Checklist para organizar un taller de innovación
Organizar un taller de innovación requiere coordinar el programa, la sala, los grupos y muchos materiales en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha, reservar el espacio y cerrar el facilitador; después puedes trabajar las dinámicas y las inscripciones. En los días previos tendrás que confirmar preferencias dietéticas, preparar las hojas de trabajo, dividir a los participantes y probar la tecnología. Esta checklist reúne 58 tareas y 57 elementos para llegar al taller con todo listo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Contratar al facilitador del taller
Desarrollar el programa
2 personas
Seleccionar dinámicas
2 personas
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Dividir los grupos de participantes
2 personas
Preparar hojas de trabajo
2 personas
Comprobar la presentación
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar los puestos de trabajo
3 personas
Preparar el material de presentación
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
Montar la mesa de registro
2 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Servir café y té
2 personas
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
Explicar los objetivos del taller
Coordinar la sesión de inspiración
2 personas
Facilitar la generación de ideas
3 personas
Rellenar las bebidas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Agrupar ideas
3 personas
Desarrollar los conceptos
4 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger vajilla y vasos
2 personas
Coordinar presentaciones de concepto
2 personas
Dirigir la ronda de feedback
2 personas
Servir el cóctel de networking
2 personas
Rellenar las bebidas
Retirar la basura de vez en cuando
Seguimiento
Recoger el catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
Enviar agradecimiento a los participantes
Distribuir el material de presentación
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 40
- Mesa del bufécant. 2
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 4
- Presentador inalámbrico
- Pizarras blancascant. 4
- Pizarras de hojascant. 4
- Temporizadorcant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Cubiertos de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 6
- Bolsas isotérmicascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Cucharillas de cafécant. 40
Decoración
- Credencialescant. 40
- Portabadgescant. 40
- Mantelescant. 8
- Carteles de flechascant. 8
- Jarroncitoscant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Catering
- Compras
Limpieza
- Papelelerascant. 6
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Material del taller
- Rotuladorescant. 80
- Post-itscant. 20
- Papel A4cant. 500
- Papel A3cant. 100
- Tijerascant. 20
- Barras de pegamentocant. 20
- Cinta adhesivacant. 10
- Cinta americanacant. 4
- Pegatinas para votarcant. 500
- Tarjetas de colorescant. 100
- Cuerdacant. 2
- Cartóncant. 50
- Masilla adhesivacant. 10
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la sala antes de enviar invitaciones. Así sabrás cuántas plazas ofrecer y podrás explicar a los participantes la duración y la dinámica del taller.
- Envía el recordatorio cuando las inscripciones estén cerradas y vuelve a comprobar las preferencias dietéticas. Hazlo al menos 3 días antes para ajustar el catering y las compras.
- Divide los grupos antes del montaje y prepara las credenciales con antelación. Coloca las tarjetas de identificación en la mesa de registro para evitar perder tiempo al recibir a los participantes.
- Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI y el presentador inalámbrico el día anterior. Comprueba también los alargadores y las regletas: suelen faltar justo cuando se montan varios puestos de trabajo.
- Reserva tiempo para montar la sala, no solo para colocar las sillas. Marca la distribución, prepara las pizarras, las hojas de trabajo, el temporizador y el punto de café antes de que llegue el primer grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de innovación?
- Empieza a reservar la sala y contratar al facilitador entre 4 y 6 semanas antes. Deja cerrados el programa, las dinámicas y las inscripciones al menos 2 semanas antes del taller.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones al taller?
- Envíalas cuando la fecha, la sala y el programa básico estén confirmados, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Cierra las inscripciones unos 7 días antes para poder dividir los grupos y pedir el catering.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de un taller de innovación?
- Prueba durante 30 minutos el proyector, la pantalla, el portátil, el HDMI y el presentador inalámbrico. También revisa la distribución de las mesas, los puestos de trabajo, las credenciales y las hojas de trabajo.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para un taller?
- Pídelo entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas el número de inscritos y sus preferencias dietéticas. Confirma la cantidad y la hora de entrega el día anterior.
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