Festival de jazz : la checklist pour ne rien oublier

Un festival de jazz demande une coordination précise entre les artistes, le public, la technique et l’accueil. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, depuis la publication de la page jusqu’au rangement du lieu. Commence par confirmer le programme et les besoins des musiciens, puis avance vers les inscriptions, les réservations et la logistique. Les derniers jours servent surtout aux achats, aux tests techniques et à la préparation des espaces.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la page du festival
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le programme des artistes
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Inventorier les instruments de musique
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Faire imprimer les programmes
Préparer les bracelets
Faire les réservations
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer le stock du bar
3 personnes
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Préparer l'argent liquide
Préparer le contrôle des accès
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer le matériel de musique
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Contrôler l’accès
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Annoncer les spectacles
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Vérifier le niveau sonore
Ouvrir le bar
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Gérer le stock
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 10
Tables cocktailqté 6
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Chariots pliantsqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs de scèneqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtes D-Iqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Casque audioqté 2
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LED PARqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampadairesqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Rideaux de scèneqté 2
Nappesqté 16
Panneaux de menuqté 6
Panneaux d’orientationqté 12
Ballonsqté 100
Crochets adhésifsqté 40
Numéros de tableqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Corbeilles à painqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 20
Extincteursqté 2

Papeterie

Brochures du programmeqté 250
Braceletsqté 250
Tickets de consommationqté 1500
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20

Autre

Boîtes à outilsqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Parapluiesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirme le programme des artistes plusieurs semaines avant le festival et rassemble pour chacun les horaires d’arrivée, les besoins alimentaires et les informations techniques. Cela évite de découvrir le jour J qu’un instrument, un câble ou une entrée sur scène manque.
Teste la table de mixage, les microphones, les enceintes de scène, les retours et les câbles avant l’ouverture des portes. Prévois aussi des rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur accessibles, plutôt que de les chercher pendant les balances.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires au fil de l’eau, puis commande le catering avec une marge pour les personnes ajoutées tardivement. Prépare séparément les en-cas, le point café et le stock du bar afin que chaque équipe sache où se servir.
Prépare les bracelets, le contrôle des accès, la caisse et les moyens de paiement avant l’arrivée du public. Garde de l’argent liquide en réserve et désigne au moins une personne responsable des entrées pendant toute la durée du festival.
Installe les tables, chaises, tabourets et éléments de scène avant les derniers tests techniques. Mets les boissons au frais suffisamment tôt et réserve un créneau final pour vérifier la propreté, les programmes imprimés et l’éclairage des espaces d’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de jazz ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, de vérifier les droits musicaux, de traiter les inscriptions et de réserver le catering et le matériel.
Quel matériel prévoir pour un festival de jazz ?: Prévois au minimum une table de mixage, des microphones, des pieds de micro, des enceintes de scène, des retours, des boîtes D-I et les câbles adaptés. Ajoute des rallonges, multiprises et un casque audio pour les tests et les balances.
Combien de temps prévoir pour installer un festival de jazz ?: Réserve au moins 4 à 6 heures pour installer le mobilier, la scène, le son, l’éclairage et les espaces d’accueil. Les balances et le test complet des moyens de paiement doivent être terminés avant l’ouverture des portes.
Que faut-il préparer la veille d’un festival de jazz ?: La veille, termine les achats, mets les boissons au frais, prépare les bracelets, les programmes, les en-cas et le point café. Vérifie aussi les inscriptions, le stock du bar et la liste des besoins des artistes pour éviter les changements de dernière minute.

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