Checklist voor een jubileumbeurs organiseren
Een jubileumbeurs vraagt om twee planningen tegelijk: de bezoekerservaring en de logistiek achter de stands. Leg eerst datum, programma, locatie en zalen vast; daarna volgen standhouders, aanmeldingen, catering en techniek. In de laatste weken draait alles om definitieve aantallen, naamkaartjes, standnummers, bewegwijzering en informatie voor deelnemers. Deze checklist helpt je de 83 taken in een logische volgorde af te werken, zonder de details voor de beursdag te laten liggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Beursplattegrond maken
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldformulier bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Dranken en servies reserveren
Fotograaf reserveren
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Standhouders bevestigen
Presentaties inplannen
2 personen
Quiz en activiteiten voorbereiden
2 personen
Promotie online plaatsen
Programma naar gasten sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Standnummers maken
Bewegwijzering ontwerpen
Prijzen voor quiz inkopen
Techniek testen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Dieetoverzicht delen
Standhoudersinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Verse producten bestellen
Decoratie sorteren
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Verse catering ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zalen en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standwanden en balies plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Techniek en presentaties testen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
Event
Openingsmuziek starten
Gasten registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Gasten wegwijs maken
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Quizrondes begeleiden
2 personen
Quizprijzen uitreiken
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
Muziek afsluiten
Nazorg
Catering veilig opruimen
3 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen
Bedankberichten versturen
2 personen
Foto's met betrokkenen delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Standbaliesaantal 12
- Standwandenaantal 24
- Kledingrekkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 18
- Loungebankenaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Gebaksbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 100
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerlepelsaantal 12
Catering
- Drankdispensersaantal 4
- Koffiethermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Buffetwarmersaantal 6
- Serveertangenaantal 12
- Kurkentrekkersaantal 4
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadstationsaantal 3
- Flip-oversaantal 3
- Papierversnipperaar
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Ballonnenbogenaantal 3
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotowandenaantal 2
- Tafelstukkenaantal 18
- Lichtgordijnenaantal 4
- Vaasjesaantal 20
Verlichting
- Ledspotsaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Keukenhandschoenenaantal 12
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Registratie
- Naamkaartjesaantal 150
- Badgehoudersaantal 150
- Klembordenaantal 6
- Balpennenaantal 30
- Informatiefoldersaantal 150
- Programmaboekjesaantal 150
- Naambordjesaantal 30
Presentatie
- Presentatieklikkersaantal 2
- Whiteboardsaantal 3
- Whiteboardstiftenaantal 12
- Quizformulierenaantal 150
- Antwoordbordjesaantal 30
- Prijsbekersaantal 6
- Cadeaubonnenaantal 6
Veiligheid
- Zaklampenaantal 4
- Kabelmattenaantal 12
- Markeerlintaantal 4
- Antislipmattenaantal 8
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Reserveer locatie, zalen en catering zodra datum en programma voorlopig vaststaan. Houd rekening met aparte ruimte voor stands, presentaties, quizactiviteiten en ontvangst.
- Benader standhouders vroeg en verstuur de praktische informatie uiterlijk twee weken voor de beurs. Vermeld daarin standnummer, opbouwtijd, beschikbare standbalies, tafels, stoelen en eventuele standwanden.
- Sluit aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het evenement af. Gebruik daarna één definitieve gastenlijst en deel het dieetoverzicht met de catering, zodat wijzigingen niet op het laatste moment blijven rondgaan.
- Test laptops, beamer, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons minstens 3 dagen vooraf op de locatie. Controleer ook presentaties, muziek, quiz en het wisselen tussen sprekers.
- Tel servies en dranken op basis van de definitieve gastenlijst en plan een voorraadpunt voor de beursdag. Denk naast koffie en water aan wijnglazen, gebaksborden, serveerschalen, koelboxen en extra ijsblokjes.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een jubileumbeurs beginnen organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en zalen. Benader daarna standhouders en leg catering, fotograaf en muziek vast voordat de uitnodigingen uitgaan.
- Hoe lang van tevoren nodig je gasten uit voor een jubileumbeurs?
- Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 weken vooraf. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs op, zodat je de catering en definitieve gastenlijst kunt afronden.
- Wanneer bevestig je standhouders voor een jubileumbeurs?
- Bevestig standhouders zodra hun deelname en standindeling vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 3 weken vooraf. Verstuur standnummer, opbouwtijd, plattegrond en technische afspraken uiterlijk 2 weken voor de beurs.
- Wanneer test je de techniek voor een jubileumbeurs?
- Test de techniek minstens 3 dagen vooraf en nogmaals bij de opbouw. Controleer laptops, beamer, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons met de echte presentaties en muziek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!