Zo organiseer je een wijnproeverij

Begin met het vastleggen van datum, locatie en het aantal deelnemers. Kies daarna de wijnen en leg de proefvolgorde vast, zodat je opbouw logisch blijft en je leverancier op tijd kan leveren. Regel hapjes, verzamel dieetwensen en stuur een herinnering voordat je het definitieve aantal gasten bepaalt. Op de dag zelf draait alles om voorbereiding: gekoelde wijnen, schone proefglazen, water, spuugbakken en tastingkaarten moeten klaarstaan voordat de eerste fles wordt geopend.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Wijnselectie samenstellen
2 personen
3
Wijnleverancier reserveren
4
Catering en hapjes reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Herinnering aan gasten sturen
9
Definitief aantal gasten bepalen
10
Wijnen en boodschappen bestellen
11
Proefvolgorde vastleggen
2 personen
12
Tastingkaarten voorbereiden
2 personen
13
Naambadges voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Wijnen ophalen
2 personen
16
Wijnen controleren
2 personen
17
Wijnen gekoeld opslaan
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Locatie schoonmaken
2 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
21
Tafels dekken
3 personen
22
Proefglazen klaarzetten
3 personen
23
Wijnflessen op volgorde zetten
2 personen
24
Water en spuugbakken plaatsen
2 personen
25
Hapjes schikken
3 personen
26
Techniek en verlichting testen
2 personen
27
Informatietafel inrichten
2 personen
28
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

29
Gasten ontvangen
4 personen
30
Welkomstdrank serveren
3 personen
31
Programma toelichten
32
Wijnen presenteren
2 personen
33
Wijn inschenken
4 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Water en spuugbakken verversen
2 personen
37
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
38
Afvalbakken legen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

41
Restanten veilig verpakken
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
44
Locatie opruimen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
2 personen
46
Materialen controleren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Overgebleven wijn opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 65
Tafelkledenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 400
Waterglazenaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Wijnopenersaantal 8
Wijnkoelersaantal 8
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Kurkentrekkersaantal 4
Maatbekersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Spuugbakkenaantal 20

Decoratie

Tafelnummersaantal 8
Wijninformatiebordenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 70

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Tastingkaartenaantal 70
Pennenaantal 70
Naambadgesaantal 70
Boodschappen

Tips

Plan de wijnselectie vóór je bestelt. Zet de flessen in een vaste proefvolgorde, bijvoorbeeld van licht naar vol en van droog naar zoet, en noteer die volgorde ook op je wijninformatieborden.
Bestel of reserveer de wijnen en hapjes zodra de datum en locatie vaststaan. Wacht met het definitieve aantal hapjes tot na de sluitingsdatum van de aanmeldingen, zodat dieetwensen zijn meegenomen.
Leg per deelnemer een proefglas klaar en houd daarnaast waterglazen beschikbaar. Zet ook spuugbakken op tafel; die worden vaak vergeten en zijn nodig wanneer gasten meerdere wijnen proeven.
Koel alleen de wijnen die gekoeld moeten worden en controleer alle flessen bij ontvangst. Bewaar ze daarna op de juiste temperatuur, zodat je niet vlak voor de start nog moet zoeken naar ruimte in koelers of koelboxen.
Zet de tafels, stoelen, kaarten, naambadges en hapjes minimaal 30 minuten vóór ontvangst klaar. Open de eerste fles pas wanneer water, proefglazen en de volledige proefvolgorde op hun plaats staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnproeverij?: Reken voor een proefronde op ongeveer 50 milliliter per wijn per persoon. Bij 6 wijnen is dat 300 milliliter per gast; uit een fles van 750 milliliter haal je dan ongeveer 12 proefporties.
Hoeveel wijnen proef je tijdens een wijnproeverij?: Plan meestal 5 tot 8 wijnen voor één proeverij. Trek per wijn 10 tot 15 minuten uit, inclusief schenken, ruiken, proeven en bespreken; 6 wijnen nemen zo ongeveer 60 tot 90 minuten in beslag.
Wanneer moet je de wijn bestellen voor een wijnproeverij?: Reserveer de wijnleverancier zodra datum, locatie en stijl van de proeverij vaststaan, bij voorkeur minstens 2 tot 3 weken vooraf. Bestel het definitieve aantal flessen nadat de aanmeldingen zijn gesloten.
Hoe bereid je een wijnproeverij op de dag zelf voor?: Begin minstens 2 uur voor de ontvangst met tafels, glazen, water en spuugbakken. Zet de flessen in proefvolgorde en controleer de koeling uiterlijk 30 minuten voordat de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.