Checkliste für die Incentive-Reise
Eine Incentive-Reise steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst brauchst du eine belastbare Teilnehmerliste, danach folgen Hotel, Aktivitäten, Dinner und Transport. In den letzten Tagen geht es um Zimmer- und Gruppeneinteilung, Reisedokumente, Teilnehmerpakete und den Startpunkt. Plane außerdem Zeit für Ernährungswünsche, Kontaktdaten, Wetterprüfung und Notfallkontakte ein – diese Punkte werden bei Gruppenreisen besonders leicht zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktdaten prüfen
Hotelzimmer reservieren
Aktivitäten reservieren
Diner reservieren
Transport reservieren
Programm ausarbeiten
Teilnehmer einteilen
Zimmeraufteilung erstellen
Aktivitätsgruppen einteilen
Route und Adressen prüfen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerinformationen versenden
Notfallkontakte sammeln
Armbänder und Badges erstellen
2 Personen
Reisedokumente ausdrucken
Teilnehmerpaket zusammenstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Teilnehmerpaket bereitstellen
2 Personen
Startpunkt vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste bereitlegen
Event
Gepäckanhänger verteilen
2 Personen
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Teilnehmer über das Programm informieren
Gepäck sammeln
3 Personen
Start begleiten
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Hotel-Check-in begleiten
2 Personen
Zimmerschlüssel ausgeben
2 Personen
Aktivität erklären
2 Personen
Aktivitätsgruppen begleiten
4 Personen
Wasser und Snacks ausgeben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gruppenfoto machen
Dinnerevent-Location betreuen
2 Personen
Abendessen und Diätwünsche prüfen
2 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Preisverleihung betreuen
2 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Rückreise begleiten
2 Personen
Anwesenheit bei der Rückreise prüfen
2 Personen
Nachbereitung
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
Material sortieren
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Kühlboxen reinigen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
Unbenutzte Einkäufe verstauen
Fundgegenstände registrieren
Fotos sicher speichern
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 4
- KlappstühleAnz. 35
- KleiderständerAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 40
- Wiederverwendbare WeingläserAnz. 35
- Mehrweg-TellerAnz. 40
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 35
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
- ScherenAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 4
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- PowerbanksAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Erste-Hilfe-Kasten
- TaschenlampenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 35
- ArmbänderAnz. 35
- Willkommensschild
- WimpelketteAnz. 4
Sportmaterial
- TeambänderAnz. 6
- MarkierscheibenAnz. 20
- StoppuhrAnz. 2
- AufgabenmappenAnz. 6
- StifteAnz. 40
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülwanneAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 3
Reiseutensilien
- GepäckanhängerAnz. 40
- DokumentenmappenAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 3
- StiftehalterAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Teilnehmerliste früh an und prüfe Namen, Kontaktdaten sowie Ernährungswünsche spätestens zwei Wochen vor der Reise. So kannst du Hotel, Dinner und Aktivitäten mit belastbaren Zahlen bestätigen.
- Reserviere Hotelzimmer, Aktivitäten, Dinner und Transport nicht erst kurz vor der Abreise. Für die Zimmer- und Gruppeneinteilung brauchst du die bestätigten Anmeldungen und die finale Teilnehmerzahl.
- Sende Programm, Adressen, Treffpunkte und wichtige Teilnehmerinformationen spätestens fünf bis sieben Tage vorher. Prüfe die Route zusätzlich am Vortag und halte die Wettervorhersage für die Aktivitäten im Blick.
- Bereite Teilnehmerpakete, Namensschilder, Armbänder, Badges und ausgedruckte Reisedokumente mindestens einen Tag vorher vor. Lege auch Teilnehmerliste und Notfallkontakte am Startpunkt griffbereit bereit.
- Plane die Ausstattung pro Programmpunkt statt nur pro Person: mobile Lautsprecher, Mikrofon, Powerbanks, Verlängerungskabel und Material für Aktivitätsgruppen sollten vor dem Start getestet und gesammelt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Incentive-Reise planen?
- Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Hotel und Aktivitäten. Spätestens zwei Wochen vor der Abreise sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Zimmer und Transport weitgehend bestätigt sein.
- Was muss eine Teilnehmerliste für eine Incentive-Reise enthalten?
- Erfasse mindestens vollständige Namen, Kontaktdaten, Anmeldung, Ernährungswünsche und relevante Notfallkontakte. Prüfe die Daten spätestens zwei Wochen vor der Reise und aktualisiere sie nach jeder Änderung.
- Wann verschickt man die Informationen zur Incentive-Reise?
- Sende Programm, Treffpunkte, Adressen, Transportdetails und Hinweise fünf bis sieben Tage vor der Abreise. Eine kurze Erinnerung mit Wetter- oder Routenänderungen folgt am Vortag.
- Was sollte am Tag vor der Incentive-Reise bereitliegen?
- Bereite Teilnehmerpakete, Namensschilder, Armbänder, Badges und Reisedokumente am Vortag vor. Stelle außerdem Getränke kalt, teste Lautsprecher und Mikrofon und lege Teilnehmerliste sowie Notfallkontakte am Startpunkt bereit.
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