Zo organiseer je een wereldmuziekconcert

Begin met het programma, de artiesten, datum en locatie. Pas daarna kun je techniek, vergunningen, catering en kaartverkoop betrouwbaar vastleggen. Vraag van iedere muzikant tijdig de technische rider op en vertaal die naar een concrete inventaris met microfoons, DI-boxen, kabels en monitoren. In de laatste week draait alles om bezoekersinformatie, dieetwensen, het draaiboek en een volledige technische test. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel of onduidelijke artiestenafspraak op de concertdag het programma vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en artiesten vastleggen
2 personen
2
Locatie en datum reserveren
3
Muzikanten contracteren
2 personen
4
Technische rider opvragen
5
Vergunningen controleren
6
Reserveringen voor techniek maken
7
Catering reserveren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Ticketverkoop openen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Artiestengegevens controleren
14
Draaiboek uitwerken
2 personen
15
Medewerkers indelen
2 personen
16
Route en parkeergegevens delen
17
Bezoekersinformatie versturen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Techniek testen
3 personen
24
Podium en achterdoek opbouwen
5 personen
25
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
26
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Cateringbuffet inrichten
3 personen
30
Dranken klaarzetten
2 personen
31
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
32
Garderobe inrichten
2 personen
33
Entree en ticketbalie inrichten
2 personen
34
Programmafolders klaarleggen
2 personen
35
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
36
Soundcheck met alle bands
5 personen

Event

37
Deuren openen
4 personen
38
Tickets controleren
3 personen
39
Garderobe bemannen
2 personen
40
Bezoekers verwelkomen
2 personen
41
Artiesten begeleiden
2 personen
42
Openingswoord verzorgen
43
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
48
Buffet aanvullen
2 personen
49
Pauzeprogramma aankondigen
50
Derde concertblok begeleiden
3 personen
51
Publieksvragen begeleiden
2 personen
52
Finaleconcert begeleiden
4 personen
53
Afscheid aankondigen
54
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
55
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
56
Publieksruimte controleren
2 personen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Meubilair opruimen
4 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Techniek afbouwen
4 personen
63
Artiesten uitzwaaien
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Gevonden voorwerpen registreren
67
Bezoekersberichten beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrap
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Artiestentafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 10
Microfoonstatievenaantal 10
Dienbladenaantal 8
DI-boxenaantal 6
Instrumentkabelsaantal 20
XLR-kabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 4
Verdeelstekkersaantal 8

Decoratie

Achterdoek
Wereldkaartenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handvegers en blikaantal 4
Handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, artiesten, datum en locatie eerst vast. Reserveer techniek en catering pas nadat je weet hoeveel muzikanten optreden en welke eisen in hun technische rider staan.
Vraag de technische rider uiterlijk vier weken voor het concert op. Controleer daarna per optreden de benodigde microfoons, DI-boxen, instrumentkabels, XLR-kabels, monitoren en stroompunten.
Open de ticketverkoop zodra programma, locatie en aanvangstijd definitief zijn. Stuur route- en parkeergegevens uiterlijk één week vooraf mee met de bezoekersinformatie.
Plan de opbouw achteruit vanaf de inloop: podiumdelen, achterdoek, geluidsinstallatie en podiumlampen moeten vóór de soundcheck klaarstaan. Test alle kanalen en reservebatterijen op dezelfde dag.
Verzamel dieetwensen en artiestengegevens niet pas bij aankomst. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het concert af, maak het draaiboek definitief en deel medewerkers in per ontvangst, garderobe, catering en techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wereldmuziekconcert organiseren?: Begin bij voorkeur vier tot zes maanden van tevoren met artiesten, datum en locatie. Plan vergunningen, techniek en catering uiterlijk zes tot acht weken voor de concertdatum.
Wanneer vraag je de technische rider aan?: Vraag de rider direct na het eerste contract op en controleer hem uiterlijk vier weken voor het concert. Reserveer ontbrekende apparatuur daarna meteen, zodat er tijd blijft voor aanpassingen.
Wanneer open je de ticketverkoop voor een wereldmuziekconcert?: Open de verkoop zodra artiesten, locatie, datum, aanvangstijd en ticketinformatie definitief zijn. Reken meestal op minimaal vier weken verkooptijd; stuur praktische bezoekersinformatie uiterlijk één week vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische opbouw?: Reserveer voor podium, achterdoek, geluidsinstallatie, verlichting en bekabeling minimaal vier uur vóór de inloop. Plan daarna nog minstens één uur voor soundcheck en het oplossen van technische problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.