Jamsessie organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een jamsessie staat of valt met een duidelijke planning en een complete technische voorbereiding. Leg de locatie en datum eerst vast, verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen en maak een optreedvolgorde. Reserveer apparatuur op tijd en controleer kabels, microfoons en versterkers vóór de opbouw. Op de dag zelf richt je de instrumentenhoek, geluidsinstallatie, ontvangsttafel en drankvoorziening in voordat de eerste muzikanten arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muzikanten inventariseren
Optreedvolgorde maken
2 personen
Apparatuur reserveren
Instrumenten en kabels controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Aanmeldlijst afdrukken
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Instrumentenhoek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Aanmeldtafel inrichten

Event

Muzikanten ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Huisregels toelichten
Openingsset begeleiden
2 personen
Optreedblokken begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
Koffie en thee bijvullen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Laatste set aankondigen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 50
Tafelsaantal 6
Muziekstandaardsaantal 10
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Mengpaneel
Speakersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Microfoonkabelsaantal 8
Instrumentkabelsaantal 12
DI-boxenaantal 2
Gitaarversterkersaantal 2
Basversterker
Elektronisch keyboard
Drumstel
Stemapparaataantal 2
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Werklampenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Koffiezetapparaat

Decoratie

Richtingsbordenaantal 6
Naamstickersaantal 60

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck minimaal 60 minuten vóór de start. Test niet alleen microfoons en speakers, maar ook monitorluidsprekers, DI-boxen, versterkers en alle kabelverbindingen.
Maak de optreedvolgorde uiterlijk 2 dagen vooraf en druk de aanmeldlijst af. Zo weet je bij binnenkomst wie speelt, wie wacht en welke muzikanten nog ontbreken.
Zet de instrumentenhoek niet in de looproute. Reserveer ruimte voor het drumstel, keyboard, versterkers en muziekstandaards en plak losse kabels direct vast met gaffer tape.
Koel dranken minstens 3 uur voor opening en zet koffie en thee apart klaar. Met koelboxen, thermoskannen en herbruikbare bekers voorkom je een opstopping bij één tafel.
Open de locatie minstens 2 uur voor aanvang. Ventileer eerst, zet daarna tafels en stoelen neer, hang de verlichting op en richt de aanmeldtafel in voordat muzikanten worden ontvangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jamsessie organiseren?: Leg locatie en datum bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 week voor de jamsessie de aanmeldingen, dieetwensen en bezetting kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een jamsessie?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, instrumenten, geluidsapparatuur, verlichting en catering. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor de geluidscheck, zodat je problemen met kabels of microfoons nog kunt oplossen.
Wanneer maak ik de optreedvolgorde voor een jamsessie?: Maak de volgorde uiterlijk 2 dagen voor de jamsessie. Houd rekening met de beschikbare muzikanten en instrumenten en leg een geprinte versie klaar bij de aanmeldtafel.
Hoeveel microfoons en kabels heb ik nodig voor een jamsessie?: Tel per gelijktijdig gebruikte microfoon één microfoonstandaard en één microfoonkabel. Controleer bovendien minstens 2 reservekabels en voldoende stekkerdozen en verlengkabels voordat de apparatuur wordt opgesteld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.