Checklist pour organiser un salon anniversaire

Un salon anniversaire demande plus qu’une salle et un gâteau. Il faut coordonner les exposants, les inscriptions, les présentations, le programme musical, le repas et l’accueil des invités. Cette checklist de 83 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’au test technique et à l’envoi des dernières informations. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour aménager les stands, servir les boissons et faire fonctionner les présentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Créer le plan du salon
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Suivre le formulaire d’inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver les boissons et la vaisselle
Réserver le photographe
Conserver le programme musical
2 personnes
Confirmer les exposants
Planifier les présentations
2 personnes
Préparer le quiz et les activités
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Envoyer le programme aux invités
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les numéros de stand
Concevoir la signalétique
Acheter les lots pour le quiz
Tester la technique
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Partager le plan alimentaire
Envoyer les informations aux exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Commander des produits frais
Trier la décoration
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Aller chercher le catering frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler les salles et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cloisons et les comptoirs
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la technique et les présentations
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes

Événement

Lancer la musique d’ouverture
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les invités
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Animer les manches du quiz
2 personnes
Remettre les prix du quiz
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
Couper la musique

Suivi

Ranger le catering en toute sécurité
3 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec les personnes concernées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Comptoirs de standqté 12
Panneaux de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 18
Canapés de salonqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Thermos à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Chauffe-platsqté 6
Pinces de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Chevaletsqté 3
Destructeur de documents

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 3
Guirlandes de fanionsqté 12
Compositions floralesqté 8
Murs photoqté 2
Centres de tableqté 18
Rideaux lumineuxqté 4
Petits vasesqté 20

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Gants de cuisineqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Brochures d’informationqté 150
Brochures du programmeqté 150
Badges nominatifsqté 30

Présentation

Cliques de présentationqté 2
Tableaux blancsqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Feuilles de quizqté 150
Panneaux de réponseqté 30
Coupesqté 6
Chèques-cadeauxqté 6

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Courses

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et les salles avant de contacter les exposants. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les confirmations et organiser le plan du salon.
Ne laissez pas les inscriptions au dernier moment : relancez le formulaire chaque semaine et établissez la liste définitive des invités 7 à 10 jours avant l’événement. Cela permet d’ajuster le catering et les besoins alimentaires.
Envoyez le programme aux invités et les informations pratiques aux exposants environ une semaine avant. Indiquez les horaires d’arrivée, les numéros de stand, le plan du salon et les contraintes techniques.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs portables, les haut-parleurs et les microphones sans fil au moins 24 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi les câbles, adaptateurs et batteries nécessaires.
Pour le service, vérifiez séparément la vaisselle et le matériel de restauration : assiettes de dîner, assiettes à gâteau, tasses à café, verres, carafes d’eau, glacières et bacs à glaçons sont souvent oubliés lors de la première commande.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon anniversaire ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les réservations du lieu, du catering, du photographe et du matériel technique doivent être faites avant de finaliser les invitations.
Quand envoyer les invitations pour un salon anniversaire ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant l’événement, puis prévoyez une relance 2 à 3 semaines plus tard. Fermez les inscriptions environ 7 à 10 jours avant afin de confirmer les repas et les quantités.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Faites un premier test 3 à 5 jours avant, puis un contrôle complet au moins 24 heures avant l’ouverture. Testez chaque présentation avec le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones sans fil.
Quand confirmer le nombre de repas et de boissons ?: Confirmez le nombre de repas environ 7 jours avant, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Pour les boissons et la vaisselle, validez les quantités au plus tard 3 à 5 jours avant.

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