Animatieworkshop organiseren: checklist en planning

Een animatieworkshop loopt soepel als deelnemers, techniek en materialen vóór de start op elkaar aansluiten. Bevestig eerst de locatie en verwerk aanmeldingen, inclusief dieetwensen. Test daarna projectie, geluid en apparaten en richt per tafel een complete werkplek in. Op de dag zelf zorg je voor een duidelijke ontvangst, registratie, koffie en thee en een korte uitleg van het programma. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke details vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshoplocatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma naar deelnemers sturen
Benodigdheden controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Werkbladen printen
Naambadges maken
Dranken koud zetten
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Projectie en geluid aansluiten
2 personen
Werkplekken inrichten
3 personen
Materialen per tafel verdelen
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshopprogramma toelichten
Animatievoorbeelden tonen
Storyboardopdracht uitleggen
Storyboardopdracht begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Animaties opnemen
3 personen
Animaties monteren
3 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Eindresultaten presenteren
2 personen
Deelnemers bedanken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Werktafels schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Ruimte terugzetten
3 personen
Vloer schoonmaken
Overgebleven eten koelen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersbestanden versturen
Locatie netjes opleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Tafelkleedaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Tabletsaantal 6
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Koptelefoonsaantal 12
Statiefjesaantal 6
LED-lampjesaantal 6
USB-sticksaantal 6

Keuken

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 24
Pijlenbordjesaantal 6
Presentatiebord

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmer
Microvezeldoekenaantal 8

Workshopmateriaal

Tekenpapieraantal 200
Storyboardvellenaantal 30
Schetsboekenaantal 24
Potlodensetsaantal 24
Kleurpotlodensetsaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Finelinersaantal 24
Gummenaantal 24
Puntenslijpersaantal 12
Scharenaantal 24
Lijmstiftenaantal 24
Plakbandrollenaantal 12
Kleefgumaantal 6
Kleiaantal 12
Achtergrondkartonaantal 30
Knutselkartonaantal 100
Linialenaantal 12
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Werkmapjesaantal 24
Pennensetsaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de techniek uiterlijk één dag vooraf: test projector, projectiescherm, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels met de laptop of tablet die je tijdens de workshop gebruikt.
Maak werkplekken per tafel compleet voordat deelnemers binnenkomen. Verdeel materialen vooraf, leg werkbladen klaar en controleer of elke deelnemer een naambadge en toegang tot de benodigde apparatuur heeft.
Stuur het programma en praktische informatie minstens 3 dagen vooraf. Vermeld begin- en eindtijd, route, wat deelnemers zelf meenemen en wanneer je uiterlijk dieetwensen nodig hebt.
Plan de ontvangst 30 minuten voor de start. Zet de deelnemerslijst en naambadges klaar, registreer aanwezigheid en plaats pijlenbordjes vanaf de ingang naar de workshopruimte.
Zet koffie, thee en water vóór de opening klaar en houd dranken koud tot het serveermoment. Controleer na afloop ook de werkplekken, afvalbakken en vloer; een stofzuiger en dweilset worden vaak vergeten bij het opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een animatieworkshop organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de techniekcontrole en materiaalcontrole uiterlijk 1 dag voor de workshop.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een animatieworkshop klaar te zetten?: Reken op minstens 2 uur voorbereiding op locatie voor tafels, stoelen, werkplekken, techniek, materialen en ontvangsttafel. Open de locatie daarnaast 30 minuten vóór de deelnemers arriveren.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een animatieworkshop verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Zo kun je koffie, thee, dranken en eventuele catering gericht inkopen.
Welke techniek moet ik vóór een animatieworkshop testen?: Test minimaal 1 dag vooraf de laptop of tablet, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, geluid, stekkerdozen en verlengkabels. Controleer ook of alle apparaten voldoende zijn opgeladen en of bestanden op een USB-stick beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.