Checklist pour organiser un atelier d’innovation

Un atelier d’innovation demande plus qu’un bon programme : il faut coordonner l’animateur, les participants, les groupes, le matériel et les pauses. Cette checklist rassemble 58 tâches et 57 fournitures, dans l’ordre où vous pouvez les traiter. Vous y trouverez notamment la préparation des feuilles de travail, le test de la présentation, l’installation des postes et la mise en place du café. Utilisez-la pour suivre l’avancement sans attendre la veille pour régler les détails techniques ou alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver l’animateur de l’atelier
Élaborer le programme
2 personnes
Sélectionner les activités
2 personnes
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Répartir les groupes de participants
2 personnes
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Vérifier la présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les postes de travail
3 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
Expliquer les objectifs de l’atelier
Animer une séance d’inspiration
2 personnes
Encadrer la génération d'idées
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Regrouper les idées
3 personnes
Élaborer les concepts
4 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Animer les présentations de concept
2 personnes
Animer le tour de feedback
2 personnes
Servir le cocktail réseau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Évacuer les déchets au fur et à mesure

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Distribuer le matériel de présentation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Table de buffetqté 2
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Présentateur sans fil
Tableaux blancsqté 4
Chevaletsqté 4
Minuterieqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Sacs isothermesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à boireqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Cuillères à caféqté 40

Décoration

Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Nappesqté 8
Panneaux de directionqté 8
Petits vasesqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Matériel d'atelier

Marqueursqté 80
Post-itqté 20
Papier A4qté 500
Papier A3qté 100
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 20
Ruban adhésifqté 10
Ruban adhésifqté 4
Autocollants de voteqté 500
Cartes de couleurqté 100
Cordeqté 2
Cartonqté 50
Pâte adhésiveqté 10

Conseils

Bloquez la date, le lieu et l’animateur avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour aligner le programme et les disponibilités.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis envoyez un rappel quelques jours avant l’atelier. Cela évite de découvrir les régimes particuliers après la commande du catering.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les rallonges au moins 24 heures avant. Gardez aussi les multiprises accessibles, plutôt que derrière les tables déjà installées.
Préparez les groupes, les badges nominatifs et les feuilles de travail avant l’arrivée des participants. Installez les panneaux de direction et la table d’inscription pour que l’accueil ne bloque pas le démarrage.
Prévoyez une vraie séquence d’installation le jour J : tables, chaises, postes de travail, tableaux blancs, chevalets, minuterie et matériel de présentation doivent être en place avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un atelier d’innovation ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et l’animateur, construire le programme, inviter les participants et commander le catering.
Quand envoyer les invitations pour un atelier d’innovation ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, généralement 3 à 4 semaines avant. Relancez les inscrits quelques jours avant avec les horaires, les besoins pratiques et les éventuelles consignes.
Quand tester le matériel technique de l’atelier ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant, puis vérifiez les branchements à l’installation. Testez ensemble le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, les rallonges et le présentateur sans fil.
Que préparer la veille d’un atelier d’innovation ?: Préparez les feuilles de travail, les badges, la répartition des groupes et le matériel des postes de travail la veille. Confirmez aussi le catering et mettez de côté les éléments d’accueil, notamment les panneaux de direction et la table d’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.