Checklist voor een informatiebijeenkomst organiseren

Een informatiebijeenkomst staat of valt met een strak programma, duidelijke registratie en techniek die vooraf is getest. Begin met datum, zaal, sprekers en onderwerpen en werk daarna toe naar uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel vragen en dieetwensen voordat je de catering en het programma definitief maakt. In de laatste week controleer je presentaties, print je hand-outs en naamkaartjes en pak je alle materialen per onderdeel in. Zo blijft er op de dag zelf tijd over voor ontvangst en begeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd bevestigen
Zaalreservering bevestigen
Programma vaststellen
2 personen
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vragen van deelnemers verzamelen
Presentaties ontvangen
Presentaties controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
Techniek testen
2 personen
Plattegrond van de zaal maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's en hand-outs printen
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
bewegwijzering ophangen
Briefingsmap klaarleggen
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen verzamelen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dieetwensen controleren
Vragenronde begeleiden
2 personen
Informeel napraten begeleiden
3 personen
Laatste dranken serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen inladen
3 personen
Zaal afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Aanwezigheidslijst verwerken
Opname en bestanden archiveren
Informatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Tafelkleedaantal 10

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laserpointer

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Drinkglazenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Tafelbordjesaantal 10
Bewegwijzeringsbordenaantal 6
Pennenaantal 30

Catering

Programma'saantal 100
Informatiefoldersaantal 100
Notitieblokkenaantal 90
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Tips

Plan de techniekstest uiterlijk één werkdag vooraf. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon, speakers en stroompunten samen, niet alleen afzonderlijk.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de bijeenkomst af. Gebruik de definitieve lijst om catering, naamkaartjes, hand-outs en de zaalopstelling op aantallen af te stemmen.
Vraag dieetwensen en inhoudelijke vragen mee met het aanmeldformulier. Geef sprekers een vaste deadline voor hun presentatie, zodat je bestanden nog kunt controleren en samenvoegen.
Maak de plattegrond vóór je de zaal inricht. Reserveer een duidelijke registratietafel, plaats bewegwijzering bij de ingang en houd ruimte vrij voor kapstokken en looproutes.
Pak op de ochtend zelf een aparte registratieset in met aanwezigheidslijst, naamkaartjes en pennen. Open de zaal op tijd, test nogmaals het geluid en zet koffie, water en hand-outs klaar voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een informatiebijeenkomst organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, zaal, programma en sprekers. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de bijeenkomst, zodat je genoeg aanmeldingen en vragen verzamelt.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een informatiebijeenkomst versturen?: Stuur ze 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de bijeenkomst af, zodat je aantallen, dieetwensen, catering en naamkaartjes definitief kunt maken.
Wanneer moet ik de techniek voor een informatiebijeenkomst testen?: Test alle apparatuur uiterlijk één werkdag vooraf en nogmaals bij het openen van de zaal. Controleer daarbij beeld, geluid, aansluitkabels, verlengsnoeren en stekkerdozen met de presentatie die je echt gebruikt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een informatiebijeenkomst klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de zaal, de zaalopstelling, registratie, techniek, catering en bewegwijzering. Plan extra tijd als tafels, stoelen of apparatuur nog moeten worden verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.