Innovatiebeurs organiseren: een complete checklist

Een innovatiebeurs vraagt om meer dan een zaal met tafels en een programma. Je regelt tegelijk exposanten, sprekers, aanmeldingen, standindeling, techniek, catering en bewegwijzering. Begin met locatie, datum en programma, en werk daarna toe naar bevestigingen, materialen en de opbouw. Met 69 taken en 66 soorten spullen houdt deze checklist ook de details bij die vaak pas op de beursdag opvallen, zoals ontbrekende HDMI-kabels, naamkaartjes of dieetwensen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Sprekers uitnodigen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst bijhouden
Standindeling maken
2 personen
Catering bestellen
Techniekbehoeften inventariseren
2 personen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes opmaken
Plattegrond opmaken
Programma afdrukken
Bewegwijzering afdrukken
Exposanten bevestigen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Polsbandjes sorteren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Exposanten herinneren
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standwanden plaatsen
3 personen
Exposantenstands inrichten
6 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Programma zichtbaar ophangen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing exposanten geven
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Presentaties starten
Microfoon doorgeven
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Catering aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Netwerkronde begeleiden
2 personen
Fotomoment begeleiden
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Exposanten laten afbouwen
2 personen

Nazorg

Gebruikte glazen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Catering opruimen
2 personen
Standmaterialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Exposanten bedanken
Bezoekersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Tafelrokkenaantal 24
Standwandenaantal 16
Folderrekkenaantal 12
Barkrukkenaantal 16

Servies

Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Dessertbordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Koffielepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 16
USB-opladersaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtstandaardsaantal 4

Decoratie

Naambordhoudersaantal 30
Standbordenaantal 16
Programmapostersaantal 8
Bewegwijzerbordenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 24
Plantenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Schilderstapeaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 60
Naambadgesaantal 150
Lanyardsaantal 150
Clipboardmappenaantal 6
Stiftenaantal 24
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Pennenbakjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Flessenopenersaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling vast zodra de exposantenlijst grotendeels compleet is. Reserveer per stand niet alleen een tafel, maar controleer ook hoeveel standwanden, folderrekken, tafelrokken en stroompunten nodig zijn.
Vraag techniekbehoeften uiterlijk twee weken voor de beurs op. Test daarna per presentatieruimte de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-kabels, microfoon en presentatieklikker; neem per ruimte minstens één reservekabel mee.
Sluit de registratie niet af zonder dieetwensen en contactgegevens van exposanten te controleren. Maak naamkaartjes en polsbandjes per groep gesorteerd klaar, zodat vrijwilligers bij binnenkomst niet voor 100 losse kaartjes hoeven te zoeken.
Bestel catering op basis van het verwachte aantal deelnemers plus ongeveer 10 procent reserve. Houd bij hapjes en servies rekening met meerdere rondes: serveerschalen, serveertangen, dessertborden, vorken en herbruikbare glazen zijn snel verspreid over stands en pauzeruimtes.
Plan de laatste controle op de dag vóór de beurs. Loop met plattegrond en programma door de locatie, controleer bewegwijzering, standborden, LED-lampen, verlenghaspels en stekkerdozen en leg opladers en powerbanks op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een innovatiebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met locatie, datum, programma, exposanten en sprekers. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, techniekbehoeften, catering, drukwerk en bevestigingen.
Hoeveel exposanten passen op een innovatiebeurs?: Dat hangt af van de zaal en de gekozen standindeling, maar bepaal eerst hoeveel vierkante meter je per stand nodig hebt en houd ruimte vrij voor looproutes. Leg de definitieve indeling uiterlijk 3 weken vooraf vast, zodat standwanden, tafels en stroom tijdig geregeld zijn.
Wanneer moet ik de catering voor een innovatiebeurs bestellen?: Plaats de bestelling ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf en werk het aantal bij zodra de aanmeldingen sluiten. Tel circa 10 procent reserve mee en geef dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf door.
Welke techniek heb ik nodig voor een innovatiebeurs?: Controleer per presentatieruimte minimaal een beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, presentatieklikker en microfoon. Test alles uiterlijk 1 dag vooraf en leg minstens één reserve-HDMI-kabel, verlenghaspel en stekkerdoos klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.