Jubileumfair organiseren: een praktische checklist
Een jubileumfair vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Je legt eerst datum, programma en terreinindeling vast, daarna regel je standhouders, uitnodigingen, vergunningen en reserveringen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, betalingen, drukwerk en boodschappen. Deze checklist helpt je de 75 taken in een logische volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf niet nog routeborden, wisselgeld of gekoelde hapjes moet regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein indelen
3 personen
Kraamindeling uitwerken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders benaderen
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Muziekrechten controleren
Weersverwachting controleren
Plattegrond printen
Programma printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld regelen
2 personen
Betaalverzoeken klaarzetten
EHBO-materialen controleren
Gereedschap verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Kramen opstellen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Event
Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Openingswoord verzorgen
2 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Kraamvoorraad aanvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Muziekprogramma bedienen
Kaarsen en verlichting controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Restanten veilig verpakken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Kramen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Marktkramenaantal 10
- Klaptafelsaantal 12
- Statafelsaantal 6
- Stoelenaantal 80
- Biertafelsetsaantal 6
- Buffettafelsaantal 4
- Krukkenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 4
- Afzetpalenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare glazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 60
- Theeglazenaantal 40
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
Decoratie
- Ballonnenaantal 200
- Ballonnenbogenaantal 2
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 16
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotowand
- Fotolijstaccessoires
- Cijferslinger
- Tafeldecoratiesaantal 12
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelhaspelsaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Luidsprekerstandaardsaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Keukenrollenhoudersaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Serveertangenaantal 12
- Flessenopenersaantal 4
- Kurktrekkersaantal 3
- Snijplankmattenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalknijpersaantal 3
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 6
- Verlengbare lichtstatievenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de kraamindeling vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je bezoekers een duidelijk programma geven en weet je hoeveel marktkramen, tafels, stoelen en afzetpalen nodig zijn.
- Benader standhouders vroeg en bevestig hun deelname schriftelijk. Noteer per standhouder de benodigde ruimte, aankomsttijd en eventuele stroom- of tafelwens, zodat de plattegrond niet op het laatste moment wijzigt.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en controleer die lijst opnieuw bij het boodschappen doen. Zet hapjes per soort herkenbaar klaar en vul koelboxen pas vlak voor vertrek of opening.
- Regel betalingen vóór de opbouw: kassa, wisselgeld en betaalverzoeken moeten getest zijn. Leg daarnaast plattegrond, programma, naamkaartjes en routeborden apart per gebruiksmoment klaar.
- Controleer in de laatste 48 uur de weersverwachting en pas de opstelling aan. Zorg dat partytenten, tafelkleden en decoratie niet alleen aanwezig zijn, maar ook stevig en logisch geplaatst kunnen worden.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een jubileumfair organiseren en plannen?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en terreinindeling. Standhouders, uitnodigingen en eventuele reserveringen regel je daarna zo snel mogelijk; de laatste 48 uur gebruik je voor weer, boodschappen en controles.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een jubileumfair op te bouwen?
- Plan minimaal 3 uur voor opbouw als je partytenten, marktkramen, tafels, bewegwijzering en catering zelf klaarzet. Voeg 30 tot 60 minuten toe voor het testen van de kassa, het plaatsen van naamkaartjes en de laatste controle van het programma.
- Wat moet ik regelen voor bezoekers van een jubileumfair?
- Regel uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen, routeborden en een geprinte plattegrond en programma. Controleer dit uiterlijk 1 week vooraf; leg op de dag zelf ook EHBO-materialen en duidelijke betaalmogelijkheden klaar.
- Hoeveel servies heb ik nodig voor een jubileumfair?
- Tel per verwachte bezoeker minimaal 1 bord, 1 kom, 1 glas en 1 bestekset en voeg 10 tot 15 procent reserve toe. Voor koffie, thee en wijn maak je een aparte telling, omdat kopjes, theeglazen en wijnglazen niet vanzelf uit de algemene voorraad komen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!