Zo organiseer je een jubileumveiling

Een jubileumveiling organiseren begint niet met de catering, maar met het vastleggen van het doel, de datum en de locatie. Daarna werk je de kavels uit, zodat bieders vooraf weten wat ze kunnen kopen en de veilingmeester op de avond zelf vlot kan doorwerken. Regel vervolgens de aanmeldingen, reserveringen en betaalprocedure. In de laatste week draait alles om labels, biedkaarten, apparatuur, gekoelde dranken en een draaiboek dat ook iemand anders kan volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Veilingopbrengst bepalen
2 personen
3
Veilingreglement opstellen
2 personen
4
Kavels inventariseren
3 personen
5
Kavels fotograferen
2 personen
6
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
7
Startprijzen vaststellen
3 personen
8
Kavelnummers toewijzen
2 personen
9
Veilingmeester vastleggen
10
Aanmeldformulier maken
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Reserveringen maken
15
Catering bestellen
2 personen
16
Veilingkavels labelen
3 personen
17
Biedkaarten nummeren
2 personen
18
Betaalprocedure voorbereiden
2 personen
19
Draaiboek afdrukken
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Kavels veilig opslaan
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimte ventileren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Kavels uitstallen
4 personen
31
Kavellijst klaarleggen
2 personen
32
Veilingtechniek testen
2 personen
33
Verlichting instellen
2 personen
34
Buffet en bar klaarzetten
3 personen
35
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
36
Registratieteam instrueren
2 personen
37
Veilingteam instrueren
4 personen

Event

38
Bezoekers ontvangen
3 personen
39
Biedkaarten uitgeven
2 personen
40
Kavels laten bekijken
3 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Welkomstwoord verzorgen
43
Veilingronde één begeleiden
4 personen
44
Verkochte kavels registreren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Pauze aankondigen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Veilingronde twee begeleiden
4 personen
50
Tussenstanden verwerken
2 personen
51
Warme gerechten serveren
4 personen
52
Servies afruimen
2 personen
53
Veilingronde drie begeleiden
4 personen
54
Laatste biedingen registreren
2 personen
55
Winnaars informeren
2 personen
56
Betalingen afhandelen
3 personen
57
Kavels aan winnaars meegeven
3 personen
58
Afscheidswoord verzorgen
59
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Restanten veilig verpakken
3 personen
61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Veilingadministratie controleren
2 personen
63
Onbetaalde kavels opvolgen
64
Dankberichten versturen
2 personen
65
Opbrengst overmaken
66
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Ruimte schoonmaken
4 personen
71
Apparatuur inpakken
2 personen
72
Overgebleven eten verdelen
2 personen
73
Bruikleenmaterialen retourneren
2 personen
74
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 60
Dinermessenaantal 80
Dinervorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminal
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Presentatiescherm
Beamer
Beamerdoek

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannensetsaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Aluminiumfoliehouder

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Stoelhoezenaantal 70
Jubileumbanneraantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 10
Fotowand

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Veilingmateriaal

Biedkaartenaantal 80
Kavelbordjesaantal 80
Kavelstandaardsaantal 40
Presentatietafelsaantal 4
Veilinghamer
Kassa
Geldkist
Klembordenaantal 8
Bureauorganizersaantal 4
Kavelverpakkingsdozenaantal 40
Transportkrattenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakkar
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal eerst hoeveel de veiling moet opleveren en leg dat vast voordat je startprijzen kiest. Zo voorkom je dat kavels te laag worden ingezet of dat je pas tijdens de avond ontdekt dat het doelbedrag onhaalbaar is.
Geef elk kavel een nummer en maak de beschrijving uiterlijk een week voor de veiling definitief. Foto’s, voorwaarden en eventuele beperkingen moeten al bij de uitnodiging beschikbaar zijn; ontbrekende informatie remt het bieden.
Plan de aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen niet los van elkaar. Sluit de inventarisatie bijvoorbeeld 7 dagen vooraf en geef het definitieve aantal door aan de catering, zodat je niet op het laatste moment servies of maaltijden moet bijbestellen.
Test de betaalterminal, laptop, printer, microfoons en het presentatiescherm minimaal 2 dagen vooraf op de locatie. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; juist die worden bij een veiling met meerdere apparaten vaak te laat ontdekt.
Leg kavels veilig en op nummer opgeborgen klaar en label ze vóór de locatie opengaat. Zet biedkaarten, betaalinstructies en het draaiboek op één vaste plek, zodat de veilingmeester en helpers niet tijdens de verkoop hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumveiling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en veilingmeester eerst, werk daarna de kavels uit en verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de veiling.
Wanneer moet je de kavels voor een jubileumveiling klaar hebben?: Zorg dat de inventaris, foto’s, beschrijvingen en startprijzen 7 dagen vooraf definitief zijn. Nummeren en labelen doe je uiterlijk de dag vóór de veiling, zodat je op locatie alleen nog hoeft te controleren.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een jubileumveiling?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met de duur van de veiling en het aantal aangemelde gasten.
Hoe regel je betalingen na een veiling?: Leg vóór de start vast wanneer en waar winnaars afrekenen en welke betaalmiddelen je accepteert. Reserveer na het laatste kavel minimaal 30 minuten voor betalingen, overdracht en het controleren van onbetaalde kavels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.