Checklist pour organiser une foire d’anniversaire

Une foire d’anniversaire demande plus qu’une décoration festive : il faut coordonner les exposants, les stands, les inscriptions et l’accueil des invités. Cette checklist rassemble 75 tâches et 65 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Commencez par fixer la date, le programme et la répartition du lieu, puis avancez vers les réservations, les autorisations et la préparation sur place. Les derniers contrôles concernent notamment la météo, la caisse, les badges, les panneaux et les glacières.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir le lieu et le terrain
3 personnes
Élaborer la répartition des stands
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Contacter les exposants
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les droits musicaux
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le plan de salle
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Prévoir la caisse et la monnaie
2 personnes
Préparer les demandes de paiement
Vérifier le matériel de premiers secours
Rassembler les outils
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Monter les stands
4 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Ravitiller le stand
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Gérer le programme musical
Vérifier les bougies et l’éclairage
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les stands
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 80
Ensembles de tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 40
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Ballonsqté 200
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 16
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Accessoires de cadre photo
Guirlande de chiffres
Décorations de tableqté 12

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Pieds de haut-parleursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Porte-essuie-toutqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Tapis de planche à découperqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Supports d'éclairage extensiblesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Confirmez les exposants après avoir défini la répartition des stands. Gardez un plan à jour avec les tentes, tables pliantes, tables hautes et chaises réellement disponibles.
Vérifiez les autorisations et les droits musicaux au moins 3 semaines avant la foire. Ce sont des démarches faciles à oublier quand l’organisation se concentre sur les invitations et la décoration.
Imprimez le plan de salle, le programme et les panneaux de direction avant le jour J, puis préparez les badges nominatifs par ordre alphabétique pour réduire l’attente à l’accueil.
Préparez la caisse, la monnaie, les demandes de paiement et les premiers secours avant les courses finales. Remplissez les glacières et préparez les en-cas le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une foire d’anniversaire ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Les invitations, les exposants, les réservations et les autorisations prennent généralement plusieurs semaines, tandis que les achats et la préparation des glacières peuvent attendre les derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une foire d’anniversaire ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 2 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les exposants, les besoins alimentaires et la répartition des stands.
Combien de temps avant vérifier la météo ?: Consultez les prévisions une première fois 5 à 7 jours avant, puis de nouveau la veille. Pour une foire avec tentes et stands extérieurs, préparez dès la veille une solution de repli ou des ajustements de circulation.
Que préparer le matin d’une foire d’anniversaire ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour installer les stands, les tables, les panneaux et les décorations. Utilisez ce créneau pour vérifier la caisse, les premiers secours, les badges, les courses et les glacières.

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