Checklist para organizar una feria de aniversario

Una feria de aniversario necesita más coordinación que una celebración con mesas y sillas. Primero fija la fecha, el programa y la distribución del terreno; después confirma puestos, expositores, permisos e inscripciones. Durante las semanas previas tendrás que cerrar preferencias dietéticas, preparar el plano y el programa, y organizar pagos y cambio. Esta checklist también te ayuda a llegar al día del evento con la comida, las neveras, la señalización y el material de primeros auxilios preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir el lugar y el terreno
3 personas
Desarrollar la distribución de los puestos
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Contactar con los expositores
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar los derechos de música
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir el plano
Imprimir el programa
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Gestionar la caja y el cambio
2 personas
Preparar solicitudes de pago
Comprobar el material de primeros auxilios
Reunir herramientas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar las compras
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar los puestos
4 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Dar el discurso de apertura
2 personas
Coordinar actividades
4 personas
Reponer el stock del puesto
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Gestionar el programa musical
Comprobar velas e iluminación
Anunciar la última ronda
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 10
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 6
Sillascant. 80
Mesas con bancoscant. 6
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 120
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 40
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Globoscant. 200
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 16
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Accesorios para marcos de fotos
Guirnalda de números
Decoraciones de mesacant. 12

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Soportes para altavocescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Portarrollos de papel de cocinacant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 12
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Alfombrillas para tabla de cortarcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 8
Pinzas de basuracant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6
Soportes de luz extensiblescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de puestos al menos 3 semanas antes. Así puedes confirmar cuántas carpas, mesas, sillas, separadores y soportes necesita cada expositor, en lugar de improvisar el día del montaje.
Envía las invitaciones con un plazo claro de inscripción, por ejemplo 2 semanas antes del evento. Usa las respuestas para reunir nombres, preferencias dietéticas y el número real de personas que comerán.
Comprueba permisos, reservas y derechos de música entre 4 y 6 semanas antes. Son gestiones que suelen quedar para el final y pueden afectar tanto al lugar como al programa.
Imprime el plano, el programa, las señales de ruta y las tarjetas con nombres 2 o 3 días antes. Guarda una copia digital y reserva varias hojas extra por si cambia un puesto o aparece un expositor nuevo.
Prepara la compra y los aperitivos el día anterior, y llena las neveras portátiles justo antes de salir. Separa también el dinero para la caja, el cambio, las solicitudes de pago y el material de primeros auxilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de aniversario?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las primeras semanas para la fecha, el lugar, los permisos, los expositores y las inscripciones; deja los impresos, la compra y el montaje para los últimos 2 o 3 días.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos de una feria?: Confirma la distribución y los soportes al menos 3 semanas antes. Necesitas el número definitivo de puestos para calcular carpas, mesas, bancos, taburetes, sillas y espacio de paso.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija el cierre de inscripciones aproximadamente 14 días antes. Ese plazo te permite recoger preferencias dietéticas y ajustar comida, mesas y tarjetas con nombres.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la feria?: Deja listos el plano, el programa, las señales, las tarjetas con nombres, los aperitivos y la compra. Comprueba también la caja y el cambio, reúne las herramientas y revisa el pronóstico del tiempo unas 24 horas antes.

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