Checklist para organizar una feria de hostelería sin olvidos

Una feria de hostelería necesita más coordinación que una jornada de puertas abiertas: hay expositores, stands, catering, acreditaciones y entregas que deben encajar. Empieza por fijar fecha, horario y lugar; después cierra el plano, las invitaciones y las inscripciones. Durante la última semana, confirma asistentes, preferencias dietéticas, necesidades técnicas y entregas. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele llegar tarde, como la impresión, los productos refrigerados o la información de aparcamiento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Reservar el lugar
Crear el plano de la feria
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir inscripciones online
Publicar el programa de la feria
Confirmar los acuerdos de catering
2 personas
Confirmar la distribución del stand
2 personas
Enviar información a los expositores
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Recopilar datos de las acreditaciones
2 personas
Planificar entregas con los expositores
2 personas
Realizar pedido de impresión
Comprobar el material técnico
2 personas
Hacer el horario del personal
2 personas
Confirmar los números finales de asistencia
Pedir la compra
2 personas
Clasificar acreditaciones y pulseras
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
Preparar la impresión y las acreditaciones
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Despejar la zona de recepción
2 personas
Marcar las plazas
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands de expositores
6 personas
Instalar puntos de corriente y cables
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Montar puntos de café
3 personas
Preparar el buffet y la barra
4 personas
Preparar aperitivos
5 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Etiquetar por separado las comidas especiales
2 personas
Probar el mostrador de acreditaciones
2 personas
Comprobar la seguridad contra incendios
2 personas
Realizar la limpieza final
3 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Operar la técnica durante las presentaciones
Servir comidas especiales
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Recopilar los datos de contacto de los expositores
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Permitir que los expositores desmonten
6 personas
Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
Empaquetar los alimentos de forma segura
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar objetos olvidados
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la comida sin usar
2 personas
Archivar los datos de las acreditaciones
Registrar objetos perdidos
Compartir fotos de expositores
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sistemas de feriacant. 20
Mesascant. 30
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 20
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de registrocant. 2
Percheroscant. 3
Papeleracant. 12
Sillas de terrazacant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 150
Vasos para aguacant. 200
Copas de vinocant. 150
Copas de cervezacant. 150
Platoscant. 200
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 200
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 30
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 8
Placas de induccióncant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15
Portátilescant. 3
Pantallascant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonoscant. 3
Altavocescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 12
Cucharones de servircant. 12
Contenedores frigoríficoscant. 4
Termómetros para alimentoscant. 3
Recipientes herméticoscant. 30
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6

Decoración

Carteles de standcant. 20
Juegos de mantelescant. 20
Plantascant. 20
Atriles para menúcant. 20
Portatarjetas de nombrecant. 30
Pulserascant. 250
Credencialescant. 250
Portabadgescant. 250
Carteles direccionalescant. 20
Atriles para programascant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 20
Iluminación ambientalcant. 10

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 6
Fregonascant. 6
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano de la feria antes de confirmar la distribución de los stands. Envía a cada expositor su ubicación, horario de montaje y requisitos de entrega para evitar cambios el día anterior.
Abre las inscripciones online con tiempo suficiente para recopilar nombres, datos de acreditación y preferencias dietéticas. Fija una fecha límite y usa esos datos para confirmar el catering y la compra final.
Calcula el material de servicio por momentos, no solo por asistentes: tazas de café, vasos de té, vasos de agua, copas, platos y cubiertos deben estar disponibles durante las reposiciones del catering.
Haz una comprobación técnica al menos 48 horas antes. Revisa portátiles, pantallas, máquinas de café, neveras, placas de inducción, cables alargadores y regletas, y confirma quién los llevará y conectará.
Prepara acreditaciones, pulseras, cartelería y demás material impreso antes de transportar todo al lugar. Comprueba los productos refrigerados al recoger la compra y no los dejes sin frío durante el traslado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de hostelería?: Empieza a fijar la fecha, reservar el lugar e invitar a los expositores con varios meses de margen. Como mínimo, deja cerrados el plano, las inscripciones y el catering antes de la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar el número final de asistentes?: Confírmalo entre 5 y 7 días antes de la feria, cuando las inscripciones estén prácticamente cerradas. Ese dato sirve para ajustar la compra, el catering, las acreditaciones y el número de mesas y sillas.
¿Cuándo se debe enviar la información a los expositores?: Envíala al menos 7 días antes e incluye la ubicación del stand, horarios de montaje, entregas, aparcamiento y necesidades técnicas. Reenvía cualquier cambio importante 24 horas antes del evento.
¿Qué se revisa el día anterior a una feria de hostelería?: Comprueba durante las 24 horas previas las acreditaciones, el material impreso, la distribución de stands, el equipo técnico, las conexiones eléctricas y los productos refrigerados. Deja preparado el horario del personal y confirma quién transportará cada material.

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