Checklist voor een goed georganiseerde innovatieworkshop

Een innovatieworkshop staat of valt met een strak programma en werkbare voorbereiding. Leg eerst datum, locatie, begeleider en werkvormen vast; regel daarna deelnemers, materialen en catering. Plan extra tijd voor het testen van de beamer, laptop, HDMI-kabels en werkstations. Op deze checklist zie je ook de praktische zaken die vaak pas op de ochtend zelf opvallen, zoals bewegwijzering, naambadges, koffie en een duidelijke zaalindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Workshopbegeleider vastleggen
Programma uitwerken
2 personen
Werkvormen selecteren
2 personen
Deelnemerslijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Presentatie controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Naambadges maken
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Werkstations inrichten
3 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
Workshopdoelen toelichten
Inspiratiesessie begeleiden
2 personen
Ideeëngeneratie begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Ideeën clusteren
3 personen
Concepten uitwerken
4 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Conceptpresentaties begeleiden
2 personen
Feedbackronde begeleiden
2 personen
Netwerkborrel serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Afval tussentijds verwijderen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Deelnemersbedankje versturen
Presentatiemateriaal delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Buffettafelaantal 2
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze presenter
Whiteboardsaantal 4
Flip-oversaantal 4
Timeraantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelzakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Drinkglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffielepelsaantal 40

Decoratie

Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordjesaantal 8
Vaasjesaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Workshopmateriaal

Stiftenaantal 80
Post-itsaantal 20
A4-papieraantal 500
A3-papieraantal 100
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 20
Plakbandaantal 10
Ducttapeaantal 4
Stemstickersaantal 500
Kleurkaartenaantal 100
Touwaantal 2
Kartonaantal 50
Kleefgumaantal 10

Tips

Plan naast het programma minstens 30 minuten voor opbouw en 15 minuten voor een volledige techniektest. Controleer de presentatie op de laptop en leg HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen vooraf klaar.
Stem het aantal tafels, stoelen en werkstations af op de groepsindeling. Zet whiteboards en flip-overs zo neer dat elke groep ze kan gebruiken zonder het zicht op het projectiescherm te blokkeren.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de workshop en geef het definitieve aantal deelnemers daarna door aan de catering. Zo voorkom je dat hapjes, servies of drank tekortschieten.
Stuur de herinnering uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, locatie, route, eventuele voorbereiding en vraag deelnemers om hun dieetwensen nog één keer te controleren.
Richt de ontvangst in voordat de eerste deelnemer binnenkomt: zet de registratietafel, badgehouders en pijlbordjes klaar. Reserveer ook een vaste plek voor jassen en tassen, zodat de werktafels vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een innovatieworkshop organiseren?: Leg datum, locatie en workshopbegeleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je voldoende tijd houdt voor aanmeldingen, groepsindeling en materiaalvoorbereiding.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een innovatieworkshop?: Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, werkstations, registratie en koffie. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten voor de beamer, presentatie en overige techniek.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen definitief maken?: Maak de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor de workshop definitief en verzamel dieetwensen op hetzelfde moment. Gebruik dat aantal voor de groepsindeling, werkbladen en cateringbestelling.
Wat moet ik de dag voor een innovatieworkshop controleren?: Controleer 1 werkdag vooraf de presentatie, laptop, beamer, HDMI-kabel, stroomvoorziening en timer. Leg ook naambadges, werkbladen en presentatiemateriaal per werkstation klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.