So organisierst du eine Jubiläumsauktion Schritt für Schritt
Bei einer Jubiläumsauktion laufen Feier und Versteigerung parallel. Beginne deshalb nicht mit dem Catering, sondern mit Ort, Erlösziel, Auktionsregeln und der vollständigen Inventur der Lose. Danach folgen Fotos, Beschreibungen, Startpreise, Einladungen und Anmeldungen. In den letzten Tagen zählen klare Zahlungsabläufe, beschriftete Lose, nummerierte Gebotskarten und ein ausgedrucktes Drehbuch. So weiß am Veranstaltungstag jeder, was wann passiert.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Auktionserlös ermitteln
2 Personen
- 3
Auktionsregeln aufstellen
2 Personen
- 4
Parzellen inventarisieren
3 Personen
- 5
Lose fotografieren
2 Personen
- 6
Losbeschreibungen schreiben
2 Personen
- 7
Startpreise festlegen
3 Personen
- 8
Parzellennummern zuweisen
2 Personen
- 9
Auktionator festlegen
- 10
Anmeldeformular erstellen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Reservierungen vornehmen
- 15
Catering bestellen
2 Personen
- 16
Auktionslose beschriften
3 Personen
- 17
Gebotskarten nummerieren
2 Personen
- 18
Zahlungsablauf vorbereiten
2 Personen
- 19
Drehbuch ausdrucken
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Lose sicher verwahren
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Raum lüften
2 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
3 Personen
- 29
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 30
Lose ausstellen
4 Personen
- 31
Losliste bereitlegen
2 Personen
- 32
Auktionstechnik testen
2 Personen
- 33
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 34
Buffet und Bar vorbereiten
3 Personen
- 35
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 36
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
- 37
Auktionsteam instruieren
4 Personen
Event
- 38
Besucher empfangen
3 Personen
- 39
Gebotskarten ausgeben
2 Personen
- 40
Lose besichtigen lassen
3 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 42
Begrüßungswort übernehmen
- 43
Auktionsrunde eins moderieren
4 Personen
- 44
Verkaufte Lose erfassen
2 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Pause ankündigen
- 48
Buffet auffüllen
3 Personen
- 49
Auktionsrunde zwei betreuen
4 Personen
- 50
Zwischenstände erfassen
2 Personen
- 51
Warme Speisen servieren
4 Personen
- 52
Geschirr abräumen
2 Personen
- 53
Auktionsrunde drei begleiten
4 Personen
- 54
Letzte Gebote erfassen
2 Personen
- 55
Gewinner informieren
2 Personen
- 56
Zahlungen abwickeln
3 Personen
- 57
Lose an die Gewinner geben
3 Personen
- 58
Abschiedsrede halten
- 59
Die letzten Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Reste sicher verpacken
3 Personen
- 61
Kasse abschließen
2 Personen
- 62
Auktionsunterlagen prüfen
2 Personen
- 63
Unbezahlte Parzellen nachverfolgen
- 64
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
- 65
Einnahmen überweisen
- 66
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 67
Dekoration entfernen
3 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Abfall sammeln
3 Personen
- 70
Raum reinigen
4 Personen
- 71
Geräte einpacken
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 73
Leihmaterialien zurückgeben
2 Personen
- 74
Fundgegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 80
- KaffeelöffelAnz. 60
- DinnermesserAnz. 80
- EsstischgabelnAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- Kartenterminal
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- Präsentationsbildschirm
- Beamer
- Projektorleinwand
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- Karaffen-SetsAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 4
- Alufolienhalter
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- StuhlhussenAnz. 70
- JubiläumsbannerAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischnummernAnz. 10
- Fotowand
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LED-LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Auktionsmaterial
- GebotskartenAnz. 80
- Parzellen-SchilderAnz. 80
- ParzellenständerAnz. 40
- PräsentationstischeAnz. 4
- Auktionshammer
- Kasse
- Geldkassette
- KlemmbretterAnz. 8
- SchreibtischorganizerAnz. 4
- LosverpackungskartonsAnz. 40
- TransportkistenAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- WischsetAnz. 2
- Reinigungswagen
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Lose früh fest: Inventur, Fotos und Beschreibungen brauchen meist mehrere Arbeitstermine. Vergib die Parzellennummern erst, wenn die Liste vollständig ist, damit keine Nummer doppelt erscheint.
- Verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Ort, Regeln und Anmeldeformular feststehen. Plane mindestens 3 bis 4 Wochen für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Reservierungen ein.
- Teste die Technik vor dem Einlass: Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop, Präsentationsbildschirm oder Beamer sollten gemeinsam geprüft werden. Lege außerdem Verlängerungskabel und einen Ausdruck des Drehbuchs bereit.
- Trenne Auktions- und Zahlungsablauf klar voneinander. Nummerierte Gebotskarten, ein Kartenterminal und eine Liste für bezahlte Lose verhindern, dass bei der Ausgabe am Ende etwas offenbleibt.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Getränke kühlen, Snacks vorbereiten, Buffet und Sitzplätze stellen, Lose sicher verwahren und erst dann die Location öffnen. Für Technik, Beschilderung und einen Funktionstest solltest du mindestens 2 Stunden Puffer einrechnen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jubiläumsauktion organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Die Lose müssen inventarisiert, fotografiert und beschrieben werden; zusätzlich brauchen Einladungen, Anmeldungen und Catering mehrere Wochen Vorlauf.
- Wie setzt man Startpreise bei einer Jubiläumsauktion fest?
- Lege die Startpreise erst nach der vollständigen Inventur und den Losbeschreibungen fest. Prüfe jedes Los einzeln und halte die Entscheidung in einer Liste fest, idealerweise spätestens 2 Wochen vor der Auktion.
- Wie viele Gebotskarten braucht man für eine Auktion?
- Plane mindestens eine nummerierte Gebotskarte pro angemeldeter Person und zusätzlich 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Gästen sind das beispielsweise 88 Karten; sortiere sie vor dem Einlass nach Nummern.
- Wann sollte das Catering für eine Jubiläumsauktion bestellt werden?
- Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend vorliegen. Die endgültige Personenzahl solltest du spätestens 5 bis 7 Tage vorher bestätigen.
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