Ein Weltmusikkonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Fordere den technischen Rider direkt nach der Beauftragung der Musiker an. Prüfe darin Kanalzahl, Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und Strombedarf, bevor du Mischpult, Lautsprecher und Kabel reservierst.
• Plane den Ablauf nicht nur für das Konzert selbst, sondern auch für Ankunft, Soundcheck, Umbau und Abbau. Teile Mitarbeitende mit konkreten Uhrzeiten ein, damit Technik, Künstlerbetreuung und Einlass nicht gleichzeitig unbesetzt sind.
• Verschicke Route, Parkmöglichkeiten und Besucherinformationen spätestens einige Tage vor dem Konzert. Gerade bei mehreren Künstlern werden Ankunftszeiten, Zugang zur Bühne und Ladewege sonst häufig zu spät geklärt.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Anzahl an das Catering weiter. Stelle Künstlertische und Getränke getrennt vom Publikumsbuffet bereit, damit die Versorgung hinter der Bühne funktioniert.
• Teste die komplette Musikanlage vor dem Einlass: Mikrofone, Instrumentenkabel, XLR-Kabel, Monitore, Subwoofer und Ersatzbatterien. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten und prüfe die Bühnenbeleuchtung, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weltmusikkonzert organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Künstlern, Datum und Ort. Genehmigungen, Technik und Catering sollten anschließend möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verbindlich geklärt sein.

Wann sollte der technische Rider angefordert werden?

Fordere den Rider unmittelbar nach der Künstlerbuchung an, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung. Reserviere die benötigte Technik erst, wenn Kanalplan, Monitorbedarf und Stromanschlüsse geprüft sind.

Wie viele Helfer braucht ein Weltmusikkonzert?

Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 4 bis 6 Personen einteilen: Einlass, Künstlerbetreuung, Technikunterstützung, Catering und Aufbau. Bei parallelem Aufbau und laufendem Einlass brauchst du zusätzliche Helfende für die Technik und den Bühnenbereich.

Wann verschickt man die Besucherinformationen?

Sende Route, Parkhinweise und Einlassinformationen etwa 3 bis 5 Tage vor dem Konzert. So können Gäste ihre Anreise planen und du kannst kurzfristige Änderungen am Ablauf oder Veranstaltungsort noch mitteilen.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst