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Checklist para organizar una feria de innovación

Organizar una feria de innovación implica coordinar expositores, ponentes, visitantes y equipos técnicos en un mismo programa. Empieza reservando el lugar y fijando la fecha; después confirma quién participa, abre las inscripciones y asigna cada puesto. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar el plano, recopilar presentaciones, pedir el catering e imprimir la señalización. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Reservar el lugar

  • Fijar la fecha y el programa

    2 personas

  • Invitar a los expositores

    2 personas

  • Invitar a los ponentes

  • Crear formulario de inscripción

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Gestionar inscripciones

    2 personas

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Llevar la lista de expositores

  • Hacer el plano de puestos

    2 personas

  • Pedir el catering

  • Inventariar las necesidades técnicas

    2 personas

  • Recopilar las presentaciones

  • Diseñar las tarjetas de nombre

  • Diseñar el plano

  • Imprimir el programa

  • Imprimir la señalización

  • Confirmar expositores

    2 personas

  • Programar voluntarios

  • Clasificar las pulseras

  • Hacer la compra

    2 personas

  • Comprobar los materiales

    2 personas

  • Recordar a los expositores

  • Clasificar las tarjetas con nombres

    2 personas

  • Preparar aperitivos

    3 personas

  • Enfriar las bebidas

    2 personas

  • Montar mesas y sillas

    4 personas

  • Instalar los paneles del stand

    3 personas

  • Montar los stands de los expositores

    6 personas

  • Conectar los puntos de electricidad

    2 personas

  • Probar presentaciones

    2 personas

  • Montar la mesa de registro

    2 personas

  • Montar la mesa de catering

    2 personas

  • Colgar señalización

    2 personas

  • Colgar el programa a la vista

  • Dar briefing al equipo de recepción

    3 personas

  • Dar briefing a los expositores

    2 personas

Evento

  • Abrir las puertas

    2 personas

  • Registrar a los visitantes

    3 personas

  • Repartir las tarjetas con nombres

    2 personas

  • Orientar a los visitantes

    2 personas

  • Servir café y té

    2 personas

  • Apoyar a los expositores

    2 personas

  • Iniciar presentaciones

  • Pasar el micrófono

  • Servir aperitivos

    3 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Reponer el catering

    2 personas

  • Vaciar los contenedores de basura

    2 personas

  • Comprobar los baños

  • Coordinar la ronda de networking

    2 personas

  • Coordinar el momento de fotos

  • Anunciar la última ronda

  • Guiar a los visitantes hacia la salida

    2 personas

  • Permitir que los expositores desmonten

    2 personas

Seguimiento

  • Recoger los vasos usados

    3 personas

  • Lavar la vajilla

    2 personas

  • Recoger el catering

    2 personas

  • Reunir materiales del stand

    4 personas

  • Recoger mesas y sillas

    4 personas

  • Apagar la técnica

    2 personas

  • Recoger la basura

    3 personas

  • Limpiar el espacio

    3 personas

  • Retirar la señalización

    2 personas

  • Inventariar materiales

    2 personas

  • Devolver los objetos prestados

    2 personas

  • Guardar la catering sobrante

    2 personas

  • Agradecer a los expositores

  • Enviar correo a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Mesascant. 24
  • Sillascant. 120
  • Mesas altascant. 8
  • Faldones para mesascant. 24
  • Paredes para standscant. 16
  • Expositores para folletoscant. 12
  • Taburetes de barcant. 16

Vajilla

  • Vasos reutilizablescant. 150
  • Tazas de cafécant. 120
  • Bandejascant. 120
  • Platos de postrecant. 150
  • Tenedorescant. 150
  • Cucharillas de cafécant. 120
  • Bandejas de servircant. 20
  • Pinzas de servircant. 12

Equipo

  • Proyectorcant. 2
  • Pantallas de proyeccióncant. 2
  • Portátilescant. 2
  • Cables HDMIcant. 4
  • Enrollacablescant. 8
  • Regletascant. 16
  • Cargadores USBcant. 8
  • Micrófonos inalámbricoscant. 2
  • Soportes para micrófonocant. 2
  • Pulsadores de presentacióncant. 2
  • Baterías externascant. 4

Iluminación

  • Lámparas LEDcant. 8
  • Soportes de iluminacióncant. 4

Decoración

  • Portanombrescant. 30
  • Carteles de standcant. 16
  • Pósteres del programacant. 8
  • Paneles de señalizacióncant. 12
  • Decoración de mesacant. 24
  • Plantascant. 12
  • Bridascant. 100
  • Cinta de pintorcant. 8
  • Cinta adhesiva de doble caracant. 6
  • Bolígrafoscant. 60
  • Bloc de notascant. 60
  • Credencialescant. 150
  • Lanyardscant. 150
  • Carpetas portapapelescant. 6
  • Rotuladorescant. 24
  • Tijerascant. 8
  • Grapadorascant. 4
  • Grapascant. 8
  • Portalápicescant. 12

Cocina

  • Máquinas de cafécant. 3
  • Teterascant. 3
  • Termoscant. 8
  • Neveras portátilescant. 6
  • Contenedores para hielocant. 4
  • Tablas de cortarcant. 4
  • Cuchillo de chefcant. 4
  • Bandejas de servircant. 20
  • Bandejas de serviciocant. 8
  • Dispensadores de bebidascant. 4
  • Abrebotellascant. 6

Limpieza

  • Aspiradora
  • Fregonascant. 3
  • Cuboscant. 3
  • Sets de escobacant. 2
  • Guantes de limpiezacant. 6
  • Papeleracant. 10
  • Contenedores de separación de residuoscant. 4

Catering

  • Compras

Consejos

  • Cierra el lugar y el programa antes de enviar invitaciones: los expositores necesitan conocer la fecha, los horarios y el espacio disponible para preparar su participación.
  • Pide las necesidades técnicas junto con la confirmación de cada expositor. Comprueba con varios días de antelación los portátiles, proyectores, cables HDMI, regletas y micrófonos.
  • Haz el plano de puestos cuando tengas la lista de expositores confirmada. Deja pasillos despejados y reserva espacio para mesas, paredes de stand, expositores de folletos y mesas altas.
  • Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga el catering con tiempo suficiente para ajustar cantidades. Prepara también vasos reutilizables, tazas, bandejas, platos y cubiertos.
  • No dejes la identificación para la mañana del evento: imprime el programa, la señalización y las tarjetas con nombres, y clasifica las pulseras y los portanombres por grupos al menos un día antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de innovación?
Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y fija el programa; deja las últimas 2 semanas para confirmar expositores, cerrar el plano, recopilar presentaciones y revisar los equipos.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a una feria de innovación?
Envíalas cuando la fecha, el lugar y el programa básico estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Mantén abiertas las inscripciones durante varias semanas y envía un recordatorio 7 días antes.
¿Cuándo se confirma el catering para una feria?
Pide el catering al menos 10 días antes y entrega las preferencias dietéticas actualizadas con 5 días de margen. Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas, no de las invitaciones enviadas.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a la feria?
Revisa el plano de puestos, la lista de expositores, las tarjetas con nombres, las pulseras, la señalización y el programa. Haz una prueba de 30 minutos con el proyector, las pantallas, los micrófonos, los cables y las presentaciones.

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