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Innovationsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Innovationsmesse steht und fällt mit vielen kleinen Abstimmungen: Location, Programm, Aussteller, Technik und Besucherregistrierung müssen zusammenpassen. Beginne mehrere Monate vorher mit Termin, Raum und Programm und halte Aussteller sowie Redner mit festen Fristen auf dem Laufenden. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Standaufteilung, Präsentationen, Namensschilder, Beschilderung und Catering. Am Veranstaltungstag brauchst du zusätzlich einen klaren Aufbauplan und eingeteilte Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Redner einladen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste pflegen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Technikbedarf erfassen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Namensschilder gestalten

  • Grundriss erstellen

  • Programm drucken

  • Beschilderung drucken

  • Aussteller bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

  • Armbänder sortieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Aussteller erinnern

  • Namenskarten sortieren

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Standwände aufstellen

    3 Personen

  • Ausstellerstände einrichten

    6 Personen

  • Stromanschlüsse anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Programm sichtbar aufhängen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

  • Aussteller briefen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher orientieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Präsentationen starten

  • Mikrofon weitergeben

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Catering auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Netzwerkrunde betreuen

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Benutzte Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    2 Personen

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Aussteller bedanken

  • Besucher-E-Mail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 120
  • StehtischeAnz. 8
  • TischröckeAnz. 24
  • StandwändeAnz. 16
  • ProspektständerAnz. 12
  • BarhockerAnz. 16

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 120
  • ServierplattenAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 16
  • USB-LadegeräteAnz. 8
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichtständerAnz. 4

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 30
  • StandschilderAnz. 16
  • Programmatische PosterAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 24
  • PflanzenAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 100
  • AbdeckbandAnz. 8
  • Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
  • StifteAnz. 60
  • NotizblöckeAnz. 60
  • NamensschilderAnz. 150
  • LanyardsAnz. 150
  • KlemmbrettmappenAnz. 6
  • StifteAnz. 24
  • ScherenAnz. 8
  • TackerAnz. 4
  • KlammernAnz. 8
  • StiftehalterAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServiertablettsAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 6

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Standaufteilung und Grundriss spätestens 14 Tage vor der Messe fest. So kannst du Tische, Standwände, Stehtische und Prospektständer passend zur Ausstellerzahl einplanen.
  • Fordere Präsentationen und Technikbedarf 7 Tage vorher verbindlich an. Prüfe Beamer, Projektionsleinwände, Laptops, HDMI- und Verlängerungskabel nicht erst beim Aufbau.
  • Verschicke die letzte Aussteller-Erinnerung 3 bis 5 Tage vor Beginn. Ergänze Anreise, Standnummer, Aufbauzeit und eine Telefonnummer für Rückfragen.
  • Erfasse Ernährungswünsche bis zum Ende der Anmeldefrist und gib die endgültige Personenzahl spätestens 5 Werktage vor der Messe an das Catering weiter. Plane Snacks, Kaffee und Geschirr für die bestätigten Anmeldungen plus etwa 10 Prozent Reserve.
  • Sortiere Namenskarten, Namensschildhalter und Armbänder am Vortag nach Aussteller und Helfer. Lege außerdem Programm, Beschilderung, Präsentationsklicker und Powerbanks in beschriftete Kisten, damit beim Einlass nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Innovationsmesse organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Location, Termin und Programm. Einladungen an Aussteller und Redner sollten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Messetag verschickt werden.
Wann soll ich Aussteller zu einer Innovationsmesse einladen?
Lade Aussteller 8 bis 12 Wochen vorher ein und setze eine Anmeldefrist von etwa 4 Wochen. Bestätige Standnummer, Aufbauzeit und technische Anforderungen spätestens 7 Tage vor der Messe.
Wie viel Reserve brauche ich beim Catering für eine Innovationsmesse?
Bestelle für die bestätigte Teilnehmerzahl plus ungefähr 10 Prozent Reserve. Die endgültige Zahl solltest du 5 Werktage vorher melden, damit Ernährungswünsche und Geschirr noch berücksichtigt werden können.
Wann muss die Technik für eine Innovationsmesse geprüft werden?
Erfasse den Technikbedarf 2 bis 3 Wochen vorher und führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, Laptops, Mikrofone, HDMI-Kabel, Stromversorgung und Präsentationsklicker.

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