Checklist pour organiser une réunion d’information

Une réunion d’information réussie repose surtout sur une préparation dans le bon ordre. Commencez par verrouiller la date, la salle, le programme et les intervenants, puis ouvrez les inscriptions avec les bonnes questions. Les derniers jours servent à vérifier les présentations, la technique, les quantités de restauration et l’accueil des participants. Cette checklist vous aide à ne rien oublier, du formulaire d’inscription à l’installation des tables et des chaises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
Confirmer la réservation de la salle
Définir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les questions des participants
Recevoir les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
Tester la technique
2 personnes
Établir le plan de la salle
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes et les flyers
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Installer la signalisation
Préparer le dossier de briefing
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l’ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Vérifier les demandes alimentaires
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Animer les échanges informels
3 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Fermer la salle
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter la liste de présence
Archiver l’enregistrement et les fichiers
Renvoyer les informations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2
Nappeqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Enceintes portablesqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pointeur laser

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à boireqté 90
Assiettesqté 90
Couvertsqté 90
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Pancartes de tableqté 10
Panneaux de signalisationqté 6
Stylosqté 30

Catering

Programmesqté 100
Brochures d’informationqté 100
Blocs-notesqté 90
Courses

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 4

Conseils

Bloquez la salle et l’horaire avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions, les questions et les besoins alimentaires.
Demandez les présentations plusieurs jours avant la réunion, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur. Vérifiez aussi le câble HDMI, les rallonges, les multiprises et le micro sans fil.
Calculez la restauration à partir du nombre d’inscrits confirmé, avec une petite marge de 5 à 10 %. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille lorsque c’est possible.
Préparez les badges nominatifs, les programmes et la liste de présence avant le jour J. Gardez quelques stylos supplémentaires à la table d’inscription : ils disparaissent souvent dès l’accueil.
Arrivez au moins 60 minutes avant le début pour récupérer les clés, ouvrir la salle et installer les tables, les chaises, l’écran et les panneaux de signalisation. Faites ensuite un essai technique complet avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’information ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la réunion. Prévoyez une relance 5 à 7 jours avant la date limite d’inscription afin d’obtenir un effectif fiable.
Combien de temps prévoir pour installer une réunion d’information ?: Comptez au moins 60 minutes pour une installation simple, et 90 minutes si vous utilisez un vidéoprojecteur, un micro et des enceintes. Gardez 15 minutes supplémentaires pour résoudre un problème de câble ou de son.
Quand confirmer le traiteur et les quantités de boissons ?: Faites un premier calcul une semaine avant, puis confirmez les quantités 2 à 3 jours avant l’événement, après traitement des dernières inscriptions. Ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les boissons et les en-cas.
Que faut-il vérifier avec les intervenants avant la réunion ?: Confirmez leur présence, leur sujet et la durée prévue au moins 7 jours avant. Demandez leur présentation 3 à 5 jours avant, puis testez-la avec votre ordinateur et votre vidéoprojecteur.

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