Zo organiseer je een babybeurs zonder last-minute chaos

Een babybeurs organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met de bezoekersstroom en exposantenindeling. Leg eerst de beursdatum, aanmeldingen en deelnemers vast. Daarna werk je het programma, de standplaatsen, catering en bezoekersinformatie uit. Plan de opbouw ruim vóór opening: beursschotten, standtafels, informatiebalie, techniek en verschoonplekken kosten meer tijd dan je vooraf denkt. Met een vaste volgorde voorkom je lege stands, ontbrekende badges en een onduidelijke entree.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Deelnemers bevestigen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Exposantenlijst opstellen
2 personen
7
Standplaatsen indelen
2 personen
8
Programma samenstellen
2 personen
9
Sprekers bevestigen
10
Reserveringen maken
11
Catering bestellen
2 personen
12
Drukwerk bestellen
13
Badges voorbereiden
2 personen
14
Bezoekersinformatie mailen
15
Exposantenbriefing mailen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Materialen verzamelen
3 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Koelwaren inkopen
2 personen
20
Decoratie sorteren
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Laadzone vrijmaken
3 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Beursstands opbouwen
6 personen
25
Informatiebalie opbouwen
2 personen
26
Verschoonruimte inrichten
2 personen
27
Voedingsruimte inrichten
2 personen
28
Kinderhoek inrichten
2 personen
29
bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Geluidsapparatuur testen
2 personen
32
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
33
Hapjes klaarzetten
3 personen
34
Exposanten ontvangen
3 personen
35
Exposanten helpen inrichten
4 personen
36
Registratietafel bemannen
2 personen
37
Bezoekers welkom heten
2 personen
38
Programma uitdelen
2 personen
39
Kinderhoek begeleiden
2 personen
40
Verschoonruimte controleren
41
Voedingsruimte controleren
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Toiletten controleren
47
Voorraad aanvullen
2 personen
48
Workshops aankondigen
49
Workshops ondersteunen
2 personen
50
Fotopunt begeleiden
51
Gevonden voorwerpen registreren
52
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
53
Exposanten laten afbouwen
3 personen

Nazorg

54
Catering opruimen
3 personen
55
Servies afwassen
2 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Meubilair terugplaatsen
4 personen
58
Decoratie verwijderen
2 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Materialen tellen
2 personen
61
Huurmaterialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
63
Gevonden voorwerpen afhandelen
64
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursschottenaantal 24
Standtafelsaantal 24
Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kleedtafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 4
Opbergkastenaantal 4
Loungezetelsaantal 4
Kinderstoelenaantal 4
Verschoontafelsaantal 3
Voedingsstoelenaantal 4
Afzetpaaltjesaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 2
Kassaboxenaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Koelcontainersaantal 4

Decoratie

Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 36
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Decoratieve slingersaantal 12
Standbordenaantal 24
Naamplaathoudersaantal 30
Krijtbordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Speelgoedaantal 30
Speelmattenaantal 6
Babyboekenaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 8
Bureaulampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuiger
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiepompenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Programmafoldersaantal 300
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 300
Inschrijfformulierenaantal 150
Feedbackkaartenaantal 150
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 12
A4-papieraantal 2
Plakbandaantal 12
Etikettenaantal 300
Pijlenstickersaantal 40

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Nooduitgangbordjesaantal 6
Afzetlintaantal 4
Branddekensaantal 2

Overig

Handkarrenaantal 2
Opbergboxenaantal 12
Gereedschapskoffersaantal 2
Scharenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Reservebatterijenaantal 24
Paraplubakkenaantal 2

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat de beursdatum, locatie en capaciteit vaststaan. Bevestig deelnemers uiterlijk twee weken vooraf en verzamel dieetwensen tegelijk, zodat catering en bezoekerscommunicatie niet door elkaar lopen.
Maak de standindeling op basis van looproutes en voorzieningen. Houd de informatiebalie bij de entree, markeer de laadzone en zet verschoontafels, voedingsstoelen en kinderstoelen op plekken die bezoekers makkelijk vinden.
Bevestig sprekers en reserveringen minimaal drie weken vooraf. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers vóór de beursdag; een ontbrekende verlengkabel valt vaak pas bij de opbouw op.
Stuur bezoekersinformatie en de exposantenbriefing uiterlijk vijf dagen voor de beurs. Vermeld daarin aankomsttijd, laadzone, standnummer, opbouwregels en waar badges worden opgehaald.
Plan op de beursdag minstens twee uur voor de opening voor locatie openen, tafels en stoelen klaarzetten, stands opbouwen en de informatiebalie inrichten. Controleer daarna de boodschappenlijst, koelwaren, koffiezetapparaten en afvalpunten voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een babybeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste weken voor datum, locatie, exposanten en programma; reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, drukwerk, catering en praktische controles.
Wanneer moet je exposanten bevestigen voor een babybeurs?: Bevestig exposanten uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodra de standplaatsen en tijden vaststaan. Stuur de briefing daarna uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat iedereen weet waar en wanneer hij moet opbouwen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een babybeurs op te bouwen?: Reken op minstens 2 uur voor een kleine beurs en 3 tot 4 uur wanneer je meerdere stands, techniek en catering opbouwt. Voeg extra tijd toe als beursschotten, koelkasten of een laadzone geregeld moeten worden.
Wat moet je een week voor een babybeurs controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de exposantenlijst, aanmeldingen, dieetwensen, badges, drukwerk, catering en technische apparatuur. Loop ook de standindeling en bezoekersmail na; wijzigingen op de laatste dag veroorzaken meestal vertraging bij de entree.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.