Cómo organizar una subasta de aniversario sin perder el control

Una subasta de aniversario necesita más coordinación que una celebración habitual: hay que preparar los lotes, explicar las reglas y mantener un registro fiable de cada puja. Empieza por fijar la fecha, el lugar y el importe objetivo; después trabaja hacia atrás desde el día del evento. Las inscripciones, el catering y el procedimiento de pago deben quedar cerrados antes de preparar la sala. El día anterior, comprueba que cada lote esté numerado, fotografiado y almacenado de forma segura.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Determinar el importe de la subasta
2 personas
3
Redactar las normas de la subasta
2 personas
4
Inventariar los lotes
3 personas
5
Fotografiar las parcelas
2 personas
6
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
7
Fijar los precios de salida
3 personas
8
Asignar números de lote
2 personas
9
Contratar al subastador
10
Crear formulario de inscripción
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Hacer reservas
15
Pedir el catering
2 personas
16
Etiquetar los lotes de la subasta
3 personas
17
Numerar las tarjetas de puja
2 personas
18
Preparar el procedimiento de pago
2 personas
19
Imprimir el plan de trabajo
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Almacenar los lotes de forma segura
2 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Ventilar el espacio
2 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Montar el mostrador de recepción
2 personas
30
Exponer los lotes
4 personas
31
Preparar la lista de lotes
2 personas
32
Probar la técnica de subasta
2 personas
33
Configurar la iluminación
2 personas
34
Preparar el buffet y la barra
3 personas
35
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
36
Instruir al equipo de registro
2 personas
37
Instruir al equipo de la subasta
4 personas

Evento

38
Recibir a los visitantes
3 personas
39
Repartir tarjetas de puja
2 personas
40
Mostrar los lotes
3 personas
41
Servir café y té
3 personas
42
Dar la bienvenida
43
Coordinar la primera ronda de la subasta
4 personas
44
Registrar los lotes vendidos
2 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Anunciar el descanso
48
Reponer el bufé
3 personas
49
Coordinar la segunda ronda de subasta
4 personas
50
Procesar los resultados provisionales
2 personas
51
Servir platos calientes
4 personas
52
Recoger la vajilla
2 personas
53
Guiar la tercera ronda de la subasta
4 personas
54
Registrar las últimas pujas
2 personas
55
Informar a los ganadores
2 personas
56
Gestionar los pagos
3 personas
57
Entregar los lotes a los ganadores
3 personas
58
Dar el discurso de despedida
59
Despedir a los últimos invitados
2 personas

Seguimiento

60
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
61
Cerrar la caja
2 personas
62
Comprobar la administración de la subasta
2 personas
63
Hacer seguimiento de los lotes impagados
64
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
65
Transferir los ingresos
66
Desmontar mesas y sillas
4 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger la basura
3 personas
70
Limpiar el espacio
4 personas
71
Empacar el equipo
2 personas
72
Repartir la comida sobrante
2 personas
73
Devolver los materiales prestados
2 personas
74
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Cucharillas de cafécant. 60
Cuchillos de cenacant. 80
Tenedores de cenacant. 80
Cucharonescant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 6
Portátilcant. 2
Impresora
Terminal de pago
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Pantalla de presentación
Proyector
Pantalla para proyector

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Juegos de jarrascant. 6
Abrebotellascant. 4
Portarrollos de papel de aluminio

Decoración

Mantelescant. 10
Fundas para sillascant. 70
Banner de aniversariocant. 2
Arreglos floralescant. 8
Números de mesacant. 10
Photowall

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 8

Material de subasta

Tarjetas de pujacant. 80
Carteles de lotecant. 80
Soportes para lotescant. 40
Mesas de presentacióncant. 4
Martillo de subasta
Caja registradora
Caja registradora
Portapapelescant. 8
Organizadores de escritoriocant. 4
Cajas de embalaje de lotescant. 40
Cajas de transportecant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Carro de limpieza
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las normas y los precios de salida al menos 10 días antes. Define por escrito cómo se puja, cuándo termina cada lote y qué ocurre si dos personas ofrecen la misma cantidad.
Prepara cada lote como una unidad: asigna un número, toma varias fotografías y redacta una descripción breve con sus condiciones de entrega o recogida. Así el subastador no tendrá que improvisar durante el evento.
No dejes las inscripciones para la entrada. Envía el formulario con las invitaciones y confirma las preferencias dietéticas al menos 5 días antes de hacer la reserva o pedir el catering.
Separa las funciones durante la subasta: una persona presenta los lotes, otra registra las pujas y otra controla los pagos. Ten listas las tarjetas numeradas y el terminal de pago antes de abrir la ubicación.
Reserva tiempo para probar el sonido y la presentación. Comprueba altavoces, micrófonos, portátil, pantalla y proyector al menos 2 horas antes de recibir a los invitados; guarda también los lotes en un lugar cerrado hasta su presentación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que preparar una subasta de aniversario?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la fecha, contratar al subastador y reunir los lotes. Deja cerrados los precios, las normas y las inscripciones como mínimo 10 días antes.
¿Cuántos lotes conviene incluir en una subasta de aniversario?: Calcula entre 6 y 10 lotes para una celebración de unas 2 horas. Reserva aproximadamente 8 minutos por lote, incluyendo la descripción, las pujas y el cierre del pago o registro.
¿Cuándo se debe pedir el catering para una subasta?: Haz la reserva o el pedido cuando conozcas el número de inscritos y sus restricciones alimentarias, normalmente 5 días antes. Prepara los aperitivos y enfría las bebidas antes de abrir la sala.
¿Cómo se organizan los pagos de una subasta?: Define el procedimiento antes de enviar las invitaciones: indica cuándo se paga, qué datos se registran y cómo se entrega cada lote. Ten una lista de adjudicatarios y prueba el terminal de pago al menos 1 hora antes del inicio.

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