Organiser une dégustation de vin, étape par étape

Commencez par fixer la date, le lieu et le nombre de participants avant de choisir les bouteilles. La sélection, le traiteur et les besoins alimentaires doivent être confirmés assez tôt pour ajuster les quantités. Le jour venu, l’ordre de dégustation, la température des vins et la circulation entre tables comptent autant que le choix des crus. Prévoyez aussi de l’eau et des crachoirs : ce sont les éléments le plus souvent oubliés ou installés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Composer la sélection de vins
2 personnes
3
Réserver un fournisseur de vin
4
Réserver le catering et les amuse-bouches
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer un rappel aux invités
9
Définir le nombre final d’invités
10
Commander les vins et les courses
11
Fixer l'ordre de dégustation
2 personnes
12
Préparer les cartes de dégustation
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
14
Faire les courses
2 personnes
15
Aller chercher les vins
2 personnes
16
Vérifier les vins
2 personnes
17
Stocker les vins au frais
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Nettoyer le lieu
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
21
Dresser les tables
3 personnes
22
Préparer les verres de dégustation
3 personnes
23
Ranger les bouteilles de vin par ordre
2 personnes
24
Installer des points d’eau et des crachoirs
2 personnes
25
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
26
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
27
Aménager le stand d’information
2 personnes
28
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

29
Accueillir les invités
4 personnes
30
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
31
Présenter le programme
32
Présenter les vins
2 personnes
33
Servir le vin
4 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Changer l’eau et les crachoirs
2 personnes
37
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
38
Vider les poubelles
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

41
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
44
Ranger le lieu
3 personnes
45
Nettoyer le lieu
2 personnes
46
Vérifier le matériel
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
48
Stocker le vin restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 65
Nappesqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 400
Verres à eauqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Tire-bouchonsqté 8
Refroidisseurs à vinqté 8
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Carafesqté 8

Cuisine

Tire-bouchonsqté 4
Verres doseursqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Crachoirsqté 20

Décoration

Numéros de tableqté 8
Panneaux d’information sur le vinqté 8
Porte-nomsqté 70

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Cartes de dégustationqté 70
Stylosqté 70
Badges nominatifsqté 70
Courses

Conseils

Fixez le nombre final d’invités au moins 7 jours avant la dégustation. Utilisez ce chiffre pour commander les vins, les amuse-bouches, les verres et les badges nominatifs.
Composez une sélection de 5 à 8 vins et définissez leur ordre avant l’impression des cartes. Servez généralement les vins plus légers avant les vins plus corsés, puis les liquoreux en dernier.
Prévoyez environ 6 à 8 cl par vin et par personne pour une dégustation. Une bouteille de 75 cl permet donc de servir environ 10 à 12 dégustations, selon le nombre de références.
Installez un point d’eau et un crachoir à chaque table ou pour 6 à 8 personnes. Placez les verres à eau dès le dressage, puis mettez les bouteilles dans l’ordre de service juste avant l’arrivée des invités.
Stockez les vins blancs et effervescents au frais plusieurs heures à l’avance, mais vérifiez chaque bouteille avant de la présenter. Préparez les amuse-bouches en tenant compte des allergies recueillies lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de vins prévoir pour une dégustation ?: Prévoyez 5 à 8 vins pour une séance de 1 h 30 à 2 h. Au-delà de 8 références, les participants retiennent moins bien les différences et la dégustation devient plus longue.
Quelle quantité de vin servir par personne ?: Comptez 6 à 8 cl par vin et par personne. Avec une bouteille de 75 cl, vous servez environ 10 à 12 personnes par référence, sans remplir les verres comme lors d’un repas.
Quand envoyer les invitations pour une dégustation de vin ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Demandez dès l’inscription les allergies, les restrictions alimentaires et la confirmation de présence.
Quand préparer les verres et les crachoirs ?: Installez les verres, l’eau et les crachoirs 30 à 45 minutes avant l’arrivée des invités. Gardez les bouteilles dans l’ordre de dégustation et sortez les vins à la bonne température au dernier moment.

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