Jazzfestival organiseren: een complete checklist

Een jazzfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Je regelt tegelijk artiesten, muziekrechten, techniek, publieksstromen, catering en betalingen. Begin met de festivalpagina en uitnodigingen, verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen en bevestig het artiestenprogramma. In de laatste dagen draait alles om testen, klaarzetten en controleren: van microfoons, kabels en verlichting tot polsbandjes, gekoelde dranken en contant geld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivalpagina publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiestenprogramma bevestigen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Muziekinstrumenten inventariseren
2 personen
Muziekrechten controleren
Programma's laten drukken
Polsbandjes klaarleggen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Barvoorraad klaarzetten
3 personen
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen
Contant geld klaarleggen
Toegangscontrole voorbereiden
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Muziekapparatuur opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Entree inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-materialen klaarleggen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Toegang controleren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Geluidsniveau controleren
Bar openen
3 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Voorraad bijhouden
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Restanten koelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 10
Cocktailtafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Klapkarrenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Podiumspeakersaantal 2
Monitor-speakersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
D-I-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Koptelefoonaantal 2
Laptop

Verlichting

LED-parlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Staande lampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Podiumachterdoekenaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Menubordenaantal 6
Routebordjesaantal 12
Ballonnenaantal 100
Plakhaakjesaantal 40
Tafelnummersaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks-messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Kurktrekkersaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Broodmandenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 20
Brandblussersaantal 2

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Consumptiebonnenaantal 1500
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20

Overig

Gereedschapskoffersaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Paraplu'saantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek ruim vóór de eerste soundcheck. Controleer per optreden het mengpaneel, de podium- en monitorspeakers, microfoons, D-I-boxen, instrumentkabels en stroomvoorziening; leg kabelhaspels en verlengkabels niet pas tijdens de opbouw klaar.
Bevestig artiestenprogramma en artiesteninformatie uiterlijk 2 weken vooraf. Noteer per act de bezetting, instrumenten, benodigde aansluitingen, aankomsttijd en contactpersoon, zodat de artiestenontvangst niet op improvisatie berust.
Stuur uitnodigingen zodra de festivalpagina live staat en verwerk aanmeldingen dagelijks. Vraag dieetwensen meteen uit en geef de cateraar uiterlijk 7 dagen vooraf het verwachte aantal gasten plus de verzamelde uitzonderingen.
Test kassa en betaalmiddelen minimaal 1 dag vooraf en leg wisselgeld en contant geld apart klaar. Controleer ook de toegangscontrole, polsbandjes en programma's; juist deze kleine publieksmaterialen worden vaak pas ontdekt wanneer de deuren opengaan.
Maak op de opbouwdag eerst de publieksruimte en bar werkbaar: tafels, stoelen, barkrukken en serveerpunten. Zet waterglazen, wijnglazen, bierglazen, koffiekopjes, borden en bestek per punt klaar en reserveer het laatste uur voor een volledige doorloop van entree, catering en optredens.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jazzfestival organiseren?: Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met de festivalpagina, uitnodigingen, reserveringen en het artiestenprogramma. Plan muziekrechten, catering en techniek uiterlijk 2 tot 4 weken voor de festivaldag.
Wanneer moet ik de catering voor een jazzfestival bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 weken vooraf en geef 7 dagen voor het festival het actuele aantal gasten door. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat hapjes, dranken en koffie op tijd kunnen worden afgestemd.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een jazzfestival?: Reserveer minimaal 3 uur voor opbouw, bekabeling en soundcheck wanneer er een podium, mengpaneel, microfoons en monitorspeakers zijn. Test daarnaast 1 dag eerder de stroom, laptop, kabels en betaalapparatuur.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste controleren bij een jazzfestival?: Controleer eerst stroom, podium, microfoons, speakers en instrumentkabels, daarna entree, polsbandjes, kassa en barvoorraad. Houd minstens 60 minuten vóór de opening vrij voor een volledige controle van programma, verlichting, catering en artiestenontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.