Organiser un Salon de l’innovation sans rien oublier
Un Salon de l’innovation demande de coordonner les exposants, les intervenants, les inscriptions et la logistique des stands. Commence par réserver le lieu, fixer la date et construire le programme, puis avance vers les invitations et le matériel. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, trier les badges, vérifier la technique et préparer l’accueil. Cette checklist rassemble les 69 tâches et 66 fournitures du plan, dans un ordre facile à suivre.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Inviter les intervenants
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Tenir à jour la liste des exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Commander le catering
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer les badges nominatifs
Réaliser le plan du site
Imprimer le programme
Impression de la signalétique
Confirmer les exposants
2 personnes
Planifier les bénévoles
Trier les bracelets
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rappeler les exposants
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
3 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Afficher le programme bien en vue
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Faire le briefing des exposants
2 personnes
Événement
Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Lancer les présentations
Passer le micro
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitailler le catering
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer le tour de réseautage
2 personnes
Animer le moment photo
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Démonter les stands des exposants
2 personnes
Suivi
Rassembler les verres utilisés
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Remercier les exposants
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 120
- Tables hautesqté 8
- Jupes de tableqté 24
- Panneaux de standqté 16
- Présentoirs à dépliantsqté 12
- Tabourets de barqté 16
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 120
- Plateauxqté 120
- Assiettes à dessertqté 150
- Fourchettesqté 150
- Cuillères à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 20
- Pinces de serviceqté 12
Équipement
- Vidéoprojecteurqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Ordinateurs portablesqté 2
- Câbles HDMIqté 4
- Rallonges électriquesqté 8
- Multiprisesqté 16
- Chargeurs USBqté 8
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Cliques de présentationqté 2
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
Décoration
- Porte-nomsqté 30
- Panneaux de standqté 16
- Affiches du programmeqté 8
- Panneaux de signalisationqté 12
- Décoration de tableqté 24
- Plantesqté 12
- Serre-câblesqté 100
- Ruban de masquageqté 8
- Ruban adhésif double faceqté 6
- Stylosqté 60
- Blocs-notesqté 60
- Badges nominatifsqté 150
- Lanyardsqté 150
- Chemises à pinceqté 6
- Marqueursqté 24
- Ciseauxqté 8
- Agrafeusesqté 4
- Agrafesqté 8
- Pots à stylosqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 20
- Plateaux de serviceqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 6
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 10
- Bacs de tri des déchetsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu avant de lancer les invitations : vérifie notamment le nombre de tables, chaises, tables hautes et panneaux de stand disponibles. Garde aussi une marge pour les espaces de circulation et les présentoirs à dépliants.
- Fixe une date et un programme suffisamment tôt pour inviter les exposants et les intervenants avec des horaires précis. Demande les présentations avant la dernière semaine afin de tester les ordinateurs portables, le vidéoprojecteur, les écrans et les câbles HDMI.
- Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement, puis transforme les réponses en liste opérationnelle. Utilise les besoins alimentaires pour commander le catering et prévois les tasses, verres réutilisables, assiettes, couverts et plateaux de service.
- Prépare les badges nominatifs et le plan du site avant le jour J, puis trie les badges par ordre alphabétique ou par catégorie. Cette étape évite de faire attendre les visiteurs pendant que les exposants installent leurs stands.
- Fais une vérification technique complète la veille : rallonges, multiprises, chargeurs USB, microphones sans fil, pieds de micro, batteries externes et éclairage LED. Prépare aussi les en-cas et rappelle les exposants pour confirmer leur heure d’arrivée et leurs besoins.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un Salon de l’innovation ?
- Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, fixer le programme, inviter les exposants et recueillir les besoins techniques et alimentaires.
- Quand envoyer les invitations pour un Salon de l’innovation ?
- Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant l’événement, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Fais un rappel 10 à 14 jours avant la date, puis confirme les exposants quelques jours avant.
- Combien de temps avant faut-il commander le catering ?
- Passe la commande au moins 7 jours avant le Salon, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires suffisamment stabilisés. Prévois ensuite les quantités de vaisselle, de verres et de plateaux nécessaires au service.
- Quand préparer les badges et la signalétique ?
- Prépare les badges nominatifs et imprime le programme 3 à 5 jours avant l’événement. Installe ou regroupe la signalétique, le plan du site et les panneaux de stand la veille pour corriger rapidement les dernières erreurs.
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