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Innovationsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Innovationsworkshop steht und fällt mit einem klaren Ablauf und gut vorbereiteten Arbeitsplätzen. Lege zuerst Termin, Raum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst oder Materialien bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Gruppenaufteilung, Techniktest und Verpflegung. Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 bis 90 Minuten für Raumaufbau, Registrierung, Präsentation und die einzelnen Arbeitsstationen ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Workshopleiter festlegen

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Lernmethoden auswählen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Teilnehmergruppen einteilen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentation prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Arbeitsstationen einrichten

    3 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Begrüßungspräsentation halten

    2 Personen

  • Workshop-Ziele erläutern

  • Inspirationssession moderieren

    2 Personen

  • Ideensammlung begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Ideen clustern

    3 Personen

  • Konzepte ausarbeiten

    4 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    2 Personen

  • Konzeptpräsentationen begleiten

    2 Personen

  • Feedbackrunde moderieren

    2 Personen

  • Netzwerk-Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Abfall zwischendurch entfernen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Präsentationsmaterial teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • Buffet-TischAnz. 2
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Kabelloser Presenter
  • WhiteboardsAnz. 4
  • FlipchartsAnz. 4
  • TimerAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierbesteckAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühltaschenAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • TrinkgläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • KaffeelöffelAnz. 40

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 40
  • BadgehalterAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 8
  • VasenAnz. 6

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • MülleimerAnz. 6
  • AbfalltrennbehälterAnz. 3
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Workshopmaterial

  • StifteAnz. 80
  • Post-itsAnz. 20
  • A4-PapierAnz. 500
  • A3-PapierAnz. 100
  • ScherenAnz. 20
  • KlebestifteAnz. 20
  • KlebebandAnz. 10
  • GewebeklebebandAnz. 4
  • StimmaufkleberAnz. 500
  • FarbkartenAnz. 100
  • SeilAnz. 2
  • KartonAnz. 50
  • KlebestiftAnz. 10

Tipps

  • Schließe Programm und Lernmethoden spätestens 3 Wochen vor dem Workshop ab. Erst dann lassen sich Arbeitsblätter, Präsentation, Gruppen und benötigte Materialien zuverlässig vorbereiten.
  • Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Termin. So bleiben dir mindestens 3 Werktage, um Teilnehmergruppen und Ernährungswünsche zu planen.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Presenter und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Öffne die Präsentation auf dem tatsächlich verwendeten Laptop und prüfe Bild, Ton und Stromanschlüsse.
  • Richte pro Arbeitsstation die benötigten Whiteboards oder Flipcharts, Arbeitsblätter und Schreibmaterialien vor Beginn vollständig her. Eine Reserve von 10 Prozent bei Papier und Namensschildern verhindert Verzögerungen durch Nachdruck oder vergessene Anmeldungen.
  • Plane den Kaffeebereich mindestens 30 Minuten vor Einlass ein und stelle Kaffee, Wasser, Tassen, Gläser, Teller und Servierbesteck bereit. Halte Snacks und Getränke getrennt von den Arbeitsflächen, damit Unterlagen und Technik sauber bleiben.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Innovationsworkshop organisieren?
Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Termin, Raum und Workshopleitung. Programm und Lernmethoden sollten 3 Wochen vor dem Termin feststehen, Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher verschickt werden.
Wann sollte ich die Technik für einen Innovationsworkshop testen?
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Presenter und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 Minuten für einen kurzen Funktionstest am aufgebauten Platz ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Innovationsworkshops?
Rechne bei einem normalen Workshop mit 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Arbeitsstationen, Präsentationsmaterial und Kaffeebereich. Bei mehreren Gruppen oder einem unbekannten Raum solltest du 30 Minuten Reserve einplanen.
Wann muss ich Catering und Ernährungswünsche für den Workshop klären?
Erfasse Ernährungswünsche bis zum Ende der Anmeldefrist, spätestens 7 Tage vor dem Workshop. Bestelle das Catering danach und bestätige die endgültige Teilnehmerzahl etwa 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung.

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