Horecabeurs organiseren: checklist van planning tot opening

Een horecabeurs vraagt om strakke planning, omdat exposanten, bezoekers, catering en techniek op dezelfde dag samenkomen. Leg eerst datum, openingstijden en locatie vast en werk daarna toe naar plattegrond, standindeling en het beursprogramma. Open online aanmeldingen op tijd, verzamel badgegegevens en dieetwensen en plan leveringen afzonderlijk met exposanten. In de laatste week controleer je aantallen, drukwerk, badges, koelproducten en alle materialen voor de opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Beursprogramma publiceren
Cateringafspraken bevestigen
2 personen
Standindeling bevestigen
2 personen
Exposanteninformatie versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Badgegegevens verzamelen
2 personen
Leveringen met exposanten plannen
2 personen
Drukwerkbestelling plaatsen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Personeelsrooster maken
2 personen
Eindstandaantallen bevestigen
Boodschappen bestellen
2 personen
Badges en polsbandjes sorteren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Koelproducten controleren
2 personen
Drukwerk en badges klaarleggen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Ontvangstruimte vrijmaken
2 personen
Standplaatsen afplakken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Exposantenstands opbouwen
6 personen
Stroompunten en kabels leggen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Koffiepunten inrichten
3 personen
Buffet en bar klaarzetten
4 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Dieetmaaltijden apart labelen
2 personen
Badgebalie testen
2 personen
Brandveiligheid controleren
2 personen
Laatste schoonmaak uitvoeren
3 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Techniek tijdens presentaties bedienen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Contactgegevens van exposanten verzamelen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Exposanten laten afbouwen
6 personen
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
Voedsel veilig verpakken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Achtergebleven spullen controleren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
Badgegegevens archiveren
Gevonden voorwerpen registreren
Exposantenfoto's delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurssystemenaantal 20
Tafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 20
Buffettafelsaantal 6
Registratietafelaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Terrasstoelenaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 150
Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 150
Bierglazenaantal 150
Bordenaantal 200
Dessertbordenaantal 150
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 30
Serveertraysaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 8
Inductiekookplatenaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesjesaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Koelcontainersaantal 4
Voedselthermometersaantal 3
Vershoudbakkenaantal 30
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6

Decoratie

Standbordenaantal 20
Tafelkleedsetsaantal 20
Plantenaantal 20
Menustandaardsaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 30
Polsbandjesaantal 250
Naambadgesaantal 250
Badgehoudersaantal 250
Pijlbordenaantal 20
Programmastandaardsaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 20
Sfeerverlichtingaantal 10

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling vóór je exposanteninformatie verstuurt. Vermeld per stand de plek, afmetingen, aankomsttijd en benodigde beurssystemen, tafels, stoelen of barkrukken.
Open online aanmeldingen uiterlijk 4 weken voor de beurs en sluit ze op een vast moment. Gebruik de definitieve lijst voor badges, polsbandjes, catering en de registratie aan de registratietafel.
Plan leveringen per exposant in tijdsblokken van 30 tot 60 minuten. Zo voorkom je dat meerdere voertuigen tegelijk bij de locatie aankomen en houd je de opbouwroute vrij.
Controleer de techniek tijdens een aparte ronde vóór de opbouw. Test laptops, beeldschermen, verlengkabels en stekkerdozen en leg per stand vast welke aansluiting nodig is.
Maak 2 dagen voor opening de laatste telling: bezoekers, exposanten, catering en servies. Zet drukwerk en badges klaar, controleer koelproducten en verzamel boodschappen pas nadat de eindstandaantallen zijn bevestigd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een horecabeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, plattegrond en exposantenwerving. Open de bezoekersaanmelding ongeveer 4 weken voor de beurs en bevestig de eindstandaantallen 2 tot 3 dagen vooraf.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een horecabeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen bij voorkeur 10 tot 12 weken voor de beurs. Verstuur de definitieve exposanteninformatie uiterlijk 2 weken vooraf, inclusief standindeling, laad- en lostijden, parkeerinformatie en technische afspraken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een horecabeurs?: Reserveer minimaal 4 uur voor opbouw wanneer beurssystemen, tafels, registratie, catering en techniek tegelijk moeten worden geplaatst. Plan leveringen in tijdsblokken en laat vóór opening minstens 60 minuten over voor een eindcontrole.
Wanneer moet ik badges en catering voor een horecabeurs regelen?: Verzamel badgegegevens en dieetwensen tot uiterlijk 1 week voor de beurs. Bevestig de catering en bestel boodschappen zodra de eindstandaantallen 2 tot 3 dagen vooraf definitief zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.