal 300
Naambadgesaantal 250
A4-papieraantal 2000
Pennenaantal 60
Stiftenaantal 48
Klembordenaantal 20
Plakbandaantal 12
Schrijfblokkenaantal 30

Activiteiten

Experimentmaterialenaantal 8
Knutselsetsaantal 12
Kleurpotlodenaantal 24
Kleurboekenaantal 24
Bouwsetsaantal 8
Spelmaterialenaantal 10
Sportballenaantal 12
Pionnenaantal 24
Stopwatchesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 12
Antislipmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
Touwafzettingenaantal 8

Garderobe

Kleerhangersaantal 200
Garderoberekkenaantal 4
Nummertjes garderobeaantal 250

Presentatie

Presentatiebordenaantal 16
Flip-oversaantal 6
Flip-overpapieraantal 12
Magneetsetsaantal 12
Folderrekkenaantal 12

Tips

Reken voor koffie en thee op minimaal 1 kop per bezoeker, plus ongeveer 10% extra. Zet naast koffiezetapparaten ook waterkokers, thermoskannen, koffielepels en voldoende kopjes klaar.
Plan per presentatie minstens 1 laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabel. Leg per actieve ruimte ook een verlengsnoer en stekkerdoos klaar en test alles uiterlijk 1 dag vooraf.
Maak voor de ontvangst een aparte set met ontvangstbalie, naambadges, programma’s en bewegwijzering. Leg minstens 10% meer programma’s en badges klaar dan het aantal vooraf aangemelde bezoekers.
Gebruik statafels bij de ontvangst en catering en gewone tafels met stoelen voor presentaties en activiteiten. Reserveer per lokaal minimaal 1 tafel en controleer vooraf of de indeling past bij de rondleidingen.
Houd rekening met dieetwensen voordat je catering bestelt. Verzamel de reacties uiterlijk 3 dagen vooraf en label aparte serveerschalen, tangen en borden, zodat bezoekers snel kunnen zien wat geschikt is.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een open dag?: Voor een open dag heb je in elk geval ontvangstmeubilair, tafels en stoelen, koffie- en cateringmateriaal, programma’s, naambadges, bewegwijzering en presentatietechniek nodig. Controleer de complete lijst uiterlijk 1 dag vooraf.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een open dag?: Reken op 1 kop koffie of thee per bezoeker als basis en tel daar ongeveer 10% reserve bij op. Bij een programma van meerdere uren is 2 koppen per bezoeker een veiliger uitgangspunt.
Hoeveel stoelen heb ik nodig tijdens een open dag?: Zet voor elke geplande presentatie of activiteit het verwachte aantal deelnemers klaar, met minimaal 10% extra stoelen. Houd bij rondleidingen rekening met bezoekers die tussentijds instromen.
Wanneer moet ik de techniek voor een open dag regelen?: Reserveer beamers, schermen, laptops, microfoons en luidsprekers uiterlijk 1 week vooraf. Test alle presentaties en kabels uiterlijk de dag ervoor in de ruimtes waar ze worden gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.