Wat heb je nodig voor een incentivereis?

Voor een incentivereis heb je meer nodig dan alleen hotel- en activiteitenbevestigingen. Regel per deelnemer een herkenbaar naamkaartje of polsbandje, een deelnemerspakket en een actuele aanwezigheidslijst. Voor gezamenlijke momenten zijn herbruikbaar servies, koelboxen, thermoskannen en serveermateriaal nodig. Denk ook aan techniek voor uitleg en groepsmomenten: draagbare speakers, een microfoon, powerbanks en stroomverdeling. Controleer uiterlijk een week vooraf of alle spullen passen bij het programma, de groepsindeling en de weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 35
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Herbruikbare wijnglazenaantal 35
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Koffiekopjesaantal 35

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
EHBO-doos
Zaklampenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 35
Polsbandjesaantal 35
Welkomstbord
Vlaggenlijnaantal 4

Sportmateriaal

Teamlintenaantal 6
Markeerschijvenaantal 20
Stopwatchaantal 2
Opdrachtenmappenaantal 6
Pennenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 3

Reisbenodigdheden

Bagagelabelsaantal 40
Documentmappenaantal 4
Klembordenaantal 3
Pennenhoudersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Theeassortiment - 2 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Melk - 5 liter
- Havermelk - 3 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Appelsap - 4 liter
- Spa Blauw - 36 flessen
- Spa Rood - 12 flessen
- Bruiswater - 6 flessen
- IJsblokjes - 10 kilo
- Appels - 35 stuks
- Bananen - 35 stuks
- Druiven - 3 kilo
- Mueslirepen - 40 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Notenmix - 2 kilo
- Crackers - 4 pakken
- Hummus - 4 bakken
- Roomkaas - 3 kuipjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Gekookte ham - 1,5 kilo
- Gerookte kipfilet - 1,5 kilo
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Kruidenboter - 4 bakjes
- Stokbroden - 8 stuks
- Olijven - 4 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Zout - 1 bus
- Peper - 1 bus
- Olijfolie - 1 fles
- Citroensap - 2 flessen
- Koekjes - 6 pakken
- Brownies - 40 stuks
- Chocolade - 2 kilo
- Servetten - 5 pakken
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handgel - 4 flacons
- Vochtige doekjes - 4 pakken

Tips

Tel servies per eetmoment: reken voor elke deelnemer op 1 bord, 1 set bestek en 1 drinkglas; plan voor een diner bovendien wijnglazen als wijn wordt geschonken.
Maak deelnemerspakketten minimaal 3 dagen voor vertrek compleet. Leg naamkaartjes, polsbandjes, reisdocumenten, programma-informatie en eventuele opdrachtenmappen per persoon klaar.
Test speakers, microfoon, powerbanks en verlengkabels uiterlijk 24 uur voor vertrek. Neem per belangrijk apparaat minstens 1 opgeladen powerbank mee en controleer of stekkerdozen op de vertrek- en activiteitenlocatie bruikbaar zijn.
Zet gekoelde dranken pas op het laatste moment klaar: gebruik koelboxen en tel per persoon 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur van een ontvangstmoment. Leg flessenopeners zichtbaar bij de serveerplek.
Maak voor buitenactiviteiten één materiaalset per groep met teamlinten, markeerschijven, een stopwatch, opdrachtenmappen en pennen. Neem per groep 1 extra pen en reserveer minimaal 15 minuten voor het uitdelen en terugnemen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel deelnemerspakketten heb ik nodig voor een incentivereis?: Maak 1 pakket per aangemelde deelnemer en voeg 2 reservepakketten toe. Controleer de lijst opnieuw 3 dagen voor vertrek, omdat afmeldingen of last-minute deelnemers anders snel tot tekorten leiden.
Hoeveel glazen en borden moet ik meenemen voor een groepsdiner?: Neem per deelnemer 1 herbruikbaar bord, 1 bestekset en 1 drinkglas mee, plus 10% reserve. Voor 30 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 33 borden, 33 besteksets en 33 drinkglazen.
Wanneer moet ik de techniek voor een incentivereis testen?: Test draagbare speakers, microfoon, powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 24 uur vooraf. Controleer daarnaast op de dag zelf of alle accu’s volledig zijn opgeladen en of er een reserveoplossing voor stroom is.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor de ontvangst?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van het weer en de duur van de ontvangst. Koop gekoelde drank uiterlijk op de dag zelf in en houd extra water apart voor activiteiten buiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.