Checklist voor een incentivereis organiseren
Een incentivereis vraagt meer voorbereiding dan alleen een hotel en een programma boeken. Je moet deelnemersgegevens, dieetwensen, kamerindeling, vervoer en activiteiten op elkaar laten aansluiten. Deze checklist helpt je van de eerste deelnemerslijst tot het vertrekpunt, inclusief documenten, badges, noodcontacten en deelnemerspakketten. Werk per deadline en controleer adressen, routes en weersverwachting opnieuw voordat je de definitieve informatie verstuurt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Hotelkamers reserveren
Activiteiten reserveren
Diner reserveren
Vervoer reserveren
Programma uitwerken
Deelnemers indelen
Kamerindeling maken
Activiteitsgroepen indelen
Route en adressen controleren
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Noodcontacten verzamelen
Polsbandjes en badges maken
2 personen
Reisdocumenten afdrukken
Deelnemerspakket samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Deelnemerspakket klaarzetten
2 personen
Vertrekpunt klaarzetten
2 personen
Aanwezigheidslijst klaarleggen
Event
Bagagelabels uitdelen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Deelnemers informeren over programma
Bagage verzamelen
3 personen
Vertrek begeleiden
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Hotelincheck begeleiden
2 personen
Kamersleutels uitdelen
2 personen
Activiteit uitleggen
2 personen
Activiteitsgroepen begeleiden
4 personen
Water en snacks uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepsfoto maken
Dinerlocatie begeleiden
2 personen
Diner en dieetwensen controleren
2 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Terugreis begeleiden
2 personen
Aanwezigheid bij terugreis controleren
2 personen
Nazorg
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Materiaal sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen reinigen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
Ongebruikte boodschappen opbergen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's veilig opslaan
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 35
- Kapstokkenaantal 3
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 40
- Herbruikbare wijnglazenaantal 35
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbaar bestekaantal 40
- Koffiekopjesaantal 35
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbladenaantal 6
- Scharenaantal 3
- Flessenopenersaantal 4
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Powerbanksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- EHBO-doos
- Zaklampenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 35
- Polsbandjesaantal 35
- Welkomstbord
- Vlaggenlijnaantal 4
Sportmateriaal
- Teamlintenaantal 6
- Markeerschijvenaantal 20
- Stopwatchaantal 2
- Opdrachtenmappenaantal 6
- Pennenaantal 40
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasteilaantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 3
Reisbenodigdheden
- Bagagelabelsaantal 40
- Documentmappenaantal 4
- Klembordenaantal 3
- Pennenhoudersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan uiterlijk 8 tot 12 weken voor vertrek de hotelkamers, activiteiten, het diner en het vervoer. Controleer tegelijk capaciteit, aanbetaling en annuleringsvoorwaarden.
- Sluit de deelnemersregistratie ongeveer 4 weken voor vertrek af. Gebruik daarna de definitieve lijst voor dieetwensen, contactgegevens, kamerindeling en activiteitsgroepen.
- Stuur deelnemersinformatie 7 tot 10 dagen vooraf met programma, vertrektijd, adressen, kledingadvies en noodcontact. Druk reisdocumenten af en bewaar een extra set bij de organisator.
- Maak het vertrekpunt minimaal 30 minuten voor de afgesproken vertrektijd gereed. Leg de aanwezigheidslijst, badges of polsbandjes, deelnemerspakketten en eventuele powerbanks op één vaste plek klaar.
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, route en adressen. Zet dranken koud, laad draagbare speakers en controleer verlengkabels, stekkerdozen, microfoon en materiaal voor de activiteiten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een incentivereis organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor vertrek. Voor een grotere groep of een reis met beperkte hotelcapaciteit is 3 tot 6 maanden voorbereiding verstandiger, zodat kamers, vervoer en activiteiten nog beschikbaar zijn.
- Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een incentivereis definitief maken?
- Maak de lijst ongeveer 4 weken voor vertrek definitief. Plan daarna nog 1 week voor het controleren van contactgegevens, dieetwensen, kamerindeling en activiteitsgroepen.
- Wat moet ik een week voor een incentivereis naar deelnemers sturen?
- Stuur 7 tot 10 dagen vooraf het programma, vertrekpunt, tijden, adressen, route-informatie, kledingadvies en contactgegevens van de organisatie. Vermeld ook wat deelnemers zelf moeten meenemen en wanneer zij uiterlijk aanwezig zijn.
- Wanneer controleer ik het weer en de route voor een incentivereis?
- Doe een eerste controle 3 tot 5 dagen vooraf en herhaal die 24 uur voor vertrek. Pas bij slecht weer het programma of de kledinginformatie aan en deel gewijzigde tijden of adressen direct met de deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!