Checklist para organizar un festival de jazz sin olvidos
Organizar un festival de jazz exige coordinar artistas, sonido, público, catering y personal en un mismo horario. Esta checklist reúne 76 tareas y 76 elementos para avanzar desde la publicación y las inscripciones hasta el montaje y la limpieza final. Confirma pronto el programa, las necesidades técnicas y las preferencias dietéticas: son los datos que más suelen llegar tarde. El día del festival, reserva tiempo para probar el sonido, preparar el acceso y dejar listas las bebidas, el café y el punto de venta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la página del festival
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el programa de artistas
2 personas
Recopilar información de los artistas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Inventariar los instrumentos musicales
2 personas
Comprobar los derechos de música
Mandar imprimir los programas
Preparar las pulseras
Hacer reservas
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Preparar las provisiones del bar
3 personas
Probar la caja registradora y los medios de pago
2 personas
Preparar efectivo
Preparar el control de acceso
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Montar el equipo de música
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Montar la entrada
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar los materiales de primeros auxilios
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Controlar el acceso
3 personas
Repartir programas
2 personas
Repartir pulseras
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Comprobar el nivel de sonido
Abrir el bar
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Llevar el inventario
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Coordinar la última actuación
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Cerrar el bar
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 10
- Mesas altascant. 6
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Piezas de escenariocant. 6
- Percheroscant. 2
- Carros plegablescant. 2
Vajilla
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 100
- Copas de cervezacant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavoces del escenariocant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 4
- Cables de instrumentoscant. 12
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Auricularescant. 2
- Portátil
Iluminación
- Lámparas LED para exteriorescant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 10
- Lámparas de piecant. 4
- Bateríascant. 24
Decoración
- Telones de fondo del escenariocant. 2
- Mantelescant. 16
- Carteles del menúcant. 6
- Carteles de rutacant. 12
- Globoscant. 100
- Ganchos adhesivoscant. 40
- Números de mesacant. 16
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Cajas de hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 4
- Termoscant. 6
- Abrebotellascant. 6
- Sacacorchoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
- Cestas de pancant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 20
- Extintorescant. 2
Artículos de papel
- Programascant. 250
- Pulserascant. 250
- Vales de consumocant. 1500
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Bolígrafoscant. 20
Otros
- Maletines de herramientascant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 8
- Paraguascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa de artistas antes de imprimir los programas y recopila con antelación sus horarios, necesidades técnicas y datos de recepción. Un cambio de última hora puede afectar al escenario, los micrófonos y los monitores.
- Haz una prueba completa de sonido antes de abrir puertas: mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI y cables deben estar conectados y etiquetados. Deja al menos 60 minutos para corregir fallos.
- Calcula las bebidas por franjas y enfría las primeras con tiempo. Como referencia operativa, prepara entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y revisa después el consumo real.
- Prepara el acceso y los pagos antes de que llegue el público. Prueba la caja y los medios de pago, separa el efectivo y deja pulseras o acreditaciones clasificadas por tipo.
- Monta primero el mobiliario y después la iluminación y la decoración: mesas, sillas, taburetes, percheros y escenario necesitan espacio para circular. Reserva al menos 90 minutos finales para colocar luces, revisar cables y limpiar el recinto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de jazz?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar artistas, derechos de música, recinto, catering e invitaciones. La última semana debería quedar para compras, impresión, acreditaciones y comprobaciones técnicas.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de un festival de jazz?
- Confirma el programa y recopila la información de cada artista al menos 6 semanas antes. Vuelve a verificar horarios, instrumentos, entradas y necesidades técnicas entre 7 y 3 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido?
- Reserva entre 2 y 3 horas para montar mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, soportes y cableado. Añade al menos 60 minutos de prueba antes de abrir el acceso al público.
- ¿Cuándo preparar el catering y las bebidas?
- Encarga el catering y comprueba las preferencias dietéticas entre 2 y 3 semanas antes. El día del festival, deja las bebidas frías listas con varias horas de margen y prepara el café y los aperitivos antes de recibir a los asistentes.
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