Organiser une vente aux enchères pour un anniversaire

Une vente aux enchères d’anniversaire se prépare comme une soirée avec une vraie procédure de vente. Commencez par choisir les lots et leurs règles, puis fixez les prix de départ, les numéros et le déroulé des enchères. Les inscriptions, le paiement et l’identification des lots doivent être réglés avant l’ouverture des portes. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour photographier les lots, rédiger leurs descriptions et installer le matériel audio.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Déterminer le produit de la vente aux enchères
2 personnes
3
Établir le règlement de la vente aux enchères
2 personnes
4
Inventorier les lots
3 personnes
5
Photographier les lots
2 personnes
6
Rédiger les descriptions des lots
2 personnes
7
Définir les prix de départ
3 personnes
8
Attribuer les numéros des lots
2 personnes
9
Réserver un commissaire-priseur
10
Créer le formulaire d’inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Faire les réservations
15
Commander le catering
2 personnes
16
Étiqueter les lots de la vente aux enchères
3 personnes
17
Numéroter les cartes d’enchères
2 personnes
18
Préparer la procédure de paiement
2 personnes
19
Imprimer le déroulé
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Stocker les lots en sécurité
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Aérer la salle
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Installer les lots
4 personnes
31
Préparer la liste des lots
2 personnes
32
Tester la technique de vente aux enchères
2 personnes
33
Régler l’éclairage
2 personnes
34
Mettre en place le buffet et le bar
3 personnes
35
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
36
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
37
Briefer l’équipe de vente aux enchères
4 personnes

Événement

38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer les cartes d’enchères
2 personnes
40
Faire visiter les lots
3 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Assurer le mot de bienvenue
43
Animer le premier tour de vente aux enchères
4 personnes
44
Enregistrer les lots vendus
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Annoncer la pause
48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
49
Animer le deuxième tour des enchères
4 personnes
50
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
51
Servir les plats chauds
4 personnes
52
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
53
Animer le troisième tour des enchères
4 personnes
54
Enregistrer les dernières enchères
2 personnes
55
Informer les gagnants
2 personnes
56
Gérer les paiements
3 personnes
57
Remettre les lots aux gagnants
3 personnes
58
Prononcer le mot de clôture
59
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

60
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Vérifier l’administration de la vente aux enchères
2 personnes
63
Relancer les lots impayés
64
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes
65
Transférer le produit
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer l’espace
4 personnes
71
Emballer le matériel
2 personnes
72
Distribuer les restes
2 personnes
73
Retourner le matériel prêté
2 personnes
74
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 60
Couteaux à dînerqté 80
Fourchettes de tableqté 80
Louchesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Sets de pichetsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Porte-papier aluminium

Décoration

Nappesqté 10
Housses de chaiseqté 70
Bannière d’anniversaireqté 2
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 10
Mur photo

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Matériel de vente aux enchères

Cartons d’enchèresqté 80
Panneaux de lotqté 80
Supports de parcelleqté 40
Tables de présentationqté 4
Marteau d’enchères
Caisse
Caisse
Presse-papiersqté 8
Organisateurs de bureauqté 4
Boîtes d'emballage de lotsqté 40
Caisses de transportqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la liste définitive des lots au moins 10 jours avant l’anniversaire. Photographiez chaque lot, attribuez-lui un numéro unique et indiquez clairement son prix de départ pour éviter les hésitations pendant la vente.
Rédigez un règlement d’une page avec les paliers d’enchère, le mode de paiement, le retrait des lots et la conduite à tenir en cas d’égalité. Faites-le parvenir aux invités avec l’invitation, au minimum 7 jours avant l’événement.
Prévoyez l’inscription sur place avant le début des enchères : nom, coordonnées et numéro de carte d’enchère. Imprimez une liste des participants et gardez plusieurs cartes vierges pour les arrivées de dernière minute.
Testez les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur et le vidéoprojecteur au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Une rallonge ou une multiprise oubliée peut empêcher le commissaire-priseur de travailler correctement.
Séparez les lots vendus des espaces de buffet et de circulation, puis étiquetez-les dès leur arrivée sur place. Refroidissez les boissons et préparez les encas avant l’ouverture afin de ne pas interrompre les enchères.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente aux enchères d’anniversaire ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour sélectionner les lots, rédiger le règlement, réserver le commissaire-priseur et envoyer les invitations. Gardez les 3 derniers jours pour les inscriptions, les impressions et la préparation matérielle.
Combien de lots prévoir pour une vente aux enchères d’anniversaire ?: Pour une soirée de 20 à 30 invités, prévoyez généralement 10 à 15 lots afin de maintenir un bon rythme. Comptez environ 5 à 8 minutes par lot, présentation et paiement non compris.
Quand faut-il fixer les prix de départ des lots ?: Fixez-les au moins 10 jours avant l’événement, après avoir terminé l’inventaire et les descriptions. Cela laisse le temps de corriger les numéros, d’imprimer les supports et d’expliquer les règles aux participants.
Comment organiser le paiement après les enchères ?: Préparez la procédure avant l’ouverture et notez chaque vente avec le numéro du lot et le montant final. Réservez 30 à 45 minutes après la dernière enchère pour encaisser les paiements et remettre les lots sans confusion.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.