Zo organiseer je een incentivereis zonder losse eindjes

Een incentivereis organiseren begint niet bij het programma, maar bij een betrouwbare deelnemerslijst en duidelijke randvoorwaarden. Daarna leg je hotel, vervoer, activiteiten en diner vast voordat je groepen en tijden invult. Verzamel dieetwensen, noodcontacten en reisdocumenten vroeg; die informatie komt vaak te laat binnen. In de laatste week draait alles om controleren: adressen, route, weersverwachting, kamerindeling en de aanwezigheid op het vertrekpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Contactgegevens controleren
6
Hotelkamers reserveren
7
Activiteiten reserveren
8
Diner reserveren
9
Vervoer reserveren
10
Programma uitwerken
11
Deelnemers indelen
12
Kamerindeling maken
13
Activiteitsgroepen indelen
14
Route en adressen controleren
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Noodcontacten verzamelen
18
Polsbandjes en badges maken
2 personen
19
Reisdocumenten afdrukken
20
Deelnemerspakket samenstellen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Deelnemerspakket klaarzetten
2 personen
24
Vertrekpunt klaarzetten
2 personen
25
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

26
Bagagelabels uitdelen
2 personen
27
Deelnemers verwelkomen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Deelnemers informeren over programma
30
Bagage verzamelen
3 personen
31
Vertrek begeleiden
2 personen
32
Welkomstdrank serveren
2 personen
33
Hotelincheck begeleiden
2 personen
34
Kamersleutels uitdelen
2 personen
35
Activiteit uitleggen
2 personen
36
Activiteitsgroepen begeleiden
4 personen
37
Water en snacks uitdelen
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Groepsfoto maken
40
Dinerlocatie begeleiden
2 personen
41
Diner en dieetwensen controleren
2 personen
42
Diner serveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
45
Avondprogramma begeleiden
3 personen
46
Terugreis begeleiden
2 personen
47
Aanwezigheid bij terugreis controleren
2 personen

Nazorg

48
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
49
Materiaal sorteren
2 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Koelboxen reinigen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Locatie schoonmaken
3 personen
54
Geleende materialen retourneren
55
Ongebruikte boodschappen opbergen
56
Gevonden voorwerpen registreren
57
Foto's veilig opslaan
58
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 35
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Herbruikbare wijnglazenaantal 35
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Koffiekopjesaantal 35

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
EHBO-doos
Zaklampenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 35
Polsbandjesaantal 35
Welkomstbord
Vlaggenlijnaantal 4

Sportmateriaal

Teamlintenaantal 6
Markeerschijvenaantal 20
Stopwatchaantal 2
Opdrachtenmappenaantal 6
Pennenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 3

Reisbenodigdheden

Bagagelabelsaantal 40
Documentmappenaantal 4
Klembordenaantal 3
Pennenhoudersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk zes weken voor vertrek een deelnemerslijst en verstuur de uitnodigingen. Verwerk aanmeldingen direct en controleer per deelnemer naam, telefoonnummer en dieetwensen.
Reserveer hotelkamers, vervoer, activiteiten en diner pas nadat je het verwachte aantal deelnemers hebt vastgesteld, maar leg opties voor populaire onderdelen minimaal vier weken vooraf vast.
Werk het programma uit met realistische overstaptijd. Controleer per onderdeel de route, het adres en de groepsindeling; een activiteit die vijf minuten uitloopt kan het diner al onder druk zetten.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk zeven dagen voor vertrek. Vermeld vertrekpunt, tijden, adressen, kamerindeling, contactgegevens en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak de vertrekdag de avond ervoor fysiek klaar: leg de aanwezigheidslijst, badges, polsbandjes, reisdocumenten en deelnemerspakketten bij elkaar. Zet dranken koud en test speakers, microfoon, powerbanks en verlengkabels voordat de groep arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een incentivereis organiseren?: Begin ongeveer acht tot twaalf weken voor vertrek met de deelnemerslijst en de eerste reserveringen. Plan hotel, vervoer, activiteiten en diner uiterlijk vier weken vooraf definitief; zo houd je tijd over voor wijzigingen.
Wanneer moet je dieetwensen voor een incentivereis verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk twee weken voor vertrek. Geef de definitieve lijst daarna door aan hotel, dinerlocatie en eventuele cateraar.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een incentivereis?: Stuur de volledige informatie zeven dagen voor vertrek. Verstuur een laatste update 24 tot 48 uur vooraf als tijden, route of weersomstandigheden aanleiding geven tot wijzigingen.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor het vertrek van een incentivereis?: Plan minimaal 30 minuten voor het verzamelen en afvinken van de deelnemers, boven op de reistijd. Bij een grote groep of meerdere opstappunten is 45 tot 60 minuten veiliger.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.