Jazzfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige das Künstlerprogramm frühzeitig und sammle pro Act Technik- und Ankunftsinformationen. So erkennst du fehlende Instrumente, Mikrofone, Kabel oder DI-Boxen spätestens beim Soundcheck und nicht erst beim Einlass.
• Prüfe Musikrechte, bevor du das Programm veröffentlichst oder drucken lässt. Plane für Änderungen an Acts, Uhrzeiten oder Anmeldungen mindestens eine aktualisierte Version der Festivalinformationen ein.
• Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und notiere Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Festival. Bestelle das Catering erst danach, damit vegetarische, vegane oder andere benötigte Portionen berücksichtigt werden.
• Teste Kasse, Zahlungsmittel und Wechselgeld am Vortag und lege Bargeld getrennt vom Barvorrat bereit. Stelle Wasser, Snacks, Kaffee sowie gekühlte Getränke vor dem Einlass an ihren festen Stationen bereit.
• Plane den Aufbau mit einem Zeitfenster von mindestens 3 Stunden für Bühnenelemente, Lautsprecher, Mischpult, Licht und Sitzplätze. Markiere Kabelwege und halte einen Klappwagen bereit, damit Technik und Mobiliar sicher bewegt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Jazzfestival planen?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Künstlerprogramm, Veranstaltungsort und Musikrechten. Einladungen und die Festivalwebsite sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Jazzfestival?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Plane zusätzlich Wasser für Künstler, Technikteam und Helfer ein und stelle die Getränke spätestens 2 Stunden vor dem Einlass kalt.

Wann sollte ich Catering und Ernährungswünsche festlegen?

Sammle Ernährungswünsche bis 7 Tage vor dem Festival und gib die endgültige Cateringbestellung danach auf. Für verderbliche Speisen solltest du die Lieferung oder Abholung mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn einplanen.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau der Jazzfestival-Technik?

Plane mindestens 3 Stunden für Bühne, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Kabel und Beleuchtung ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen, damit noch Zeit für Korrekturen bleibt.

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