Jubiläumsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsmesse braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Aussteller, Programm, Räume und Technik voneinander abhängen. Beginnen Sie mit Datum, Location und Messeplan und halten Sie anschließend Anmeldungen, Ernährungswünsche und Standnummern aktuell. Spätestens in den letzten Wochen müssen Catering, Präsentationen, Beschilderung und Technik zusammenpassen. Diese Checkliste führt Sie durch die Vorbereitung bis zur endgültigen Gästeliste und den Informationen für Aussteller.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
Messeplan erstellen
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Anmeldeformular pflegen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Getränke und Geschirr reservieren
Fotograf buchen
Musikprogramm festlegen
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
Präsentationen einplanen
2 Personen
Quiz und Aktivitäten vorbereiten
2 Personen
Werbung online stellen
Programm an Gäste senden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Standnummern erstellen
Beschilderung entwerfen
Preise für Quiz einkaufen
Technik testen
2 Personen
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Diätübersicht teilen
Informationen für Aussteller senden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
Frische Produkte bestellen
Dekoration sortieren
2 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Frisches Catering abholen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standwände und Theken aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Technik und Präsentationen testen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu den Ständen weisen
2 Personen

Event

Eröffnungsmusik starten
Gäste registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Gäste orientieren
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Quizrunden moderieren
2 Personen
Quizpreise überreichen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen
Musik abschalten

Nachbereitung

Catering sicher aufräumen
3 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Lieferantenrechnungen sammeln
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Fotos mit Beteiligten teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
MessethekenAnz. 12
StandwändeAnz. 24
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 18
LoungebänkeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
KuchenplattenAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Catering

GetränkespenderAnz. 4
KaffeethermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
BuffetwärmerAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
KorkenzieherAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 3
FlipchartsAnz. 3
Aktenvernichter

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 3
WimpelkettenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
FotowändeAnz. 2
TischdekorationenAnz. 18
LichtvorhängeAnz. 4
VasenAnz. 20

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenhandschuheAnz. 12

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10
AbfalltrennbehälterAnz. 4

Registrierung

NamensschilderAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
InformationsbroschürenAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
NamensschilderAnz. 30

Präsentation

PräsentationsklickerAnz. 2
WhiteboardsAnz. 3
WhiteboardmarkerAnz. 12
QuizformulareAnz. 150
AntworttafelnAnz. 30
PokalpreiseAnz. 6
GeschenkgutscheineAnz. 6

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Datum und Programm zuerst fest und reservieren Sie die passenden Räume möglichst mehrere Monate vor dem Termin. Ohne bestätigte Raumaufteilung lassen sich Messestände, Präsentationen und Sitzbereiche nur schwer sinnvoll planen.
Erstellen Sie den Messeplan mit Standnummern, Tischen, Messetheken und Standwänden, bevor Sie die Aussteller endgültig bestätigen. Senden Sie jedem Aussteller spätestens 2 Wochen vorher seinen Stand, Aufbauhinweise und den Zeitplan.
Pflegen Sie ein einziges Anmeldeformular und übertragen Sie Änderungen regelmäßig in die Gästeliste. Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor der Messe an das Catering weitergegeben werden.
Planen Sie Präsentationen, Musikprogramm, Quiz und Aktivitäten mit festen Uhrzeiten und testen Sie Laptops, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens 1 Tag vorher gemeinsam im Raum.
Schicken Sie das Programm und die wichtigsten Besucherinformationen spätestens 5 Tage vor der Jubiläumsmesse. Namensschilder, Beschilderung und Preise für das Quiz sollten vor dem Einlass vollständig vorbereitet und nach Kategorien sortiert sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsmesse organisieren?: Starten Sie idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Location, Räumen und Messeplan. Ausstelleransprache, Einladungen und Catering folgen danach, damit Sie mit realistischen Teilnehmerzahlen planen können.
Wann sollte man die Einladungen für eine Jubiläumsmesse verschicken?: Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setzen Sie eine Anmeldefrist rund 2 Wochen vorher, damit Catering, Sitzplätze, Namensschilder und Standplanung rechtzeitig angepasst werden können.
Wann muss das Catering für eine Jubiläumsmesse gebucht werden?: Reservieren Sie Catering, Getränke und Geschirr mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Die endgültige Gästezahl und eine Übersicht zu Ernährungswünschen sollten spätestens 7 Tage vorher übermittelt werden.
Wie früh muss die Technik für die Jubiläumsmesse getestet werden?: Testen Sie Beamer, Projektionsleinwand, Laptops, Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens 1 Tag vor Beginn. Prüfen Sie zusätzlich Ersatzkabel, Stromanschlüsse und die Reihenfolge der Präsentationen, damit am Veranstaltungstag keine Umbauten nötig sind.

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