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Jubiläumsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsmesse braucht mehr als Einladungen und Messestände. Du musst Gelände, Standlayout, Aussteller, Programm, Genehmigungen und Besucherführung aufeinander abstimmen. Plane die wichtigsten Entscheidungen mehrere Wochen vorher und reserviere Ausstattung wie Partyzelte, Marktstände, Tische und Gläser frühzeitig. Kurz vor dem Termin zählen Wetterprüfung, gedruckte Lagepläne, Namensschilder, Wechselgeld und gekühlte Getränke zu den Punkten, die bei der Vorbereitung häufig zu spät kommen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ort und Gelände einteilen

    3 Personen

  • Standlayout ausarbeiten

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Musikrechte prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Lageplan drucken

  • Programm drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld regeln

    2 Personen

  • Zahlungsanfragen vorbereiten

  • Erste-Hilfe-Materialien prüfen

  • Werkzeug einsammeln

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Einkäufe prüfen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Stände aufbauen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Eröffnungsrede halten

    2 Personen

  • Aktivitäten begleiten

    4 Personen

  • Standvorrat auffüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    2 Personen

  • Musikprogramm bedienen

  • Kerzen und Beleuchtung prüfen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Stände abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • MarktständeAnz. 10
  • KlappischeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 6
  • StühleAnz. 80
  • BiertischgarniturenAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 4
  • HockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

  • BallonsAnz. 200
  • BallonbögenAnz. 2
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 16
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Fotowand
  • Fotorahmen-Zubehör
  • Zahlenkette
  • TischdekorationenAnz. 12

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • LautsprecherständerAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • KüchenrollenhalterAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3
  • SchneidemattenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallzangenAnz. 3

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 6
  • Ausziehbare LichtstativeAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Gelände zuerst fest. Teile danach Standflächen, Wege, Sitzbereiche, Buffet und Fotowand ein, damit du die benötigte Ausstattung realistisch zählen kannst.
  • Bestätige Standbetreiber nicht nur mündlich, sondern halte Zu- und Absagen spätestens zwei Wochen vor der Messe schriftlich fest. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und besondere Anforderungen an den Stand.
  • Prüfe Genehmigungen und Musikrechte mindestens vier Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, Änderungen am Programm oder an der Nutzung des Geländes einzuplanen.
  • Drucke Lageplan, Programm, Routenschilder und Namensschilder spätestens drei Tage vorher. Plane zusätzlich einen Reserveausdruck des Lageplans für Eingang, Kasse und Helferteam ein.
  • Regle Kasse und Wechselgeld am Vortag und fülle die Kühlboxen erst kurz vor Beginn. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du grob zwei bis drei Getränke pro Person einplanen; kontrolliere Einkäufe und Erste-Hilfe-Materialien vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Jubiläumsmesse organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Standlayout. Genehmigungen, Musikrechte und Reservierungen sollten spätestens vier Wochen vor der Messe geprüft oder erledigt sein.
Wann sollte ich die Einladungen für eine Jubiläumsmesse verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von ungefähr zwei Wochen, damit du Gästezahl, Ernährungswünsche, Sitzplätze und Verpflegung rechtzeitig planen kannst.
Was muss ich für die Stände einer Jubiläumsmesse einplanen?
Plane pro Stand die benötigte Fläche sowie Marktstand oder Tisch, Sitz- oder Stehplätze und gegebenenfalls Absperrpfosten ein. Der Standplan sollte spätestens zwei Wochen vorher feststehen, damit Ausstattung und Beschilderung passend vorbereitet werden können.
Wann drucke ich Lageplan und Programm für die Jubiläumsmesse?
Drucke Lageplan, Programm und Wegweiser spätestens drei Tage vor der Veranstaltung. Namensschilder kannst du ebenfalls dann vorbereiten; halte einige leere Exemplare für kurzfristig bestätigte Gäste oder Aussteller bereit.

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