Checkliste für eine Informationsveranstaltung
Eine Informationsveranstaltung steht und fällt mit klaren Zuständigkeiten, einem verlässlichen Ablauf und funktionierender Technik. Bestätigen Sie zuerst Termin, Raum, Programm und Referenten, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Danach folgen Teilnehmerfragen, Präsentationen, Catering und die Vorbereitung des Saals. Am Veranstaltungstag brauchen Sie neben Laptop, Beamer und Mikrofon auch einen festen Ablauf für Aufbau, Registrierung und Abbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Uhrzeit bestätigen
Raumbuchung bestätigen
Programm festlegen
2 Personen
Redner und Themen bestätigen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Fragen von Teilnehmern sammeln
Präsentationen entgegennehmen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Cateringmengen festlegen
Technik testen
2 Personen
Saalplan erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programme und Handouts drucken
2 Personen
Anwesenheitsliste drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien einpacken
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Saal öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks und Obst bereitstellen
3 Personen
Beschilderung aufhängen
Briefingmappe bereitlegen
Empfangsteam einweisen
3 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnung betreuen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Fragen sammeln
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Diätwünsche prüfen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Informellen Austausch moderieren
3 Personen
Letzte Getränke servieren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Reste sicher verstauen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Materialien einladen
3 Personen
Saal abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Anwesenheitsliste bearbeiten
Aufnahmen und Dateien archivieren
Informationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckeAnz. 10
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laserpointer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- TrinkgläserAnz. 90
- TellerAnz. 90
- BestecksetsAnz. 90
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- NamensschilderAnz. 100
- TischschilderAnz. 10
- WegweiserAnz. 6
- StifteAnz. 30
Catering
- ProgrammeAnz. 100
- InformationsbroschürenAnz. 100
- NotizblöckeAnz. 90
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 4
Tipps
- Legen Sie Programm, Themen und Referenten früh fest und setzen Sie eine Frist für Präsentationen. Prüfen Sie die Dateien spätestens am Vortag auf Format, Ton und benötigte Anschlüsse.
- Planen Sie die Registrierung nicht erst beim Einlass: Drucken Sie Anwesenheitsliste und Namensschilder vorab und richten Sie einen Registrierungstisch mit Stiften und Wegweisern ein.
- Erfassen Sie Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung. Legen Sie die Cateringmengen erst fest, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist, und rechnen Sie Getränke für die gesamte Veranstaltungsdauer.
- Testen Sie die komplette Technik mindestens einmal im Raum: Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel. Ein einzelner Funktionstest am Schreibtisch reicht dafür nicht aus.
- Holen Sie den Standortschlüssel rechtzeitig ab und planen Sie für das Aufstellen von Tischen und Stühlen mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Öffnen Sie den Saal erst, wenn Sitzplan, Technik und Unterlagen bereitliegen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Informationsveranstaltung planen?
- Beginnen Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Raumbuchung, Programm und Referenten. Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor der Veranstaltung verschickt werden, damit Anmeldungen und Rückfragen noch bearbeitet werden können.
- Wann sollte die Technik für eine Informationsveranstaltung getestet werden?
- Testen Sie die Technik spätestens am Vortag und wiederholen Sie den Test am Veranstaltungsort mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Prüfen Sie dabei auch HDMI-Kabel, Stromversorgung, Mikrofon und Lautsprecher.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Informationsveranstaltung?
- Planen Sie für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Wegweiser und Technik mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Bei einem unbekannten Raum oder mehreren Präsentationen sind 2 Stunden realistischer.
- Wann müssen Handouts und Namensschilder fertig sein?
- Drucken und sortieren Sie Handouts, Programme, Anwesenheitsliste und Namensschilder spätestens am Vortag. So bleibt am Veranstaltungstag mindestens 30 Minuten Puffer für fehlende Anmeldungen oder kurzfristige Änderungen.
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