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Jam-Session organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Bei einer Jam-Session müssen Musiker, Instrumente und Tontechnik zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Kläre zuerst Termin, Raum und Anmeldungen, bevor du Equipment reservierst oder einkaufst. Am Veranstaltungstag zählen ein früher Aufbau, ein vollständiger Soundcheck und ein klarer Empfang für Musiker und Besucher. Diese Checkliste führt dich von der Vorbereitung bis zum letzten Kabel durch die nötigen Schritte.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musiker erfassen

  • Ablaufreihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Ausrüstung reservieren

  • Instrumente und Kabel überprüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Anmeldeliste ausdrucken

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Instrumentenecke einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

Event

  • Musiker empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Hausregeln erläutern

  • Eröffnungsset begleiten

    2 Personen

  • Auftrittsblöcke begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Letzte Set ankündigen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Instrumente sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 50
  • TischeAnz. 6
  • NotenständerAnz. 10
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • MikrofonkabelAnz. 8
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • DI-BoxenAnz. 2
  • GitarrenverstärkerAnz. 2
  • Bassverstärker
  • Elektronische Tastatur
  • Schlagzeug
  • AbstimmgerätAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • ArbeitslampenAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 3
  • Kaffeemaschine

Dekoration

  • WegweiserAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 60

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • BlechdosenAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf und richte die Instrumentenecke ein, bevor die Technik angeschlossen wird.
  • Schließe Mikrofone, Instrumente, DI-Boxen und Verstärker nicht erst beim Soundcheck an. Prüfe jedes Kabel vorher und markiere lose Leitungen mit Gaffer Tape.
  • Lege die Reihenfolge der Musiker spätestens 3 Tage vorher fest. So weißt du, welche Instrumente, Mikrofone und Notenständer gleichzeitig auf der Bühne gebraucht werden.
  • Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Kaffee und Tee bereit. Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn gekühlt werden.
  • Richte den Anmeldetisch 30 Minuten vor dem Einlass ein und drucke die Anmeldeliste vorher aus. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung, nicht erst beim Snack-Buffet.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jam-Session?
Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Instrumentenecke, Tonanlage und Beleuchtung ein. Für einen ausführlichen Soundcheck solltest du zusätzlich 30 bis 45 Minuten reservieren.
Wann sollte ich Musiker für eine Jam-Session anmelden lassen?
Versende die Einladungen mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldeliste 3 bis 5 Tage vorher, damit du Ablauf, Technik und Verpflegung anpassen kannst.
Wie viele Mikrofone brauche ich für eine Jam-Session?
Plane mindestens ein Mikrofon pro gleichzeitig singender Person und ein zusätzliches Mikrofon für Ansagen ein. Prüfe außerdem, ob für Schlagzeug und Verstärker separate Mikrofone benötigt werden.
Wie viel Getränke brauche ich für eine Jam-Session?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Kühlboxen und wiederverwendbare Becher sollten vor dem Einlass bereitstehen.

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