Zo organiseer je een jazzfestival zonder last-minute chaos

Begin met het artiestenprogramma en werk daarna pas de publiekskant uit. Bevestig acts, verzamel technische informatie en controleer muziekrechten voordat je de festivalpagina publiceert en uitnodigingen verstuurt. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht, terwijl je reserveringen, catering en barvoorraad tijdig vastlegt. In de laatste week draait alles om testen, klaarzetten en een duidelijke volgorde op locatie: ontvangst, techniek, entree, horeca en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivalpagina publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Artiestenprogramma bevestigen
2 personen
6
Artiesteninformatie verzamelen
7
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
8
Muziekinstrumenten inventariseren
2 personen
9
Muziekrechten controleren
10
Programma's laten drukken
11
Polsbandjes klaarleggen
12
Reserveringen maken
13
Catering bestellen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
19
Barvoorraad klaarzetten
3 personen
20
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen
21
Contant geld klaarleggen
22
Toegangscontrole voorbereiden
2 personen
23
Locatie schoon opleveren
3 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen opstellen
4 personen
26
Podiumzone vrijmaken
3 personen
27
Muziekapparatuur opbouwen
4 personen
28
Microfoons aansluiten
2 personen
29
Instrumenten klaarzetten
3 personen
30
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Kabels veilig afplakken
2 personen
33
Entree inrichten
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Routebordjes plaatsen
2 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Toiletten controleren
2 personen
38
EHBO-materialen klaarleggen

Event

39
Artiesten ontvangen
2 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Toegang controleren
3 personen
42
Programma's uitdelen
2 personen
43
Polsbandjes uitdelen
2 personen
44
Artiesten begeleiden
2 personen
45
Optredens aankondigen
46
Podiumwissels begeleiden
3 personen
47
Geluidsniveau controleren
48
Bar openen
3 personen
49
Dranken serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Tafels afruimen
3 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
56
Voorraad bijhouden
57
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
58
Gevonden voorwerpen registreren
59
Laatste optreden begeleiden
3 personen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

61
Bar sluiten
3 personen
62
Kassa afsluiten
2 personen
63
Restanten koelen
2 personen
64
Instrumenten inpakken
3 personen
65
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
66
Verlichting afbouwen
3 personen
67
Meubilair afbouwen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Materialen controleren
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Afval afvoeren
2 personen
76
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 10
Cocktailtafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Klapkarrenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Podiumspeakersaantal 2
Monitor-speakersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
D-I-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Koptelefoonaantal 2
Laptop

Verlichting

LED-parlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Staande lampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Podiumachterdoekenaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Menubordenaantal 6
Routebordjesaantal 12
Ballonnenaantal 100
Plakhaakjesaantal 40
Tafelnummersaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks-messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Kurktrekkersaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Broodmandenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 20
Brandblussersaantal 2

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Consumptiebonnenaantal 1500
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20

Overig

Gereedschapskoffersaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Paraplu'saantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het programma uiterlijk 6 weken vooraf en vraag per act naar bezetting, instrumenten, aansluitingen en aankomsttijd. Zo ontdek je vóór de opbouw of je extra microfoons, D-I-boxen, kabels of monitors nodig hebt.
Publiceer de festivalpagina zodra programma en praktische informatie vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor het festival en verwerk dieetwensen meteen in de cateringbestelling.
Plan techniek vóór meubilair: test mengpaneel, podiumspeakers, monitor-speakers, microfoons en bekabeling minimaal 2 uur vóór de eerste act. Leg kabelhaspels en stekkerdozen zo dat publieksroutes en toegangscontrole vrij blijven.
Zet drank en horeca niet pas bij aanvang klaar. Koel dranken enkele uren vooraf, richt bar en koffiepunt apart in en controleer glazen, borden, bestek en serveerschalen voordat artiesten en bezoekers binnenkomen.
Maak één laatste ronde met polsbandjes, programma’s, kassa en contant geld voordat de deuren openen. Reserveer na afloop minstens 60 minuten voor afbouw, afval en het schoon opleveren van de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jazzfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met artiesten, locatie en techniek. Zet het programma 4 tot 6 weken vooraf vast, zodat uitnodigingen, reserveringen en catering op tijd kunnen volgen.
Wanneer moet ik artiesten en hun technische wensen bevestigen?: Vraag technische informatie direct bij de boeking op en bevestig die uiterlijk 3 weken voor het festival. Controleer 1 week vooraf opnieuw de bezetting, aankomsttijd, instrumenten en aansluitingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een jazzfestival?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, podium, licht en geluid. Reserveer daarnaast 2 uur vóór de eerste act voor een volledige soundcheck en controle van microfoons, monitors en kabels.
Wanneer moet ik catering en drank bestellen voor een jazzfestival?: Bestel catering en houdbare barvoorraad 7 tot 10 dagen vooraf, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Koel dranken op de dag zelf enkele uren vooraf en zet hapjes kort voor opening klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.