Checklist para organizar un viaje de incentivos

Un viaje de incentivos necesita coordinación mucho antes de que el grupo llegue al punto de salida. Esta checklist reúne el orden práctico: confirmar participantes, cerrar hotel, actividades, cena y transporte, y preparar la información que cada persona necesitará. También contempla los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias alimentarias, los contactos de emergencia, la distribución de habitaciones y las acreditaciones. Úsala para avanzar desde la primera invitación hasta la recepción del grupo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar datos de contacto
Reservar habitaciones de hotel
Reservar actividades
Reservar cena
Reservar transporte
Desarrollar el programa
Asignar participantes
Crear la distribución de las habitaciones
Distribuir los grupos de actividades
Comprobar la ruta y las direcciones
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Recopilar contactos de emergencia
Hacer pulseras y credenciales
2 personas
Imprimir los documentos de viaje
Preparar el paquete de participantes
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el paquete de participantes
2 personas
Preparar el punto de salida
2 personas
Preparar la lista de asistencia

Evento

Repartir las etiquetas de equipaje
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Informar a los participantes sobre el programa
Recoger el equipaje
3 personas
Acompañar la salida
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Guiar el check-in del hotel
2 personas
Repartir las llaves de las habitaciones
2 personas
Explicar la actividad
2 personas
Acompañar a los grupos de actividad
4 personas
Repartir agua y snacks
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Hacer una foto de grupo
Supervisar la ubicación de la cena
2 personas
Comprobar la cena y las necesidades dietéticas
2 personas
Servir la cena
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la entrega de premios
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Coordinar el regreso
2 personas
Comprobar la asistencia al regreso
2 personas

Seguimiento

Recoger los objetos olvidados
2 personas
Clasificar el material
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar neveras portátiles
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver el material prestado
Guardar los víveres no utilizados
Registrar objetos perdidos
Guardar fotos de forma segura
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 4
Sillas plegablescant. 35
Percheroscant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 40
Copas de vino reutilizablescant. 35
Platos reutilizablescant. 40
Cubiertos reutilizablescant. 40
Tazas de cafécant. 35

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 3
Abrebotellascant. 4

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Baterías externascant. 4
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 3

Decoración

Mantelescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 35
Pulserascant. 35
Cartel de bienvenida
Guirnalda de banderinescant. 4

Material deportivo

Cintas del equipocant. 6
Discos de marcajecant. 20
Cronómetrocant. 2
Carpetas de tareascant. 6
Bolígrafoscant. 40

Limpieza

Papeleracant. 4
Palangana para lavarcant. 2
Cepillos para fregarcant. 3
Paños de microfibracant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 3

Artículos de viaje

Etiquetas de equipajecant. 40
Carpetas para documentoscant. 4
Portapapelescant. 3
Portabolígrafoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de participantes antes de confirmar habitaciones y actividades. Deja registrada la preferencia dietética de cada persona y comprueba los datos de contacto para no corregir reservas a última hora.
Prepara el programa con horarios, direcciones y responsables, y revisa la ruta antes del viaje. Envía la información a los participantes con varios días de margen, especialmente si hay cambios de transporte o actividades al aire libre.
Haz la distribución de habitaciones y grupos de actividades después de comprobar las inscripciones definitivas. Lleva una copia impresa y otra digital para resolver rápidamente ausencias o cambios en el punto de salida.
Prepara un paquete para cada participante con la documentación de viaje, la acreditación o pulsera, los horarios y los contactos de emergencia. Cuenta el material por persona y añade algunas unidades de reserva para evitar búsquedas durante la llegada.
Organiza la recepción con mesas, sillas, cartel de bienvenida y lista de asistencia. Enfría las bebidas con antelación y revisa baterías, cables, micrófono y altavoces antes de que empiece la primera actividad.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un viaje de incentivos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si incluye hotel, transporte y varias actividades. Reserva primero los servicios con menos disponibilidad y deja las últimas 2 semanas para confirmar participantes, documentación y horarios.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?: Intenta cerrarla al menos 3 semanas antes del viaje. Así tendrás tiempo para ajustar habitaciones, grupos, cenas, preferencias dietéticas y transporte sin pagar cambios de última hora.
¿Qué información hay que enviar a los participantes?: Envía el programa, horarios, direcciones, ruta, datos de transporte, contactos de emergencia y recomendaciones prácticas. Manda la versión final entre 5 y 7 días antes y reenvía cualquier cambio importante el mismo día.
¿Cuántos documentos y acreditaciones hay que preparar?: Prepara un paquete completo por participante y añade un 5-10 % de copias, pulseras, tarjetas de nombre y bolígrafos de reserva. Lleva además una copia de la lista de asistencia, la distribución de habitaciones y los contactos de emergencia.

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