Checklist para organizar una feria de aniversario sin olvidos

Una feria de aniversario necesita más coordinación que una celebración con un solo espacio. Hay que cerrar primero la fecha, el recinto y el programa; después encajar expositores, puestos, catering y actividades. Esta checklist reúne 83 tareas y 80 materiales para avanzar por fases, desde el plano de la feria hasta la prueba de sonido. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: las preferencias dietéticas, la señalización, los números de stand y la información final para cada expositor.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Crear plano de la feria
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Mantener el formulario de inscripción
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar bebidas y vajilla
Reservar fotógrafo
Registrar el programa musical
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Programar presentaciones
2 personas
Preparar el concurso y las actividades
2 personas
Publicar la promoción en línea
Enviar el programa a los invitados
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Crear números de stand
Diseñar la señalización
Comprar premios para el quiz
Probar la técnica
2 personas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Compartir el resumen de dietas
Enviar información a los expositores
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Pedir productos frescos
Clasificar la decoración
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Recoger el catering fresco
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las salas y los baños
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar paneles y mostradores del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus stands
2 personas

Evento

Poner la música de apertura
Registrar a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Orientar a los invitados
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Coordinar las rondas del quiz
2 personas
Entregar los premios del quiz
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
Cerrar la música

Seguimiento

Retirar el catering de forma segura
3 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger facturas de proveedores
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Mostradores del standcant. 12
Paredes para standscant. 24
Percheroscant. 4
Mantelescant. 18
Sofás loungecant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos para postrecant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 100
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Termos de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Calientaplatoscant. 6
Pinzas de servircant. 12
Sacacorchoscant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 3
Pizarras de hojascant. 3
Destructora de papel

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 3
Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 8
Paredes para fotoscant. 2
Centros de mesacant. 18
Cortinas de lucescant. 4
Jarroncitoscant. 20

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Guantes de cocinacant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 10
Contenedores de separación de residuoscant. 4

Registro

Tarjetas de nombrecant. 150
Portabadgescant. 150
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Folletos informativoscant. 150
Programascant. 150
Pancartas con nombrescant. 30

Presentación

Pulsadores de presentacióncant. 2
Pizarras blancascant. 3
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Hojas del quizcant. 150
Carteles de respuestacant. 30
Copas premiocant. 6
Tarjetas regalocant. 6

Seguridad

Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta de señalizacióncant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de contactar con los expositores: el plano depende del espacio disponible y de las actividades previstas. Comparte una versión provisional para que puedan confirmar sus necesidades.
Pide las preferencias dietéticas al registrarse y prepara un resumen definitivo antes de confirmar el catering. Haz el cierre de invitados y dietas con varios días de margen para que el proveedor pueda ajustar las cantidades.
Dibuja el plano de la feria antes de fijar los soportes de los puestos. Reserva pasillos suficientes para la circulación y asigna con antelación los mostradores, paredes, mesas, sillas y taburetes que necesita cada expositor.
Envía el programa y la información de montaje a los invitados y expositores antes del día del evento. Las tarjetas de nombre, los números de stand y la señalización deben estar preparados antes de que empiece la descarga.
Prueba portátiles, proyector, pantalla, altavoces y micrófonos inalámbricos antes de abrir las puertas. Programa una segunda comprobación el mismo día, porque las presentaciones y el programa musical suelen revelar problemas de conexión o sonido.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de aniversario?: Empieza al menos 8 semanas antes. Las primeras dos semanas deberían cubrir la fecha, el recinto, las salas, el programa y el contacto con los expositores; así queda tiempo para ajustar el plano y el catering.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados y las dietas?: Cierra la lista definitiva y el resumen de preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Ese plazo permite confirmar el número de comidas, bebidas, vajilla y opciones especiales sin trabajar con estimaciones.
¿Cuándo enviar la información a los expositores?: Envía el programa, el plano, el número de stand y las instrucciones de montaje al menos 7 días antes. Reenvía un recordatorio 24 horas antes con el horario de llegada y el contacto de la persona responsable.
¿Cuándo hay que probar la técnica de la feria?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos que se usarán. Repite una comprobación rápida 60 minutos antes de recibir a los invitados.

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