Checklist pour organiser un salon de l’hôtellerie-restauration

Un salon professionnel se prépare par étapes, car les exposants, les visiteurs, le catering et la technique dépendent les uns des autres. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu, puis construisez le plan des stands et lancez les invitations. Dans les dernières semaines, centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires, les badges et les livraisons. Cette checklist vous aide à suivre les 74 tâches du projet jusqu’à l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver le lieu
Créer le plan du salon
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier le programme du salon
Confirmer les prestations de catering
2 personnes
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Collecter les informations des badges
2 personnes
Planifier les livraisons avec les exposants
2 personnes
Passer la commande d'impression
Vérifier le matériel technique
2 personnes
Établir le planning du personnel
2 personnes
Confirmer les quantités finales
Commander les courses
2 personnes
Trier les badges et les bracelets
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Préparer les impressions et les badges
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Libérer l’espace d’accueil
2 personnes
Marquer les emplacements avec du ruban
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands des exposants
6 personnes
Installer les points d’alimentation et les câbles
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Aménager les points café
3 personnes
Mettre en place le buffet et le bar
4 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Étiqueter séparément les repas spéciaux
2 personnes
Tester le comptoir des badges
2 personnes
Vérifier la sécurité incendie
2 personnes
Effectuer le nettoyage final
3 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Gérer la technique pendant les présentations
Servir les repas diététiques
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Collecter les coordonnées des exposants
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter les stands des exposants
6 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les objets oubliés
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Archiver les données des badges
Enregistrer les objets trouvés
Partager les photos des exposants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Systèmes de salonqté 20
Tablesqté 30
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 20
Tables de buffetqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Portantsqté 3
Poubellesqté 12
Chaises de terrasseqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 150
Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 150
Verres à bièreqté 150
Assiettesqté 200
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 200
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plaques à inductionqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4
Thermomètres alimentairesqté 3
Boîtes de conservationqté 30
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6

Décoration

Panneaux de standqté 20
Sets de nappesqté 20
Plantesqté 20
Supports de menuqté 20
Porte-nomsqté 30
Braceletsqté 250
Badges nominatifsqté 250
Porte-badgesqté 250
Panneaux indicateursqté 20
Pupitres de programmeqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 20
Éclairage d’ambianceqté 10

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 30

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’inviter les exposants : prévoyez ensuite plusieurs semaines pour confirmer les stands, recueillir les informations pratiques et publier le programme.
Ouvrez les inscriptions en ligne dès que les horaires et le programme sont suffisamment stables. Demandez en même temps les informations nécessaires aux badges, au parking et aux besoins alimentaires.
Demandez à chaque exposant ses besoins de livraison et d’installation avant de finaliser le plan du salon. Regroupez les créneaux afin d’éviter les arrivées simultanées et les couloirs encombrés.
Vérifiez le matériel technique avec le plan des stands : ordinateurs portables, écrans, rallonges et multiprises doivent être affectés à des emplacements précis, pas seulement comptés dans un inventaire.
Dans les derniers jours, confirmez les quantités finales, récupérez les courses et contrôlez les produits réfrigérés. Triez ensuite les badges et les bracelets avant d’acheminer tout le matériel sur le site.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de l’hôtellerie-restauration ?: Ouvrez-les dès que la date, les horaires et les informations essentielles du programme sont confirmés, idéalement 4 à 8 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand confirmer la disposition des stands ?: Confirmez la disposition au plus tard 2 à 3 semaines avant l’ouverture. Les exposants doivent encore recevoir les informations d’accès, les consignes de livraison et l’emplacement prévu pour leur stand.
Combien de temps prévoir pour préparer les badges ?: Prévoyez au moins une demi-journée pour trier les badges et les bracelets, puis une marge d’une journée pour corriger les informations manquantes. Faites cette vérification après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions.
Quand commander le catering et les boissons ?: Confirmez les prestations et les quantités finales quelques jours avant le salon, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez une petite marge pour les visiteurs et exposants ajoutés au dernier moment.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.