Checklist para organizar una reunión informativa sin olvidos
Una reunión informativa necesita más preparación que reservar una sala y enviar una invitación. Hay que cerrar el programa, coordinar a los ponentes, controlar las inscripciones y comprobar que la presentación funciona antes de que llegue el público. Esta checklist reúne 59 tareas y 39 materiales para avanzar en orden, desde la fecha y el formulario de inscripción hasta la apertura de la sala y el catering. Úsala para detectar a tiempo lo que suele quedar pendiente.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y hora
Confirmar reserva del salón
Establecer el programa
2 personas
Confirmar ponentes y temas
2 personas
Crear formulario de inscripción
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar preguntas de los participantes
Recibir presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Determinar las cantidades del catering
Probar la técnica
2 personas
Hacer el plano del salón
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir los programas y los folletos
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Hacer la compra
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Abrir la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
Colgar la señalización
Preparar la carpeta de briefing
Instruir al equipo de recepción
3 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Encargarse de la inauguración
Coordinar presentaciones
2 personas
Recopilar preguntas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Comprobar las necesidades dietéticas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Coordinar la charla informal posterior
3 personas
Servir las últimas bebidas
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Cargar los materiales
3 personas
Cerrar el salón
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Procesar la lista de asistencia
Archivar la grabación y los archivos
Reenviar la información
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
- Mantelcant. 10
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Puntero láser
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 90
- Platoscant. 90
- Cubiertoscant. 90
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Jarras de aguacant. 6
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Carteles de mesacant. 10
- Carteles de señalizacióncant. 6
- Bolígrafoscant. 30
Catering
- Programascant. 100
- Folletos informativoscant. 100
- Bloc de notascant. 90
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 4
Consejos
- Cierra la fecha, la sala, el programa y los ponentes antes de enviar las invitaciones. Si falta uno de esos cuatro datos, tendrás que corregir comunicaciones y formularios después.
- Envía el formulario de inscripción con una fecha límite concreta y pregunta también por las preferencias dietéticas. Recopila las preguntas de los participantes antes de cerrar el programa para ajustar los temas.
- Pide las presentaciones con varios días de antelación y haz una prueba técnica completa en la sala. Comprueba el portátil, el proyector, el cable HDMI, el micrófono y los altavoces, no solo que haya enchufes.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y deja preparada una pequeña reserva para imprevistos. Enfría las bebidas y prepara café, agua y aperitivos antes de abrir el registro.
- Prepara el plano de mesas y sillas, las tarjetas de nombre, los programas y la lista de asistencia el día anterior. Reserva al menos 60 minutos antes del inicio para recoger las llaves, abrir la sala y montar el espacio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión informativa?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan varios ponentes o necesitas gestionar inscripciones. Deja cerrados el programa, la sala y los temas al menos 3 semanas antes; reserva la última semana para presentaciones, catering y materiales.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una reunión informativa?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción aproximadamente 5 días antes del encuentro. Así puedes ajustar las cantidades del catering, las tarjetas de nombre y la distribución de la sala.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación de 30 minutos el mismo día. Prueba cada presentación, el proyector, el sonido, el micrófono, los cables y el puntero láser.
- ¿Cuánto catering calcular para una reunión informativa?
- Calcula las cantidades según el número de inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas recibidas. Para una pausa breve, prevé aproximadamente 2 bebidas por persona y una ración de aperitivo por asistente, más un 10 % de margen.
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