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Checklist pour organiser un voyage incentive

Un voyage incentive demande une coordination précise entre les participants, l’hébergement, les activités et les déplacements. Commencez par confirmer les personnes et leurs besoins, puis verrouillez les réservations avant de construire le programme détaillé. Les dernières semaines servent surtout à répartir les groupes, préparer les documents et transmettre les informations utiles. Cette checklist vous aide à suivre les 58 tâches du projet sans oublier les détails qui compliquent souvent le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Établir la liste des participants

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les coordonnées

  • Réserver des chambres d’hôtel

  • Réserver les activités

  • Réserver un dîner

  • Réserver le transport

  • Élaborer le programme

  • Répartir les participants

  • Établir le plan des chambres

  • Répartir les groupes d’activités

  • Vérifier l'itinéraire et les adresses

  • Vérifier les prévisions météo

  • Envoyer les informations aux participants

  • Recueillir les contacts d'urgence

  • Créer des bracelets et des badges

    2 personnes

  • Imprimer les documents de voyage

  • Composer le pack participant

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le kit des participants

    2 personnes

  • Préparer le point de départ

    2 personnes

  • Préparer la liste des présences

Événement

  • Distribuer les étiquettes de bagages

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Informer les participants du programme

  • Rassembler les bagages

    3 personnes

  • Accompagner le départ

    2 personnes

  • Servir la boisson de bienvenue

    2 personnes

  • Accompagner l'enregistrement à l'hôtel

    2 personnes

  • Distribuer les clés des chambres

    2 personnes

  • Expliquer l'activité

    2 personnes

  • Encadrer les groupes d’activités

    4 personnes

  • Distribuer de l'eau et des snacks

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Prendre une photo de groupe

  • Encadrer le lieu du dîner

    2 personnes

  • Vérifier le dîner et les besoins alimentaires

    2 personnes

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Animer la remise des prix

    2 personnes

  • Encadrer le programme du soir

    3 personnes

  • Accompagner le retour

    2 personnes

  • Contrôler la présence au retour

    2 personnes

Suivi

  • Récupérer les objets oubliés

    2 personnes

  • Trier le matériel

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer les glacières

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

  • Ranger les courses non utilisées

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Sauvegarder les photos en toute sécurité

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 4
  • Chaises pliantesqté 35
  • Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 40
  • Verres à vin réutilisablesqté 35
  • Assiettes réutilisablesqté 40
  • Couverts réutilisablesqté 40
  • Tasses à caféqté 35

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Ciseauxqté 3
  • Tire-bouchonsqté 4

Équipement

  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphone
  • Batteries externesqté 4
  • Rallongesqté 3
  • Multiprisesqté 3
  • Trousse de premiers secours
  • Lampes de pocheqté 3

Décoration

  • Nappesqté 6
  • Badges nominatifsqté 35
  • Braceletsqté 35
  • Panneau d’accueil
  • Guirlande de fanionsqté 4

Matériel de sport

  • Rubans d’équipeqté 6
  • Disques de marquageqté 20
  • Chronomètreqté 2
  • Classeurs d’exercicesqté 6
  • Stylosqté 40

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Bac à vaisselleqté 2
  • Brosses à vaisselleqté 3
  • Chiffons microfibresqté 8
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Articles de voyage

  • Étiquettes de bagagesqté 40
  • Classeurs de documentsqté 4
  • Presse-papiersqté 3
  • Porte-stylosqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par la liste des participants et les inscriptions, puis recueillez les besoins alimentaires et les coordonnées. Fixez une date limite de réponse suffisamment tôt pour réserver les chambres et le transport sur une base fiable.
  • Réservez l’hôtel, les activités, le dîner et le transport avant de finaliser le programme. Vérifiez ensuite les adresses et l’itinéraire dans un même document afin d’éviter des horaires incompatibles entre deux étapes.
  • Préparez la répartition des chambres et des groupes d’activités après la clôture des inscriptions. Envoyez les informations aux participants au moins 7 jours avant le départ, avec le programme, les adresses et les consignes pratiques.
  • Constituez les badges, bracelets, documents de voyage et packs participants avant le jour du départ. Prévoyez une liste des présences et les contacts d’urgence imprimés, même si les informations sont aussi disponibles sur téléphone.
  • Contrôlez le matériel la veille : batteries externes, rallonges, multiprises, enceinte, microphone et chronomètre. Pour l’accueil et les repas, vérifiez aussi les verres réutilisables, les thermos, les glacières, les plateaux et les poubelles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un voyage incentive ?
Commencez idéalement 3 à 6 mois avant le départ, surtout si le groupe compte plusieurs chambres et activités. La liste des participants et les premières réservations doivent être lancées avant de détailler le programme.
Quand envoyer les invitations pour un voyage incentive ?
Envoyez les invitations dès que la période et le principe du voyage sont confirmés, puis fixez une date limite d’inscription 6 à 8 semaines avant le départ. Cela laisse le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Quand envoyer les informations aux participants ?
Envoyez le programme, les adresses, les horaires et les consignes au moins 7 jours avant le départ. Faites un rappel 24 à 48 heures avant, notamment pour le point de départ et les documents à emporter.
Que faut-il préparer la veille d’un voyage incentive ?
La veille, préparez les badges, bracelets, packs participants, documents, liste des présences et contacts d’urgence. Vérifiez aussi les prévisions météo, le matériel technique et les boissons à mettre au frais.

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