Cómo organizar un concierto de música del mundo
Empieza por cerrar el programa, los artistas, el lugar y la fecha antes de anunciar nada. Después confirma los permisos, pide el rider técnico y reserva con tiempo el equipo de sonido, el catering y el personal necesario. Las últimas 48 horas deben quedar para comprobar datos, enfriar bebidas, preparar aperitivos y resolver cambios, no para descubrir que faltan cables o micrófonos. El día del concierto, separa el montaje técnico de la atención al público y asigna responsables concretos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Registrar el programa y los artistas
2 personas
- 2
Reservar lugar y fecha
- 3
Contratar músicos
2 personas
- 4
Solicitar el rider técnico
- 5
Comprobar permisos
- 6
Hacer reservas para la técnica
- 7
Reservar el catering
- 8
Reclutar voluntarios
2 personas
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Abrir la venta de entradas
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Comprobar los datos de los artistas
- 14
Desarrollar el programa
2 personas
- 15
Asignar al personal
2 personas
- 16
Compartir la ruta y los datos de aparcamiento
- 17
Enviar información a los visitantes
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Reunir los materiales
3 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Probar la técnica
3 personas
- 24
Montar el escenario y el telón de fondo
5 personas
- 25
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 26
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 27
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 28
Colgar la decoración
3 personas
- 29
Montar el buffet de catering
3 personas
- 30
Preparar las bebidas
2 personas
- 31
Preparar la recepción de artistas
2 personas
- 32
Montar el guardarropa
2 personas
- 33
Montar la entrada y la taquilla
2 personas
- 34
Preparar folletos del programa
2 personas
- 35
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 36
Prueba de sonido con todas las bandas
5 personas
Evento
- 37
Abrir las puertas
4 personas
- 38
Comprobar las entradas
3 personas
- 39
Atender el guardarropa
2 personas
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 41
Acompañar a los artistas
2 personas
- 42
Dar el discurso de apertura
- 43
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
- 44
Servir aperitivos
4 personas
- 45
Servir las bebidas
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
- 48
Reponer el bufé
2 personas
- 49
Anunciar el programa del descanso
- 50
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
- 51
Gestionar las preguntas del público
2 personas
- 52
Acompañar el concierto final
4 personas
- 53
Anunciar la despedida
- 54
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
- 55
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
- 56
Inspeccionar el área de público
2 personas
Seguimiento
- 57
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 58
Recoger el catering
3 personas
- 59
Recoger la basura
3 personas
- 60
Recoger el mobiliario
4 personas
- 61
Limpiar el lugar
4 personas
- 62
Desmontar equipo técnico
4 personas
- 63
Despedir a los artistas
2 personas
- 64
Devolver el material prestado
2 personas
- 65
Guardar el stock restante
2 personas
- 66
Registrar objetos perdidos
- 67
Responder a los mensajes de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 8
- Escalera del escenario
- Sillascant. 180
- Mesas altascant. 12
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas para artistascant. 4
- Percheroscant. 4
- Taburetescant. 8
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonoscant. 10
- Soportes de micrófonocant. 10
- Bandejascant. 8
- Cajas DIcant. 6
- Cables de instrumentoscant. 20
- Cables XLRcant. 20
- Regletascant. 12
- Cables alargadorescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de exteriorcant. 4
- Regletascant. 8
Decoración
- Telón de fondo
- Mapas del mundocant. 4
- Guirnaldascant. 8
- Paños decorativoscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Pizarrascant. 6
- Mantelescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Bandejas de servircant. 24
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 4
Cocina
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de cocinacant. 6
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 24
- Cepillos y recogedorescant. 4
- Guantescant. 12
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Pide el rider técnico a cada grupo en cuanto se confirme su contratación y compáralo con la mesa de mezclas, los altavoces, los monitores, los micrófonos, las cajas DI y los cables disponibles. Reserva lo que falte al menos 3 semanas antes.
- Haz una prueba de sonido completa entre 3 y 4 horas antes de abrir las puertas. Comprueba también las regletas, los alargadores, las baterías de repuesto y las alfombrillas para cables; suelen quedar fuera del primer presupuesto.
- Envía a los artistas la ruta, los datos de aparcamiento, los horarios y el contacto del responsable técnico al menos 7 días antes. Pide de nuevo sus datos definitivos y necesidades dietéticas 72 horas antes.
- No esperes a la semana del concierto para abrir la venta de entradas y gestionar inscripciones. Cierra la lista de preferencias dietéticas 5 días antes para calcular el catering y preparar las mesas de buffet sin improvisar.
- Reserva una franja de montaje de al menos 4 horas y asigna por escrito quién coloca el escenario, el telón de fondo, las sillas, las mesas y la iluminación. Deja a una persona libre durante la prueba para resolver entregas, permisos o cambios de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música del mundo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas. Reserva lugar, fecha, músicos y permisos durante las primeras 2 semanas; deja el programa y la información al público cerrados al menos 14 días antes.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Programa la prueba entre 3 y 4 horas antes de la apertura. Si actúan varios grupos, calcula aproximadamente 45 minutos por formación y añade 30 minutos para cambios, conexiones y ajustes de monitores.
- ¿Qué debe incluir el rider técnico de un concierto?
- Debe indicar canales, micrófonos, cajas DI, monitores, mesa de mezclas, conexiones eléctricas y necesidades de escenario de cada artista. Pídelo al contratar y revísalo como máximo 3 semanas antes para poder reservar el material que falte.
- ¿Cuándo hay que cerrar el catering y las preferencias dietéticas?
- Recoge las preferencias dietéticas hasta 5 días antes del concierto y confirma el número final de artistas, personal y voluntarios 72 horas antes. Compra bebidas y aperitivos con tiempo suficiente para enfriarlos y prepararlos el mismo día.
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