Gastronomiemesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gastronomiemesse steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Besucher und Catering. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Messeplan fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen startest. In den letzten Wochen zählen bestätigte Standflächen, Ernährungswünsche, Lieferfenster und technische Ausstattung. Kurz vor dem Termin brauchst du belastbare Endzahlen, sortierte Badges, gekühlte Produkte und einen festen Plan für den Transport zum Veranstaltungsort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Location reservieren
Messeplan erstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Messeprogramm veröffentlichen
Catering-Absprachen bestätigen
2 Personen
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
Ausstellerinformationen versenden
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Badge-Daten sammeln
2 Personen
Lieferungen mit Ausstellern planen
2 Personen
Druckauftrag erteilen
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
Personaleinsatzplan erstellen
2 Personen
Endzahlen bestätigen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Badges und Armbänder sortieren
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Kühlprodukte kontrollieren
2 Personen
Drucksachen und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Empfangsraum freiräumen
2 Personen
Standplätze abkleben
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Ausstellerstände aufbauen
6 Personen
Stromanschlüsse und Kabel verlegen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Kaffee-Stationen einrichten
3 Personen
Buffet und Bar vorbereiten
4 Personen
Snacks vorbereiten
5 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen
Badge-Desk testen
2 Personen
Brandschutz prüfen
2 Personen
Abschließende Reinigung durchführen
3 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Technik bei Präsentationen bedienen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Kontaktdaten der Aussteller sammeln
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Aussteller den Abbau durchführen lassen
6 Personen
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
3 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Unbenutzte Lebensmittel einlagern
2 Personen
Badge-Daten archivieren
Fundgegenstände registrieren
Ausstellerfotos teilen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessesystemeAnz. 20
TischeAnz. 30
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 20
BuffetischeAnz. 6
RegistrierungstischAnz. 2
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
TerrassenstühleAnz. 20

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
TeegläserAnz. 150
WassergläserAnz. 200
WeingläserAnz. 150
BiergläserAnz. 150
TellerAnz. 200
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 200
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 30
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 8
InduktionskochplattenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 15
LaptopsAnz. 3
BildschirmeAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KühlcontainerAnz. 4
LebensmittelthermometerAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 30
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6

Dekoration

StandschilderAnz. 20
TischdeckensetsAnz. 20
PflanzenAnz. 20
MenükartenständerAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 30
ArmbänderAnz. 250
NamensschilderAnz. 250
BadgehalterAnz. 250
WegweiserAnz. 20
ProgrammständerAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 20
StimmungsbeleuchtungAnz. 10

Reinigung

PutzeimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Standaufteilung, bevor du die Ausstellerinformationen verschickst. So kannst du Standgrößen, Tische, Stühle, Barhocker und benötigte Bildschirme eindeutig zuordnen.
Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Programm, Parkinformationen und Öffnungszeiten feststehen. Verschicke die Besuchereinladungen anschließend mindestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe.
Erfasse Ernährungswünsche nicht nur für Besucher, sondern auch für Aussteller und Helfer. Bestätige die Catering-Absprachen spätestens 7 Tage vorher und gleiche sie mit den erwarteten Endzahlen ab.
Lege Lieferfenster für jeden Aussteller fest, statt Anlieferungen nur auf den Messetag zu bündeln. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Laptops, Bildschirme, Kaffeemaschinen und Kühlschränke vor dem Transport.
Sortiere Badges, Armbänder, Namensschilder und Drucksachen am Vortag nach Aussteller oder Ausgabeort. Kontrolliere Kühlprodukte bei der Abholung und bringe alle Materialien mit einer Transportliste zum Veranstaltungsort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gastronomiemesse organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Location, Messeplan und Ausstellerakquise. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 2 bis 3 Monate vor dem Termin vorbereitet sein.
Wann sollte die Anmeldung für eine Gastronomiemesse starten?: Öffne die Online-Anmeldung, sobald Datum, Öffnungszeiten, Programm und Parkinformationen feststehen. Plane dafür idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Messe und schließe die Erfassung einige Tage vor der finalen Zahlenbestätigung.
Wie viele Gläser und Teller braucht eine Gastronomiemesse?: Rechne bei einer Verkostung zunächst mit 2 bis 3 Gläsern und 1 bis 2 Tellern pro erwarteter Person, abhängig von Programm und Wechselintervall. Halte zusätzlich mindestens 15 Prozent Reserve für Nachfüllen, Bruch und verspätete Spülgänge bereit.
Wann müssen Catering und Ernährungswünsche bestätigt werden?: Bestätige das Catering spätestens 7 Tage vor der Messe, wenn die Anmeldezahlen weitgehend feststehen. Prüfe besondere Ernährungswünsche zusätzlich 2 bis 3 Tage vorher gegen die finale Gästeliste.

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